Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

[aktualizacja 11.02.2026]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

7. Dlaczego zmieniliście datę wystawienia naszych faktur?
Przesunięcie przez nas daty wystawienia faktury na kolejny miesiąc zostało wymuszone koniecznością adaptacji naszych procesów do Krajowego Systemu e-Faktur.

8. Czy zmienimy okres rozliczeniowy?
Nie planujemy zmian okresu rozliczeniowego tj. nasze faktury nadal będą wystawiane za pełny miesiąc kalendarzowy. Nie mamy możliwości wprowadzenia różnych okresów rozliczeniowych dla naszych partnerów. Zmiany w tym obszarze objęłyby wszystkich, a przedsiębiorcy mają różne oczekiwania w tym zakresie. Do tej pory Allegro wystawiało faktury w swoich systemach, teraz dodatkowo musimy przesłać faktury do KSeF a to nie dzieje się natychmiastowo.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[2020x]

Księgujesz w styczniu w koszty według daty zakończenia dostawy która jest określona na fakturze 

[AlleMakijazPL]

nikt ci tego nie zaksięguje żadne biuro 

[mix-mce]

@_Likos_ nie personalnie do Ciebie ale zawsze jest ten argument że x lat temu było inaczej... 😉

Jako pracownika może ksef Cię nie obchodzić ale jak dostaniesz robotę gdzie będziesz wystawiał FV to znowu zacznie bo będziesz odpowiadać za fv wysłane do ksefu, a tych poprawić się nie da jak się źle wpisze.

Na pensje nie patrzę, zarabiając ustawowe minimum zarobiłbym więcej niż teraz z allegro i nie wstydzę się tego powiedzieć. JDG to zabawa dla masochistów.

Ale czasem ktoś ma trochę inne powody by zostać przy JDG. Nie każdy ma wachlarz możliwości.

[_Likos_]

@mix-mce  ja tylko próbowałem pokazać jak to wszystko jedzie równią pochyłą. 

Czasem wiele rzeczy sie robi z przyzwyczajenia. Handlując ponad 20 lat na swoim nie jest łatwo podjąć decyzje o powrocie na etat ale dla mnie notoryczna kontrola w postaci KSeF była czymś co przewazyło szale.

Nawet najuczciwszy cżłowiek sie denerwuje w czasie kontroli bo to normalna reakcja ( choćby podczas kontroli drogowej - niby nic nie zrobiłeś ale jak Ci policja każe sie zatrzymać to stresik jest)

Teraz przedsiebiorcy zostaną poddani kontroli premenentnej  i to zawsze bedzie z tyłu głowy.Gdzie zasypiając bedziesz sie zastanawiał czy gdzieś nie trzasnąles głupiego błedu na FV.

Dla mnie to przeważyło szale. Póki co i tak musze wyprzedać towar ale jełsi nic sie nie zmieni z ksefem to ja wysiadam z tego pociągu

P.S. Z zostaniem fakturzystą w firmie masz racje.Myśle że tutaj bedzie dużo wolnych etatów i..... dużo odpowiedzialności.

[mix-mce]

@_Likos_ ja zawsze powtarzałem że ksefu boją się ci co lubią kręcić w podatkach 😉

Błędy na fv to taki problem? Kupujący/kontrahent się odezwie, wystawi się korektę i problem z głowy. Większość się odzywa.

A nawet jeśli nie, to wątpię żeby US najpierw wpieprzał mandat a potem pytał o wyjaśnienia. Ja przez 15 lat JDG nie miałem kontroli ale miałem kilka wezwań do wyjaśnienia "nieścisłości".

Dawno temu zapłaciłem nawet 2tyś zaległego podatku bo moja była księgowa zrobiła wielki bubel. I miałem oficlalne wezwanie z US poleconym itp.. więc w sumie jak kontrola.

[_Likos_]

@mix-mce "A nawet jeśli nie, to wątpię żeby US najpierw wpieprzał mandat a potem pytał o wyjaśnienia" ......a moim zdaniem własnie po to jest ksef a nie do uszczelniania luk VATowskich

JDG nie kobinująna VACie bo odpowiadaja cąłym majątkiem i przekrety VAT są nieopłaclane ( w przeciwienstwie do spółek) . Wiec jełśi chodzi o luki VATowskie to JDG można było z niewielką stratą wyłączyć z KSeF

Natomiast JDG to doskonały dostarczyciel wpływów dlla Panstwa za mandaty. Z reguły płaci i nie protestuje, nie ma sie jak obronić przed mechanizmami US wiec nawet wątpliwy mandat zostaje opłacony.

A teraz zobacz. Co przynosi wieksze wpływy? kontrole drogówki czy system fotoradarów? Oczywiscie że fotoradary po co swego czasu prawie każda gmina miała "straż gminną" i fotoradar?

A ksef to taki fotoradar.Wystarczy prosty algorytm wychwytyjący błedy w FV i .... mozna niemalże masowo drukować mandaty........

Ot tak własnie myśle. Oczywiście że nie jest to oficjalna panstwowa wersja. Tak jak fotoradary w gminach były wyłącznie dla "poprawy bezpieczeństwa"

[mix-mce]

@_Likos_ a czy taka sama panika nie była z wprowadzeniem drukarek online? Też cała sprzedaż się od razu rejestruje na serwerach.

Jak ktoś zapieprza przez wąskie kręte drogi które zwykle nawet chodnika nie mają to zasługuje na płatne zdjęcie.

[_Likos_]

@mix-mce  masz racje zasługuje.

Kiedyś po przejechaniu 200km autostradą zjechałem w boczną droge. Teren zabudowany i po 100-200m zatrzymała mnie policja łapiąc 59k/h. Nie żebym **piiip**zielał lecz po prostu zmiana odczucia prędkości iii trudno zdarzyło sie.

Ze przekroczenie nie było duże i nie mam punktów to policjan zrozumiałi kazął jechać. Fotoradar by nie zrozumiał......

W polsce mamy ok 2,5mln aktywnych JDG. Jęłsi średnio "kseforadar" wychwyci dwa wykroczenia w roku  i każdy otrzyma 2x500zł = 1000 ( pisze o średniej) to mamy  2,5 MILIARDA dochodu dla budżetu......

A myśle że średnie ta bedzie wieksza bo kontrolowana bardzo dokładnie bedzie każda FV a nie jak do tej pory mniej niż 1%

Bo jak juz zwrócili uwage ekonomiści sam koszt wdrożenia Ksef jest droższy niż potencjalne oszczedności na uszczelnianiu VATu

Pokazałem Ci proste wyliczenia ale masz prawo nadal myłseć że KSeF to uszczelnienie luki VAT i że nic sie nie zmieni....

[mix-mce]

@_Likos_ nie wiem po co wprowadzili ksef i mało mnie to obchodzi, tv nie oglądam, wiadomości o polityce staram się nie słuchać i nie czytać.

Prowadzę zdrowy tryb życia i ograniczam czynniki powodujące niezdrowy wzrost ciśnienia 🙂 Dlatego tutaj też rzadko jestem.

Bardzo dokładnie kontrole spowodują tylko wzrost szarej strefy i spadek liczby legalnie działających firm. Jak chcą to osiągnąć to ja im nie zabronię.

[_Likos_]

@mix-mce "Bardzo dokładnie kontrole spowodują tylko wzrost szarej strefy i spadek liczby legalnie działających firm. Jak chcą to osiągnąć to ja im nie zabronię."  myśle że masz racje

I przed tym także przestrzegają ekonomiści.

Chociaż z drugiej strony z szarej strefy także sie kogoś zawsze złapie wiec to dodatkowy wpływ do budzetu 😉

No dobra starczy tego teoretyzowania. Jeśli sie to nie wywali to w 2027 ( myśłe że po wyborach) czyli pod koniec roku bedziemy wiedziec wiecej . 

[RED]

@_Likos_ dyskutujesz Kolegą, który nie miał żadnej kontroli, a us widział jedynie w mailu

Jestem sobie w stanie wyobrazić dziesiątki sytuacji, które mogą być wychwycone przez ksef i użyte w celu ukarania przedsiębiorcy i nie chodzi tu o mityczną sankcję podatku vat

@mix-mce jak trafisz na oszustów, wyłudzaczy vatu lub kontrahentów sprzedających np: nielegalnie wprowadzony towaru - to ksef dostarczy dowody przeciwko Tobie na tacy

To na Tobie spoczywa obowiązek weryfikacji firmy i to tej od której kupujesz i jak tej której sprzedajesz, ponadto wszystkie Twoje dane jako np: jdg są publicznie widoczne, a w innych rejestrach można znaleźć pesele, adresy zamieszkania i itp

Raj dla oszustów

Cóż szkodzi jak się jest w/w wystawić fakturę zakupową z terminem płatności i wrzucić do ksef?

[mix-mce]

@RED 

Jako JDG moje dane i tak są publiczne w gus czy ceidg, mogę ukryć adres ale JDG i tak jest publiczne.

Może i nie miałem "prawowitej" kontroli wg Ciebie ale nie raz byłem stroną w przypadku kontroli innego podmiotu który u mnie kupował i mnie złapało "przy okazji". Wiem można powiedzieć to czy tamto.

Obowiązki sprawdzania kontrahentów masz nawet bez ksefu inaczej większość wystawiała by sobie lewe faktury i odpisywała nieistniejące wydatki na nieistniejące firmy a potem się tłumaczyła "a nie wiedziałem".

Fajnie że masz dużą wyobraźnię. Ja tak samo.

Akurat to ostatnie zdanie mi się podoba, jak następnym razem kupi u mnie jakiś osioł za pobraniem na fv i nie odbierze paczki to mu wystawię przez ksef fv na koszt wysyłki.

Ale się będzie pienił.

[Pawliki_sprzedaz]

Mam nadzieję, że ktoś kiedyś dobierze się Allegro do d... tak jak oni się nam dobierają.

Jak to się mogło stać, że firma obracająca miliardami złotych nie uzyskała w styczniu przychodu od sprzedających na jej platformie firm.

Dlaczego Allegro w styczniu odnotowała taką stratę w działalności i zamiast 12 miesięcy przychodów w tym roku ma tylko 11.

Czy to nie celowe działanie mające na celu spekulacją ceny akcji?

Może jakaś instytucja finansowa się tym kiedyś zajmie i te kilkaset milionów kary dla Allegro to nie będzie duża uciążliwość.

[kostas11]

@Pawliki_sprzedaz przecież faktura jest wystawiona poprawnie, ciekawe jak Ty to zrobisz jak klient kupi u Ciebie 28 lutego o 23:55 jak wystawisz fakturę w lutym ??????? będzie wyglądała dokładnie jak ta od allegro 😄

Czas na wystawienie masz do 15 lutego za sprzedaż w styczniu i tak została wystawiona przez allegro 😄 Data wystawienia i data sprzedaży jest na fakturze 🙂

[Pawliki_sprzedaz]

Ja nie obracam miliardami, ani nie mam doradców podatkowych za miliony 🙂

Moje obroty też nie są w miliardach i nie mam akcji na giełdzie 🙂

[www_e_sklep_pl]

---

@Pawliki_sprzedaz  napisał(a):

Mam nadzieję, że ktoś kiedyś dobierze się Allegro do d... tak jak oni się nam dobierają.

Jak to się mogło stać, że firma obracająca miliardami złotych nie uzyskała w styczniu przychodu od sprzedających na jej platformie firm.

Dlaczego Allegro w styczniu odnotowała taką stratę w działalności i zamiast 12 miesięcy przychodów w tym roku ma tylko 11.

Czy to nie celowe działanie mające na celu spekulacją ceny akcji?

Może jakaś instytucja finansowa się tym kiedyś zajmie i te kilkaset milionów kary dla Allegro to nie będzie duża uciążliwość.

---

Proponuję wyszukać w Google to:

art. 86 ust. 10 i 10b Ustawa o VAT

Była dzisiaj o tym mowa i byłem w błędzie upierając się, że liczy się data dostawy towaru / zakończenia usług. To nie wina Allegro, tylko bardziej KSeF. Skończyło się bowiem wystawianie faktury z datą wsteczną (czyli np. 2 lutego wysyłają fakturę z datą wystawienia 31 stycznia). Tak czy siak, nawet w zeszłym roku chyba większość z nas tutaj komentujących (w tym ja), błędnie księgowaliśmy faktury od Allegro, bowiem oprócz tego, że usługa była wykonana od 1. do ostatniego dnia miesiąca, Allegro po kilku dniach wystawiało fakturę z datą ostatniego dnia wykonania usługi, ale wysyłało ją w następnym miesiącu, więc my, jako odbiorcy usługi NIE MIELIŚMY PRAWA ODLICZYĆ TEJ FAKTURY W DACIE WYSTAWIENIA FAKTURY, LECZ W DACIE OTRZYMANIA FAKTURY, czyli z opóźnieniem miesiąca 😞 Uświadomił mi to dzisiaj jeden z komentujących i wspomniał o artykule nr. 86 Ustawy o VAT. Miał rację niestety. Tak więc teraz, gdy jest KSeF, nie ma już wątpliwości, bowiem faktura jest dostarczana w dniu jej wystawienia (jeżeli nie ma awarii KSeF), a ta data jest już po zakończeniu miesiąca, w którym Allegro świadczy swoją usługę.

[ARAKOM]

Jedyna droga, którą masz to napisanie czynnego żalu do naczelnika US i liczenie, że łaskawy naczelnik uznaniowo wg swojego widzi mi się to uzna, bowiem jesteś wg prawa przestępcą podatkowym z wszystkimi tego konsekwencjami, bo do tego się przyznałeś publicznie, nie żebym bym się czepiał, wybacz - pozdrawiam

[VEARS]

1. Zasada "czasu powstania obowiązku podatkowego"

• Dla podatku VAT i kosztów uzyskania przychodu (PIT/CIT) kluczowa jest data wykonania usługi/dostawy towaru, a NIE data wystawienia faktury.

• Usługa platformy Allegro za styczeń 2026 została wykonana w styczniu 2026. Dlatego obowiązek podatkowy (dla Allegro) i Twój koszt (dla Ciebie) powstał 31 stycznia 2026.

• Faktura musi być wystawiona zgodnie z obowiązującymi w tym momencie przepisami.

2. Twoja sytuacja: styczeń vs. luty 2026

• Styczeń 2026: Nie podlegałeś jeszcze obowiązkowi KSeF. Faktury mogły być wystawiane w dotychczasowej formie (np. papierowej, PDF).

• Luty 2026: Obowiązuje Cię KSeF. Wszystkie faktury (również korygujące za wcześniejsze okresy) muszą być wystawiane wyłącznie poprzez KSeF.

3. Dlaczego faktura z lutego za styczeń jest problematyczna?

• Dla VAT: Faktura została wystawiona w systemie KSeF, który w styczniu dla Ciebie nie istniał. Urząd Skarbowy może uznać, że nie spełnia ona wymogów formalnych dla okresu, którego dotyczy (brak ważnego mechanizmu wystawienia w momencie powstania obowiązku). Ryzykujesz utratę prawa do odliczenia VAT.

• Dla kosztów (PIT/CIT): Koszt można uznać tylko w okresie, w którym powstał. Faktura dokumentująca koszt usługi ze stycznia, wystawiona w lutym, budzi wątpliwości co do zasady "memoriałowości" (księgowania w właściwym okresie). Ryzykujesz, że koszt nie zostanie uznany w zeznaniu za 2026 rok.

Co powinno było się stać (prawidłowa ścieżka):

1. 31 stycznia 2026: Allegro powinno wystawić i przesłać Ci fakturę za styczeń w formie zgodnej z przepisami obowiązującymi na 31.01.2026, czyli BEZ KSeF (np. faktura PDF).

2. Od 1 lutego 2026: Wszystkie kolejne faktury (za luty, marzec itd.) są wystawiane już wyłącznie przez KSeF.

Co zrobić TERAZ? – Rekomendowane kroki

1. Skontaktuj się z Allegro 

   • Przedstaw sytuację: "W styczniu 2026 nie obowiązywał mnie jeszcze KSeF. Proszę o anulowanie nieważnej faktury wystawionej przez KSeF za styczeń 2026 (numer faktury: ...) i wystawienie poprawnej faktury za styczeń 2026 w formie, która obowiązywała w tym dniu (np. PDF), z datą 31 stycznia 2026."

   • Żądaj korekty. To jest błąd po ich stronie systemowej.

2. Jeśli Allegro odmówi lub nie zareaguje:

   • Nie księguj tej faktury z lutego jako kosztu za styczeń.

   • W swoich ewidencjach (księga przychodów i rozchodów, ewidencje VAT) za styczeń 2026 zaksięguj odpowiednią wartość prowizji na podstawie innego dowodu (np. wyciągu z raportu sprzedaży Allegro, potwierdzenia obciążenia). Możesz to zrobić jako "pozostałe koszty" na podstawie wewnętrznego obliczenia i wydruku z systemu.

   • Zachowaj korespondencję z Allegro jako dowód, że próbowałeś wyjaśnić sprawę.

3. Dla celów VAT: Bez ważnej faktury, prawdopodobnie nie odliczaj VAT z tej opłaty za styczeń. Odliczaj VAT tylko od faktur prawidłowo wystawionych.

Podsumowując: Masz pełne podstawy, żeby żądać od Allegro poprawy. Faktura jest niewłaściwa i może narazić Cię na problemy podczas kontroli skarbowej. Naciskaj na wystawienie dokumentu zgodnego ze stanem prawnym na dzień 31 stycznia 2026.

W razie wątpliwości warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, który przeanalizuje dokładnie Twoje dokumenty.

[drekenzes]

@VEARS Nawet nie wiesz kiedy powstaje obowiązek podatkowy. Doucz się i nie wprowadzaj w błąd. Skoro nie przeczytałeś całego wątku lub nie zapoznałeś się z obowiązującymi przepisami, to tutaj ponownie krótki poradnik:

https://kancelariawyrzykowscy.pl/blog-jst/data-wplywu-na-fakturze-co-oznacza-i-dlaczego-jest-istotna...

[Pawliki_sprzedaz]

Nie ulega wątpliwości, że allegro ze swoimi doradcami za miliony o sprzedających po prostu nie zadbało. 

Nie wiadomo, czy nie chciało, czy miało w tym jakiś cel.

Najprostszym sposobem jest wystawianie faktur np. co tydzień. w takim wypadku okres ze stratą kosztów byłby krótszy.

Mogą to zrobić w każdym momencie nawet w kolejnych miesiącach, żeby sytuacja się wyregulowała.