Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

[aktualizacja 11.02.2026]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

7. Dlaczego zmieniliście datę wystawienia naszych faktur?
Przesunięcie przez nas daty wystawienia faktury na kolejny miesiąc zostało wymuszone koniecznością adaptacji naszych procesów do Krajowego Systemu e-Faktur.

8. Czy zmienimy okres rozliczeniowy?
Nie planujemy zmian okresu rozliczeniowego tj. nasze faktury nadal będą wystawiane za pełny miesiąc kalendarzowy. Nie mamy możliwości wprowadzenia różnych okresów rozliczeniowych dla naszych partnerów. Zmiany w tym obszarze objęłyby wszystkich, a przedsiębiorcy mają różne oczekiwania w tym zakresie. Do tej pory Allegro wystawiało faktury w swoich systemach, teraz dodatkowo musimy przesłać faktury do KSeF a to nie dzieje się natychmiastowo.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[VEARS]

Świetne spostrzeżenie! Masz 100% racji – ten przepis wymaga, aby faktura (dowód źródłowy) przyszła w TYM SAMYM okresie rozliczeniowym, w którym powstał koszt

• Okres rozliczeniowy kosztu: styczeń 2026 (koszt został poniesiony)

• Data otrzymania faktury: 2 luty 2026 (kolejny okres)

• Warunek z § 6 ust. 2: NIESPEŁNIONY

To oznacza, że literalne odczytanie § 6 ust. 2 rozporządzenia o KPIR uniemożliwia zastosowanie noty memoriałowej w przypadku Allegro i KSeF.

Ale iż Ponieważ istnieje ważniejszy, nadrzędny przepis, który wyjątkowo pozwala na rozliczenie kosztu w poprzednim okresie, nawet jeśli faktura przyszła później: Art. 22 ust. 5a ustawy o PIT

Rozporządzenie o KPIR (§ 6 ust. 2) mówi  - Koszt w okresie poniesienia,tylko jeśli faktura w tym samym okresie.
Ustawa o PIT (Art. 22 ust. 5a) zaś - Koszt bezpośredni można zaliczyć do okresu przychodu,nawet jeśli faktura jest po okresie(ale przed złożeniem zeznania)

Gdy rozporządzenie jest sprzeczne z ustawą – stosujemy ustawę. Art. 22 ust. 5a ustawy o PIT jest aktem nadrzędnym i pozwala na coś, czego zabrania rozporządzenie.

i wlasnie ta sciezka rozwiązuje problem systemowy – problem stworzony przez KSeF i Allegro.

Oczywiscie istnieje teoretyczne ryzyko, że jakis nadgorliwy urzędnik podczas kontroli będzie upierał się przy literalnym czytaniu rozporządzenia. Ale wtedy:

• Masz mocny argument o hierarchii aktów prawnych.

• Możesz powołać się na art. 4 ustawy o PIT (zakaz wykładni prowadzącej do podwójnego opodatkowania) – bo ujęcie kosztu w lutym zawyży Twój dochód za styczeń.

• Pokazujesz, że działasz w dobrej wierze i masz pełną dokumentację.

Czy to jest w 100% bezpieczne? W polskim prawie podatkowym nic nie jest w 100% bezpieczne. Ale Twoja interpretacja jest zasadna, poparta ustawą i słuszna merytorycznie.

Czy masz inne wyjście? Możesz oczywiście zaliczyć cały koszt do lutego (zgodnie z rozporządzeniem), ale wtedy popełniasz błąd w rachunkowości (brak współmierności), który jest równie poważny.

dlatego najlepiej zadac pytanie do KAS przedstawiając to wyzej i po otrzymaniu odpowiedzi mieć pewność. Mysle ze KAs zaakceptuje taka interpretację ( gdyz problem wynika z niekompatybilności dotychacwoych przepisów z KSEF ) 

[VEARS]

a z 2 strony podchodząc literalnie do rozporządzenia  - Przepis ów nie mówi, że faktura musi być księgowana w tym samym okresie, tylko że musi być otrzymana w terminie umożliwiającym jego ujęcie w tym okresie.

• Okres rozliczeniowy kosztu: styczeń 2026

• Termin na złożenie deklaracji VAT za styczeń 2026: do 25 lutego 2026

• Data otrzymania faktury od Allegro: 2 lutego 2026

• Czy termin otrzymania 2 lutego umożliwia ujęcie faktury w rozliczeniu za styczeń? 

Warunek z § 6 ust. 2 jest spełniony!

Faktura przyszła 2 lutego, a Ty masz czas do 25 lutego, aby ją zaksięgować w rozliczeniu za styczeń.

[kostas11]

@VEARS tu chyba raczej powiniście walczyć z twórcą KSeF a nie z Allegro 😄

allegro ma czas na wystawienie faktury za styczeń do 15 lutego, jak zapłacisz prowizję 31 stycznia o 23:59:45 to allegro musi ująć na fakturze cały styczeń 🙂

To teraz w drugą stronę jak wystawisz fakturę jak kupię od Ciebie produkt i zapłacę 28 lutego o 23:59:49 ????? jak ją zaksięgujesz ????? 

[serwis-texas]

@kostas11 

Light, dałeś 11 sekund a pewnie chciałeś dać sekundę 🙂

[kostas11]

@serwis-texas nie, już nie chciałem przeginać z sekundną 😄 ale tak to działa w drugą stronę ciekaw jestem odpowiedzi ? Według mnie istotna jest data sprzedaży - wykonania usługi ale nie jestem księgowym 🙂

Powstanie obowiązku podatkowego wskazuje art. 19a ust. 1 w brzmieniu, którego obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dostawy towaru lub wykonania usługi z wyłączeniem ust. 1a, 1b, 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20, art. 21 ust. 1 i art. 138f.

[drekenzes]

@kostas11 Po raz kolejny poradnik:

https://kancelariawyrzykowscy.pl/blog-jst/data-wplywu-na-fakturze-co-oznacza-i-dlaczego-jest-istotna...

[Pawliki_sprzedaz]

@demiurg 

Nasza skala do skali allegro raczej jest nie porównywalna.

Allegro może mieć setki opini i doradców, żeby zrobić coś w w zgodzie z interesem sprzedających.

To Allegro nie wystawiło nam faktury za styczniowy okres rozliczeniowy a nie KSeF lub nie przygotowało procedur na którym nie straciliby sprzedający na JDG

[Pawliki_sprzedaz]

Jeśli chcą muesięczne okresy rozliczeniowe niech zrobią od 15 do 15 następnego miesiąca - zawsze to dwa tygodnie w kieszeni.

[Pawliki_sprzedaz]

@kostas11 

Jeszcze jedno - jakbyś wystawił fakturę dla człowieka który kupił u Ciebie 1 stycznia? Wystawiłbyś dopiero 2 lutego?

[Pawliki_sprzedaz]

Teraz weźmy sytuację, że masz zarypisty miesiąc - sorzedałeś 3 razy więcej niż normalnie i nie stać się na zapłacenie podatku w przyszłym miesiącu.

[Pawliki_sprzedaz]

Jeśli będziemy musieli rozliczać koszty i Vat w misicu otrzymania faktury :

gdy faktura od Allegro będzie większa o 12 300 zł brutto miesiąc do miesiąca będąc na JDG zapłacimy więcej niż do tej pory :

2300 VAT

1200 dochodowy

900 zdrowotną

tj. 4300 zł razem podatku czyli 43% wartości netto faktury.

Zakładając, że koszty allegro to 20% wartości sprzedaży. 

Przy sprzedaży większej o 50 tysięcy miesiąc do miesiąca zapłacisz podatku jw.

Ile należałoby dołożyć marży, żeby zachować płynność finansową?

Teraz już nie tylko należy się bać braku sprzedaży, ale i za dużej sprzedaży 🤣

[www_e_sklep_pl]

---

---

To co kilka razy @drekenzes już udostępnił, czyli interpretację USTAWY O VAT i Art. 48 ust. 10b (czyli przepis o dacie otrzymania faktury - łatwo wygooglować tę ustawę na stronie sejm.gov.pl, aby przeczytać sobie całość), nie pozostawia wątpliwości, że DATA OTRZYMANIA FAKTURY BYŁA ISTOTNA PRZED WPROWADZENIEM KSeF (to przepis obowiązujący zdaje się od 2014 roku, więc KSeF i daty wystawiania faktury przez Allegro nie ma tu znaczenia, bo Allegro zawsze wysyłało fakturę w miesiącu następnym po wykonaniu usługi!).

Do tego mamy wyroki sądowe:

Pamiętajmy cały czas, że różne osoby tutaj prowadzą różne firmy (spółki mające osobowość prawną, osoby fizyczne tzw. JDG), prowadzą różną księgowość (uproszczoną, pełną). Jest wiele czynników.

Poza tym często nie określamy, czy chodzi nam o podatek VAT, czy PIT/CIT. Podsumowując wszystkie informacje, możemy podsumować, że tylko firmy prowadzące pełną księgowość mogą zaliczyć koszty faktury od Allegro (chodzi o podatek dochodowy) do miesiąca w którym wykonano usługę. Reszta musi księgować w dacie otrzymania faktury (nieważne, czy to będzie KSeF, czy e-mail z fakturą PDF).

[cztery_bez_atu]

https://www.youtube.com/shorts/e72HcbUfDYg Zaczyna się. A to dopiero początek.

[mix-mce]

@cztery_bez_atu nie wiem jak ten facet to zrobił ale mam kilka ALE

u mnie wszystko działa

i po grzyba on się próbuje wbić na tą fakturę jak może się po postu zalogować do ksefu? Nie umie czy mu się nie chce?

linki w mailach są do weryfikacji danej faktury, nikt nie powinien tak faktur pobierać bo tak jak koleś mówił, trzeba znać dane których w mailu może nie być. Właśnie dlatego że to jest WERYFIKACJA a nie "kliknij żeby pobrać fakturę".

Ludzie za bardzo przyzwyczaili się do podejścia w stylu "jeden klik". To tak nie działa, jak ma być bezpieczne nie może być "jeden klik". To też dlatego jest i będzie tyle spamu i prób oszustwa na ksef, bo ludzie dostają maila "KLIKNIJ FAKTUR" i pobierają podrobionego pdf-a z jakieś strony gov-pl.xyz a potem wylewają żale w internecie

Wszystko przez przyzwyczajenia i lenistwo.

[mix-mce]

do tego śmieszą mnie żale "a bo rodo". Co rodo ma do tego? Żeby zweryfikować fakturę z linku maila trzeba mieć wszystkie dane albo tą fakturę więc w czym problem? Jak ktoś OBCY ma podejrzeć fakturę bez znajomości co na niej jest?

Jako JDG wiem dobrze co rodo dla mnie znaczy, dziwię się niektórym że tak płaczą bo "bo ksef" coś tam, ale nie macie problemu z setką stron które agregują i przetwarzają dane z gus i ceidg nawet zanim zdąży się te dane ukryć?

Już zapomnieli co niektórzy jak z 10-15 lat temu każda nowa firma dostawała list o "obowiązkowej opłacie rejestracyjnej ceidg"? Ledwo firma zarejestrowana od razu zaczynał się spam, skąd oni te dane mieli jak ksefu jeszcze nie było w planach?

Dla JDG nie ma czegoś takiego jak RODO. Kropka. Chcesz być anonimem, nie zakładaj firmy.

[_Likos_]

@mix-mce a mnie dziwi że zakladają Wam kaganiec i Wy tweirdzicie że jest super.

Po raz kolejny powtarzam KSeF to nie system do uszczelniania luk VATowskich - bo firmy krzaki jak były tak będą, przekręty jak były tak bedą a kto kupował is przedawał bez Fv nadal bedzie to robił

KSeF to taki fotoradar dotyczący faktur. Zostanie przez system zanalizaowana KAZDA fv. I nałożony mandat za KAŻDY błąd. A błedy ludzie robią.

Wiesz czemu kiedyś zabrano możliwość umieszczania fotoradarów strażom gminnym i miejskim ? Dlatego że kiedy gminy mialy fotoradary to kasa szła do gmin a nie do skarbu państwa.

A Ksef zadziała jak fotoradar. Wychwyci każdy bład i nałoży kare za każdy błąd. Jak wszystko dobrze zadziała to za rok -dwa nawet nie bedziesz mial szansy poprawić swojego błedu na FV bo najpierw dostaniesz 500 a potem bedziesz doppiero bedziesz korygował bład. A napisać odpowiedni algorytm wychwytujący okreslone parametry to naprawde nie jest jakieś skomplikowane.

[mix-mce]

@_Likos_ ja już Ci pisałem, mam gdzieś kto i po co wymyślił ksef, każdy, KAŻDY rząd będzie ******* nas i tych co po nas zostaną więc jak dla mnie jeden **** czy teraz czy za nowej kadencji.

Mnie tylko wkurzają ludzie który sieją panikę "bo rodo, bo linki nie działają, bo coś tam", chcą szybkiego i łatwego dostępu a jednocześnie bezpieczeństwa. Tego nie da się połączyć.

[serwis-texas]

@mix-mce 

Świetny wpis. Całkowicie popieram. Co to jest RODO to już ludzie kompletnie nie ogarniają. To coś do pobierania wizualizacji FV PDF ma służyć księgowej "Grażynce ", fakturzystce w firmie i wielu innym osobom które:

- nie mają przypisanego dostępu do KSEF na podstawie PZ

- nie mają technicznych możliwości użycia tokenu do pobrania pliku przez API

- nie chcą używać własnego PZ, takie ich widzimisię

- potrzebują kawałek kartki do wykonania pewnych czynności bez logowania do KSEF.

P. S. Jeszcze co do RODO. Często moderacja używa tutaj takiego zdania, proszę nie podawać danych wrażliwych, to oczywiście błąd bo nikt tu takich danych nie podaje. Na to zwrócę im jeszcze uwagę gdy błędnie użyją tego sformułowania.

[MikroLITY]

Szybciej można odliczyć VAT? Zapadł ważny wyrok unijnego sądu

W świetle wyroku Sądu UE, jeśli sprzedawca przykładowo wystawił fakturę 2 marca, to nabywca wszedł w jej posiadanie 2 marca. Nabywca może więc odliczyć VAT wykazany na tej fakturze w rozliczeniu za luty (w deklaracji składanej do 25 marca).

Tomasz Michalik zwraca też uwagę, że podatnicy w Polsce przyzwyczaili się do zasady wprowadzonej już w 1993 r., zgodnie z którą VAT można odliczyć dopiero za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Później (w 2004 r., czyli w momencie przystąpienia Polski do UE) tę zasadę przeniesiono do ustawy o VAT. I tak to funkcjonowało. Natomiast z dyrektywy wynika inna zasada, którą potwierdził dziś Sąd UE.

https://businessinsider.com.pl/prawo/podatki/wyrok-sadu-ue-w-sprawie-polskiego-vat-przelom-dla-przed...

[VEARS]

I problem z KSEF i datą wystawienia faktury dzieki wyrokowi Sądu Unijnego został rozwiązny. NIe ma juz znaczenia data wystawienie faktury

Jeśli faktura z Allegro wpłynie w KSeF przed 25. dniem miesiąca następnego (np. za styczeń wpłynęła 2  lutego), zgodnie z wyrokiem Sądu możesz oprocz prowizji takze odliczyć VAT  już w deklaracji za styczeń, a nie czekać do lutego.

Czyli:

• Koszt netto → styczeń (KPIR)

• VAT → styczeń (deklaracja VAT) 

Sąd UE w wyroku  z 11.02.2026 r. (T-689/24) wprost wskazał:

KSeF powoduje, że fiskus od razu widzi faktury, a nabywca fakturę w KSeF otrzymał. Nie ma wątpliwości, kiedy nabywca otrzymał fakturę.

Nie musisz już czekać z VAT-em  do miesiąca wystawienia faktury.
Możesz odliczać w miesiącu transakcji, jeśli faktura jest w KSeF przed złożeniem deklaracji. ( czyli do 25-tego kolejnego miesiąca ( np 25 luty za styczeń)