[aktualizacja 11.02.2026]
Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.
Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.
System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.
Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:
1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.
2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.
3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).
4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.
5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.
6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.
7. Dlaczego zmieniliście datę wystawienia naszych faktur?
Przesunięcie przez nas daty wystawienia faktury na kolejny miesiąc zostało wymuszone koniecznością adaptacji naszych procesów do Krajowego Systemu e-Faktur.
8. Czy zmienimy okres rozliczeniowy?
Nie planujemy zmian okresu rozliczeniowego tj. nasze faktury nadal będą wystawiane za pełny miesiąc kalendarzowy. Nie mamy możliwości wprowadzenia różnych okresów rozliczeniowych dla naszych partnerów. Zmiany w tym obszarze objęłyby wszystkich, a przedsiębiorcy mają różne oczekiwania w tym zakresie. Do tej pory Allegro wystawiało faktury w swoich systemach, teraz dodatkowo musimy przesłać faktury do KSeF a to nie dzieje się natychmiastowo.
W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.
Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.
Jeśli chodzi o VAT to nic sie nie da, , VAt za styczen rozliczamy w Lutym, natomiast koszty powinny być rozliczone z miesiącem ich poniesienia faktycznego bo miały wplyw na przychód ( pomniejszył bezpośrednio przychód). Z tym akurat nie ma problemu dla księgowości
wiem kiedy powstaje obowiązek podatkowy.....z VATEM nic nie zrobisz, ale koszty prowizji musisz rozliczyć w miesiącu poniesienia zgodnie z ustawą o rachunkowości. KSEF namotał i to bardzo ale księgowo to proste
@VEARS napisał(a):
wiem kiedy powstaje obowiązek podatkowy.....z VATEM nic nie zrobisz, ale koszty prowizji musisz rozliczyć w miesiącu poniesienia zgodnie z ustawą o rachunkowości. KSEF namotał i to bardzo ale księgowo to proste
@VEARS Nie masz zielonego pojęcia, kiedy powstaje obowiązek podatkowy, jak widać nawet nie przeczytałeś ustawy o VAT. Opierasz się na zapisach, które zostały wykreślone.
koszty prowizji mozesz odliczyc z dniem 31 stycznia - memoriałowo. Wtedy data otrzymania faktury bez znaczenia. Liczy sie rzeczywisty moment poniesienia kosztów
Według mnie zasada memoriałowa nas nie uratuje ponieważ większość prowadź KPiR na zasadach uproszczonych, a nie memoriałowych. KSEF wprowadził tak jakby zasadę, że dniem powstania kosztu jest dzień otrzymania faktury i inne daty się nie liczą.
W niedługim okresie będziemy musieli przesyłać do US - JPK KPiR za dany miesiąc i w jaki sposób wykarzemy w no w marcu fakturę którą otrzymamy dopiero w kwietniu ?
PayU w tym miesiącu zrobiło tak: data wystawienia FV 31-01.2026 r, a data nadania KSEF 1-02.2026 r. (tryb offline24), więc wrzucasz w koszt za styczeń, a VAT (za luty, VAT jest zw, więc to tylko formalność).
Nie, to nie jest prawda. KSeF (Krajowy System e-Faktur) nie zmienia zasad memoriałowości w rozliczeniach podatkowych i księgowych.
Oto kluczowe rozróżnienie:
KSeF jest systemem do przesyłania i przechowywania faktur, a nie systemem księgowym. Jego główne zadania to:
Elektroniczne przesyłanie faktur między podatnikami a MF.
Przechowywanie faktur.
Ustalanie daty otrzymania faktury dla celów VAT (art. 106j ustawy o VAT).
Dla VAT: Data otrzymania faktury w KSeF to data, od której liczysz termin na odliczenie VAT (generalnie do 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym otrzymałeś fakturę).
Ale to NIE oznacza, że data otrzymania faktury w KSeF = data powstania kosztu!
Zasada memoriałowości (art. 14 ust. 4 u.p.d.o.p.) mówi, że koszty ujmuje się w miesiącu, w którym powstał obowiązek ich zapłaty (np. z tytułu korzystania z usługi), niezależnie od daty wystawienia czy otrzymania faktury.
Twój przykład: Usługa Allegro była świadczona w styczniu, więc obowiązek zapłaty (a więc i koszt) powstaje w styczniu – nawet jeśli faktura przyszła w lutym.
Absolutnie nie.
Jeśli w styczniu ponosisz koszt (np. zużycie usługi Allegro), musisz go ująć w styczniu – przez dowód wewnętrzny.
Fakturę z lutego wprowadzasz do systemu jako dokument potwierdzający VAT, ale nie tworzysz nowego kosztu w KPiR za luty.
Styczeń: dowód wewnętrzny – koszt memoriałowy.
Luty: faktura z KSeF – tylko do VAT i rozliczenia płatności.
Nie ma kolizji między KSeF a memoriałem. KSeF dotyczy formy i terminu przekazania faktury, a nie momentu powstania kosztu.
To było wyjasniane z KAS wiec 🙂
Ciekaw jestem jaki program lub jakie biuro rachunkowe zaksięguje to w taki sposób przy JDG i uproszczonej KPiR.
Swoją drogą ciekawe, czy nowi sprzedawcy będą mieć informacje o tym, że fakturę za pierwszy miesiąc sprzedaży otrzymają dopiero w następnym miesiącu 🤣
Może to i lepiej - mniejsza konkurencja 🤣
Wiem, że to tylko GPT (zmyśla), ale wypluł tabelkę, po krótkiej wymianie zdań i prośbie podsumowania wszystkiego. Postanowiłem z nim pogadać po tym, ile różnych opinii tutaj przeczytałem. Nie analizowałem bardzo dokładnie tabelki, ale na pierwszy rzut oka wygląda OK i jest zgodna z wieloma spornymi opiniami w tym wątku. Spory chyba były, bo brakowało doprecyzowania rodzaju działalności, sposobu księgowania i sposobu rozliczania podatków.
Mam nadzieję, że tabelka będzie pomocna:
Pełna rozmowa z GPT: https://chatgpt.com/share/69870809-9464-8006-bbc5-c5d00d1e8dfa
czyli to jest to samo co mi wyjaśnił mój księgowy, a on jest naprawdę jeden z lepszych. Wiec niestety trzeba to wziąć na klatę
ciekawe czy w grudniu 2025 allegro wystawi fakturę z dniem 31 grudnia aby można było jeszcze wrzucić koszty w 2025 ( przed zamknięciem roku) . I tutaj sugestia dla allegro
Faktura proforma/zaliczka wystawiona z dniem 31.12(przed końcem grudnia): Allegro wystawia fakturę proforma lub zaliczkową w grudniu 2025 za szacowaną kwotę usługi aby można było ja księgować jako koszt w KPIR za 2025 rok.
W styczniu 2026 allegro wystawia fakturę końcową z numerem KSeF, która rozlicza zaliczkę. Różnicę księgujemy w KPIR w styczniu 2026. To jest standardowa i poprawna procedura.
W sumie teraz za styczne 2025 tez powinni byli tak zrobić...nie byłoby tyle problemów
Gdyby Allegro chciało pomóc osobą prowadzącym JDG to zrobiłoby to już dawno - przed wprowadzeniem KSeFu.
Nie ma co się łudzić, że teraz nam coś ułatwią - choć mam nadzieję, że się mylę.
"Służ mu wiernie, a on Ci **piiip**nie"
@VEARS napisał(a):
ciekawe czy w grudniu 2025 allegro wystawi fakturę z dniem 31 grudnia aby można było jeszcze wrzucić koszty w 2025 ( przed zamknięciem roku) .
Jestem pewien, że Allegro niczego nie zmieni. Chyba, że jednak zaczną rozliczać tygodniowo, np. w każdą niedzielę? Wtedy na następny miesiąc przejdzie maksymalnie 7 dni, a nie 31.
Być może wszyscy tutaj powinniśmy napisać przez formularz Allegro taką sugestię? Może ktoś tam na górze to rozważy? Tym bardziej, że kasę teraz POBIERAJĄ Z GÓRY (podczas transakcji), a nie podczas zbiorczego przelewu z opóźnionym terminem płatności na podstawie faktury zbiorczej (tak jak to było dawniej).
Co do tych płatności z góry, Allegro teoretycznie mogłoby wystawiać nam FAKTURY ZALICZKOWE w dniu otrzymania płatności. Tylko na fakturze zbiorczej widzimy: "Zapewnienie funkcjonalności i usług dostępnych na platformie handlowej Allegro". Nie ma tu mowy o żadnych prowizjach 🙂 Tym bardziej, że my za prowizje nie płacimy! To Allegro automatycznie pobiera opłatę z pieniędzy, które wpłacają klienci 😉 Na naszych rachunkach bankowych nie ma żadnych operacji związanych z opłatami prowizji, dlatego nie ma podstaw do wystawiania faktur zaliczkowych. Tak na mój prosty rozum to widzę.
Ja już swojego maila odnośnie zmiany fakturowania na okresy np. 7 dniowe napisałem prędzej i oto odpowiedź:
"Zdaję sobie sprawę z Pana obaw, jednak przesunięcie przez nas daty wystawienia faktury na kolejny miesiąc zostało wymuszone koniecznością adaptacji naszych procesów do Krajowego Systemu e-Faktur. Nie planujemy zmian okresu rozliczeniowego, tj. nasze faktury nadal będą, wystawiane za pełny miesiąc kalendarzowy."
Był jeszcze link, który dał mi tyle co nic.
Ogólnie co Twoje to Allegro, a co Allegro to nie rusz.
Może faktycznie Allegro nie powinno pobierać od nas pieniądzy tylko dopiero w momencie powstania kosztu - czyli przy wystawieniu faktury - no bo na jakiej podstawie są nam zabierane pieniądze bez żadnego dowodu księgowego.
proponuje masowo pisac do allegro:
Szanowni Państwo,
Zwracamy się z pilną prośbą dotyczącą zmiany praktyki wystawiania faktur za usługi abonamentowe/miesięczne w 2026r
Opis problemu:
Obecnie Państwo wystawiacie fakturę za dany miesiąc (np. za styczeń) w dniu 2 lutego (lub pierwszego roboczego dnia kolejnego miesiąca), co wynika z Państwa interpretacji przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Dla nas, jako podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPIR), tworzy to poważny problem podatkowy.
Podstawa prawna problemu – Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Art. 22 ust. 6b ustawy o PIT stanowi:
„Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników, o których mowa w ust. 6 [tj. prowadzących KPIR], [...] uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.”
Wniosek: Dla podatnika na KPIR koszt „powstaje” w dniu wystawienia faktury, a nie jej otrzymania.
Art. 22 ust. 5 i 5a ustawy o PIT regulują rozliczanie kosztów bezpośrednich:
Koszty bezpośrednio związane z przychodami, poniesione po zakończeniu roku podatkowego ( czyli np dla faktury za grudzień 2026 która będzie wystawiona zapewne 02.01.2027) , ale odnoszące się do przychodów tego roku, można zaliczyć do kosztów roku poprzedniego ( 2026) do dnia złożenia zeznania (zwykle 30 kwietnia).
Skutek dla nas (przykład z przełomu roku):
Faktura za grudzień 2026, wystawiona np 2 stycznia 2027, według prawa jest kosztem poniesionym w 2026 roku (art. 22 ust. 6b).
Aby móc ją zaliczyć do kosztów 2026 roku (do którego się ekonomicznie odnosi), musimy skorzystać z ww. art. 22 ust. 5a.
To spowoduje niepotrzebne komplikacje księgowe, wymaga dodatkowych wyjaśnień w dokumentacji i wiąże się z ryzykiem błędu lub niezrozumienia przez podatnika.
Prośba i rozwiązanie:
Aby umożliwić nam prawidłowe i proste rozliczenie kosztów w tym samym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, zwracamy się z prośbą o powrót do praktyki wystawiania faktur za dany miesiąc w ostatnim dniu tego miesiąca (np. 31 stycznia za styczeń).
Dlaczego jest to możliwe i zgodne z KSeF?
Przepisy KSeF nie zabraniają wystawiania faktury przed zakończeniem okresu rozliczeniowego, jeśli przedmiotem faktury jest świadczenie ciągłe. Wystawienie faktury z datą 31 stycznia za okres 01-31 stycznia jest praktyką powszechną, prawidłową i respektującą potrzeby kontrahentów.
Taka zmiana:
Dla Państwa: Jest neutralna – kwota faktury i termin płatności pozostają niezmienne.
Dla nas (klientów na KPIR): Jest kluczowa – pozwala na poprawne, proste i bezproblemowe rozliczenie kosztów w roku, do którego faktycznie się odnoszą.
Dla relacji biznesowych: Stanowi przejaw dobrej współpracy i dbałości o interesy kontrahenta.
Bardzo liczymy na Państwa pozytywną odpowiedź i zrozumienie tej istotnej kwestii podatkowej. Jesteśmy gotowi do dalszej dyskusji w celu wypracowania rozwiązania.
Z poważaniem,
Od lutego 2026 Allegro wystawia faktury za dany miesiąc (np. za styczeń) dopiero na początku miesiąca następnego (2 lutego).
Dla podatników na KPIR (księga przychodów i rozchodów) oznacza to problem:
"Nie mogę zaliczyć kosztu za styczeń do stycznia, bo fakturę mam w lutym!"
Efekt: Koszty "spóźniają się" o miesiąc, co psuje współmierność z przychodami.
Art. 22 ust. 6b ustawy o PIT mówi wyraźnie:
"Za dzień poniesienia kosztu [...] uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu."
"Inny dowód" to klucz! Może nim być np Dowód wewnetrzy / Nota ksiegowa na podstawie raportu z systemu Allegro.
Wejdź w panel Allegro → "Opłaty"/"Raport miesięczny".
Zrób ZRZUT EKRANU pokazujący:
Okres (01-31.01.2026)
Łączną kwotę opłat BRUTTO( taka sam będzie ba fakturze za luty)
Twój identyfikator sprzedawcy
Oblicz netto: Kwota brutto / 1,23 = Twoje netto
Wystaw Dowód Wewnętrzny (Notę księgową) z datą 31 stycznia.
Wypełnij:
Kontrahent: Allegro sp. z o.o.
Opis: "Koszt prowizji Allegro netto za styczeń 2026 na podst. raportu systemowego. Brutto: X zł, netto: Y zł."
Kwota: Wpisz kwotę NETTO (tę obliczoną wcześniej)
Załącznik: Dodaj screen z Allegro
Jesli jest Wybierz opcję księgowania: "Księguj tylko KPIR", a jesli nie ma to zostaw - DW to zawsze kwoty netto
Efekt: Koszt netto pojawi się w Twoich wydatkach KPIR ZA STYCZEŃ!
Wprowadź fakturę normalnie.
W oknie "Skutek księgowy lub cpodobnym " WYBIERZ: "Księguj tylko VAT".
Zaksięguj.
Efekt magiczny:
VAT z faktury trafi do Twojej ewidencji VAT za luty (i odliczysz go)
Kwota netto z faktury NIE trafi do KPIR za luty (bo już ją ująłeś w styczniu!)
Nie ma podwójnego kosztu a faktura zaksięgowana zgodnie z wymogami!!
Zgodzę się, ale czy w razie kontroli nie będzie z tym dymu?
Tak, można wystawiac DW ( dowód wewnetrzny) i jest to w pełni prawidłowe. Wystawienie Dowodu Wewnętrznego (DW) na koszt prowizji Allegro opiera się na mocnych podstawach prawnych i praktycznych.
"Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników, o których mowa w ust. 6 [prowadzących KPIR], uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu."
DW/NOTA JEST TYM "INNYM DOWODEM". Panel Allegro z kwotą prowizji za dany miesiąc to dowód źródłowy, a nota/DW to dowód księgowy.
Koszty należy wykazać w okresie, w którym zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Prowizja za styczeń służyła do uzyskania przychodów ze stycznia – więc należy ją ująć w styczniu.
(Dz.U. 2019 poz. 2548)
To właśnie w tym rozporządzeniu znajdują się szczegółowe zasady dotyczące dokumentowania kosztów w KPIR.
§ 5. Dowody źródłowe
Podstawę wpisów w księdze stanowią dowody źródłowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.
Dowodem źródłowym może być w szczególności faktura, rachunek, nota obciążeniowa, nota księgowa, dowód opłaty, wyciąg bankowy, dowód wpłaty lub wypłaty z kasy, polecenie księgowania, inne dowody określone w odrębnych przepisach.
Kluczowe słowa: "nota obciążeniowa, nota księgowa, polecenie księgowania, inne dowody".
Nota/DW kwalifikuje się jako "inny dowód" w rozumieniu tego przepisu.
Koszty uzyskania przychodów wykazuje się w księdze na podstawie dowodów źródłowych, o których mowa w § 5.
W przypadku gdy dowód źródłowy nie został otrzymany w terminie umożliwiającym dokonanie wpisu w księdze w okresie, w którym koszt został poniesiony, koszt ten można wykazać w księdze na podstawie innego dokumentu stwierdzającego powstanie kosztu, pod warunkiem że dowód źródłowy zostanie otrzymany w terminie umożliwiającym jego ujęcie w księdze w okresie rozliczeniowym, w którym został poniesiony.
To jest NAJWAŻNIEJSZY przepis dla Twojej sytuacji! Mówi wprost:
"Jeśli faktura (dowód źródłowy) nie przyszła w terminie, możesz wykazać koszt na podstawie innego dokumentu stwierdzającego powstanie kosztu (Twoja Nota + screen Allegro), pod warunkiem że fakturę otrzymasz później i ją rozliczysz."
Masz absolutną rację – Nota księgowa NIE JEST fakturą VAT. I właśnie dlatego jej używasz.
NIE służy do dokumentowania transakcji z kontrahentem (Allegro).
NIE zastępuje faktury VAT od Allegro.
Służy do: Ujęcia w Twoich księgach wewnętrznego, ekonomicznego kosztu, który już poniosłeś, ale nie masz jeszcze na to faktury
Faktury księgujesz w lutym bez wrzucaniasz kosztów netto do KPIR - tylko VAT do rejestru idzie.
Nikt nie neguje, że potrzebujesz faktury VAT od Allegro! Faktura będzie i musi być. Twoja Nota nie zastępuje faktury VAT, tylko poprzedza ją w czasie księgowania. To są DWA RÓŻNE dokumenty o DWOCH RÓŻNYCH celach. Nota – do księgowania kosztu. Faktura – do rozliczenia transakcji i VAT z kontrahentem.
Rozumiem o co Ci chodzi i bardzo bym chciał żeby tak było. No zdrowy rozum tak powinno być.
Tylko :
- odnosi się do osób prawnych, a JDG nie jest osobą prawną tylko fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą
Koszty uzyskania przychodów wykazuje się w księdze na podstawie dowodów źródłowych, o których mowa w § 5.
W przypadku gdy dowód źródłowy nie został otrzymany w terminie umożliwiającym dokonanie wpisu w księdze w okresie, w którym koszt został poniesiony, koszt ten można wykazać w księdze na podstawie innego dokumentu stwierdzającego powstanie kosztu, pod warunkiem że dowód źródłowy zostanie otrzymany w terminie umożliwiającym jego ujęcie w księdze w okresie rozliczeniowym, w którym został poniesiony.
-"pod warunkiem że dowód źródłowy zostanie otrzymany w terminie umożliwiającym jego ujęcie w księdze w okresie rozliczeniowym, w którym został poniesiony." - my nie otrzymamy go w okresie rozliczeniowym którego dotyczy tylko w kolejnym okresie rozliczeniowym.