FAQ | Krajowy System e-Faktur (KSeF)

[gdvorek]

[aktualizacja 11.02.2026]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

7. Dlaczego zmieniliście datę wystawienia naszych faktur?
Przesunięcie przez nas daty wystawienia faktury na kolejny miesiąc zostało wymuszone koniecznością adaptacji naszych procesów do Krajowego Systemu e-Faktur.

8. Czy zmienimy okres rozliczeniowy?
Nie planujemy zmian okresu rozliczeniowego tj. nasze faktury nadal będą wystawiane za pełny miesiąc kalendarzowy. Nie mamy możliwości wprowadzenia różnych okresów rozliczeniowych dla naszych partnerów. Zmiany w tym obszarze objęłyby wszystkich, a przedsiębiorcy mają różne oczekiwania w tym zakresie. Do tej pory Allegro wystawiało faktury w swoich systemach, teraz dodatkowo musimy przesłać faktury do KSeF a to nie dzieje się natychmiastowo.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[MrMarco]

A czy przypadkiem nie można księgować faktury w dacie zakończenia wykonania usługi? Na fakturze jest 31 stycznia jako data zakończenia usługi

[grafikalin]

tu allegro specjalnie tak zrobiło że na fakturze jest data wystawienia 2.2.2026

przesyłam teraz fakturę od bardzo duzego dostawcy który normalnie się zachował dad sprzedazy i wystawienia 31,01,2016

do ksef wpłyneła 02.02.2026

nie ma znaczenia kiedy do ksef jest to tylko

Data i czas wytworzenia faktury: 2026-02-06 12:19:12

ale faktura jest wystawiona 31 i data sprzedaży 31 bez problemu po konsultacji z US ta faktura jest do odliczenia za styczeń , a allegro z premedytacja zrobiło data wystawienia i sprzedaży 2.2.2026. Allegro nie miało w styczniu żadnych dochodów bo nie mają żadnych faktur ze stycznia. Pobrana prowzja i reszta opłat w naszym przypadku allegro pobrało 300000 w styczniu nigdy tej kwoty nie mieliśmy nawet przez sekunde na naszym koncie firmowym a jednak jest to nasz dochód więc teraz oprócz prowizji i innych opłat doszła nowa opłata podatek od kwoty którą allegro pobrało .Jest to bardzo poważny temat u nas za styczeń dodatkowo mamy zapłacić 81000 vat cit zus podkreślam dodatkowo + podatek i vat który normalnie się należy do US.

Sytuacja będzie waliła mega dramatem w listopadzie i grudniu w naszym przypadku jest to obrót oko 5000000 a faktury w tym okresie do allegro opiewaja na 1500000 dodatkowy podatek od nie zarobionych pieniędzy wyniesie23%vat + 19 dochodowy +4,5 polski ład w styczniu będzie 700000 dodatkowego podatku który allegro przerzuca na sprzedajacego przesyłam fakturę by pokazać że dało by sie tylko nie chciało

[Pawliki_sprzedaz]

Teraz już nie tylko należy się bać spadku sprzedaży, ale i za dużego wzrostu, bo można stracić płynność.
Nowi sprzedawcy też mają bonus na start i brak kosztów w pierwszym miesiącu.
Możliwe, że będzie większa rotacja firm na Allegro. Starzy w końcu podziękują - przyjdą nowi, którzy nie będą wiedzieć jak było - tylko w jakim kierunku to zmierza?

[www_e_sklep_pl]

---

@grafikalin  napisał(a):

do ksef wpłyneła 02.02.2026

nie ma znaczenia kiedy do ksef jest to tylko

Data i czas wytworzenia faktury: 2026-02-06 12:19:12

ale faktura jest wystawiona 31 i data sprzedaży 31 bez problemu po konsultacji z US ta faktura jest do odliczenia za styczeń

---

Cześć, upewnijcie się jeszcze raz, bo jeżeli nie macie pisemnej interpretacji z US, to jakaś rozmowa osobista/telefoniczna z urzędnikiem Urzędu Skarbowego nie ratuje Was w przypadku kontroli. Zwróć uwagę, że WSZYSCY TRĄBIĄ, ŻE DATA FAKTURY TO DATA NADANIA NUMERU KSEF!

[MikroLITY]

@www_e_sklep_pl 

W przypadku wystawiania faktur w KSeF w trybie offline (lub

offline24), datą wystawienia jest data wskazana w polu „data wystawienia” na fakturze, a nie data jej faktycznego przesłania do systemu. Fakturę taką należy przesłać do KSeF najpóźniej do końca następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.

[www_e_sklep_pl]

---

@MikroLITY  napisał(a):

@www_e_sklep_pl 

W przypadku wystawiania faktur w KSeF w trybie offline (lub

offline24), datą wystawienia jest data wskazana w polu „data wystawienia” na fakturze, a nie data jej faktycznego przesłania do systemu. Fakturę taką należy przesłać do KSeF najpóźniej do końca następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.

---

To jest prawdziwy BURDEL!

...ale czy ta przykładowa FV z "CIRCLE K" była fakturą offline? Nigdzie na niej nie ma takiej informacji. Teoretycznie powinny wtedy być DWA KODY QR (z tego co słyszałem). 

[MikroLITY]

@www_e_sklep_pl 

Pisałem już o tym, że PayU wystawiło FV 31 stycznia, a data nadania numeru w KSeF jest z 1 lutego, faktura ma oznaczenie offiline.

[www_e_sklep_pl]

---

@MikroLITY  napisał(a):

@www_e_sklep_pl 

W przypadku wystawiania faktur w KSeF w trybie offline (lub

offline24), datą wystawienia jest data wskazana w polu „data wystawienia” na fakturze, a nie data jej faktycznego przesłania do systemu. Fakturę taką należy przesłać do KSeF najpóźniej do końca następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.

---

Wychodzi na to, że musimy ODŁĄCZYĆ SOBIE INTERNET 🙂 i wystawiać tylko OFFLINE! 

Następnie rano, następnego dnia włączyć na chwilę internet i wysłać do KSeF 😉

PARANOJA!

A co, jeżeli mam awarię internetu przez więcej niż 24h?

DEBILE STANOWIĄ PRAWO W TYM KRAJU! Mówię to z pełną odpowiedzialnością! DE-BI-LE!

A co z firmami, które NIE MAJĄ KOMPUTERA?

A co z firmami, które NIE MAJĄ INTERNETU?

Ja już widzę, co będzie za 1,5 roku podczas kampanii wyborczej... ściek się wyleje!

[Elektron5]

A gdzie tam. 50% przedsiębiorców pójdzie z rodzinami i grzecznie zagłosuje za swoimi oprawcami z popisu plus wydmuszki jak Kijownia, czy odmóżdżona lewica. Tzw syndrom sztokholmski. Bo np w mediach zaczną znowu tłuc o aborcji i że tamci są przeciw, wszystkie inne argumenty wtedy znikają. Ewentualnie rzucą ochłap w stylu zamiast 800 1000+ i koło się zamknie na kolejne 4 lata. I nie, nie są to DE---B--ILE. Taki jest cel. Ty masz po prostu nie mieć czasu na nic i masz zawinąć interes i robić w korpo. 

[Pawliki_sprzedaz]

No to może wskażcie tą jedyną właściwą drogę która w przyszłości nas nie okradnie?
Wszyscy ładnie mówią czego to nie zrobią, ale jak się do koryta dorwie to już się o obietnicach zapomina.
Nie jestem za PoPisem, ale tylko oni rządzili.
Jak w przyszłym roku Konfederki dojdą do władzy lub ktoś inny - zobaczymy jak nam będzie dużo lepiej - tak jak zawsze.

[mix-mce]

taa... konfederacja... na pewno.

każdy, KAŻDY kto się dorwie do koryta rozpycha się na boki i chce jeszcze więcej dla siebie. Nie ważne jaki ma skrót czy program wyborczy.

A najlepsze jest to że opozycja, jakakolwiek by nie była, sama im pomaga bo za nowej kadencji zaczyna się wyciąganie brudów, jakiś historyjek z przeszłości, "podania do sądu" z których jest tylko wielki napis nad artykułem w gazecie/necie i nic więcej.

No ale takim laniem wody można świetnie zmienić kierunek myśli społeczeństwa którzy zamiast domagać się zmian na JUŻ to kibicuje jednej czy drugiej partii żeby się pogryźli o coś co już było.

Tak więc zmian nie oczekujcie, co najwyżej na gorsze, bo przecież lata rozdawania kasy na darmozjadów w plusach i innych dodatkach w końcu się upomną o zwrot.

[Elektron5]

No właśnie i tu jest konsensus, nikt oprócz popisu nie rządził. Wiadomo że grabie nie grabią od siebie, ale ja nic w tym co robi popis i reszta doklejek nie widziałem żeby było robione z myślą o poprawie. Konfa czy jedna czy druga widać że coś próbuje i tylko rządzenie ich zweryfikuje. Niestety obstawiam że jeszcze nie za 1,5roku. W PL na razie jest zbyt dobrze. Musi bieda do gara zajrzeć, żeby totalni odpalii zwoje i w końcu od 89 dali szansę innym. Dla mnie dobrowolny ZUS to już byłoby niebo a ziemia. I tak wiem, że będę robił do śmierci. No może nie do końca zero, bo trzeba spłacać tych poprzednich jakoś i długi, ale dajmy 500 oddaję i wiem że nic za to nie otrzymam. Piramidę trzeba w końcu obalić, bo jak **piiip**yknie, a **piiip**yknie, to wtedy mamy Wenezuelę.

[www_e_sklep_pl]

---

@Elektron5  napisał(a):

A gdzie tam. 50% przedsiębiorców pójdzie z rodzinami i grzecznie zagłosuje za swoimi oprawcami z popisu plus wydmuszki jak Kijownia, czy odmóżdżona lewica. Tzw syndrom sztokholmski. Bo np w mediach zaczną znowu tłuc o aborcji i że tamci są przeciw, wszystkie inne argumenty wtedy znikają. Ewentualnie rzucą ochłap w stylu zamiast 800 1000+ i koło się zamknie na kolejne 4 lata. I nie, nie są to DE---B--ILE. Taki jest cel. Ty masz po prostu nie mieć czasu na nic i masz zawinąć interes i robić w korpo. 

---

No tak... nie chcę rozwijać tematu polityki, bo jak dla mnie, to brakuje "zdrowej" alternatywy. Konfederacja nie jest dla mnie alternatywą ze względu na zbytnie przechylenie "w prawo". Brakuje "zdrowej" alternatywy z centrum (takich ludzi, którzy nie są fundamelistami w żadnym temacie, czy to lewackim, czy prawackim). Dlatego ciągle głosują na tzw. "mniejsze zło". To jest chore. 16 lat temu byłem kandydatem na radnego... trochę zobaczyłem jak działa to szambo. Poznałem nawet normalnych ludzi z PO czy PiS (ja byłem bezpartyjny), ale Ci "normalni" nie mają szans zaistnieć, bo "partia rządzi, partia radzi..." i jeżeli nie zagłosują tak jak "góra" narzuciła, to na dywanik i ewentualnie "do widzenia", albo "dostaniesz dalsze miejsce na liście", bo przecież to "miejsce na liście" w tej chorej ordynacji wyborczej się liczy! Dlatego co 4 lata widzimy ciągle te same gęby!

...ale dość tej polityki. Mamy co mamy i musimy się dostosować TU I TERAZ! Niestety obawiam się, że za 1,5 roku będziemy mieli nadal POPiS, ale z silną opozycją lub koalicją z Konfederacji i Korony Brauna. Stworzony rząd w takim składzie nie będzie "efektywny", czyli dalej będziemy oglądać pat i brak zmian w dobrym kierunku dla Polski.

[www_e_sklep_pl]

---

@www_e_sklep_pl  napisał(a):

---

@grafikalin  napisał(a):

do ksef wpłyneła 02.02.2026

nie ma znaczenia kiedy do ksef jest to tylko

Data i czas wytworzenia faktury: 2026-02-06 12:19:12

ale faktura jest wystawiona 31 i data sprzedaży 31 bez problemu po konsultacji z US ta faktura jest do odliczenia za styczeń

---

Cześć, upewnijcie się jeszcze raz, bo jeżeli nie macie pisemnej interpretacji z US, to jakaś rozmowa osobista/telefoniczna z urzędnikiem Urzędu Skarbowego nie ratuje Was w przypadku kontroli. Zwróć uwagę, że WSZYSCY TRĄBIĄ, ŻE DATA FAKTURY TO DATA NADANIA NUMERU KSEF!

---

Uzupełnię jeszcze info, bo przy metodzie memoriałowej (pełna księgowość)

• VAT do odliczenia dopiero w lutym (data nadania numeru KSeF = 2 lutego)
• Podatek dochodowy w styczniu (data wykonania usługi)

Ale to jest info pewne na 95%, bo ja sam już zgłupiałem pod wpływem wielu sprzecznych interpretacji 😞 Burdello! 

[VEARS]

Prawidłowo rozumujesz, koszty netto można zaliczyć za styczeń na podstawie faktury bądź innego dowodu księgowego oddającego rzeczywistość danego miesiąca - tworzysz DW albo note księgową do  KPIR na dzien 31.01 -  wpisując sume netto ( vat z faktury do rozliczenia w lutym)

a co moze byc tym innym dowodem. Oto rozporządzenie:

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2025 r. poz. 1299) – wybrane przepisy
.................

§ 8. 1. Za dowody księgowe uważa się również:

1. dowody wewnętrzne – dokumentujące operacje gospodarcze dostępne w toku działania podatnika, a w szczególności dotyczące:
   a) dokonanych zakupów związanych z działalnością gospodarczą, dla których nie istnieje obowiązek wystawienia faktury lub rachunku,
   b) poniesionych kosztów w ramach działalności gospodarczej, dla których nie jest wymagane udokumentowanie fakturą lub rachunkiem,
   c) opłat z tytułu czynszu, najmu lub dzierżawy,
   d) opłat za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę oraz usługi telekomunikacyjne,
   e) składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
   f) innych operacji gospodarczych, jeżeli przepisy odrębne nie wymagają udokumentowania ich fakturą lub rachunkiem;

2. noty księgowe – dotyczące operacji gospodarczych, dla których nie są wystawiane faktury, a które powodują powstanie przychodu lub kosztu uzyskania przychodu, w szczególności:
   a) noty obciążeniowe,
   b) noty uznaniowe,
   c) noty memoriałowe,
   d) noty korygujące;

3. dowody kasowe – dokumentujące wpłaty i wypłaty gotówki, w szczególności raporty fiskalne z kas rejestrujących, dowody wpłaty KP, dowody wypłaty KW;

4. dowody bankowe – dokumentujące operacje gospodarcze przeprowadzone za pośrednictwem rachunków bankowych, w szczególności wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, potwierdzenia wpłat na rachunek bankowy;

5. inne dokumenty – stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, w szczególności:
   a) raporty i zestawienia systemów teleinformatycznych,
   b) wydruki z systemów sprzedażowych i magazynowych,
   c) raporty z platform handlowych i serwisów aukcyjnych,
   d) zestawienia opłat generowane przez usługodawców,
   e) dokumenty potwierdzające dokonanie transakcji w systemach płatności elektronicznych,
   f) inne dokumenty elektroniczne potwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Jaśniej sie nie da 
a) raporty i zestawienia systemów teleinformatycznych,
b) wydruki z systemów sprzedażowych i magazynowych,
c) raporty z platform handlowych i serwisów aukcyjnych,

Wystarczy wejsc do allegro sales center i zrobic screena oplat za miesiąc styczeń i podpiąć pod utworzony dowód wewnętrzny kosztów netto poniesionych w styczniu = dowód ksiegowy kosztów styczniowych. VAt z faktury do rozliczenia w lutym

[Pawliki_sprzedaz]

Wszedłem w ten przepis co podałeś i u mnie na stronie sejmu brzmi on tak :

§ 8. 1. Na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych wydatków (kosztów) mogą być sporządzone
dowody zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:
przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot zdarzeń gospo Dziennik Ustaw – 4 – Poz. 1299
2. Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:
1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych
sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów
roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielar-
skich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbo-
wych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
5) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali
nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
6) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części
przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość
opłat na te cele;
7) opłat sądowych i notarialnych;
😎 wydatków związanych z parkowaniem samochodu, w przypadku gdy są one potwierdzone dokumentami niezawiera-
jącymi danych, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkome-
tru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

[Pawliki_sprzedaz]

Nigdzie nie widzę nic o tych raportach o których piszesz.

[VEARS]

masz racje, ktos na innym forum to wkleił a ja jak **piiip**a skopiowałem....tego nie ma rzeczywiscie...co nie zmienia faktu ze  koszty netto mozna zaksiegowac do KPiR na podstawie noty ksiegowej (korzystajac z kategorii "innych dowodów" dopuszczonych przez rozporządzenie (§ 6 ust. 3 pkt 3)

[Pawliki_sprzedaz]

Jak dla mnie jest to trochę śliskie i nie wiem jak będzie patrzeć na to US. Dowodem wewnętrznym możnaby zaksięgować zdarzenia na które nie mamy faktury, a fakturę od Allegro otrzymujemy.

Musielibyśmy księgować co miesiąc dowodem wewnętrznym fakturę allegro zamiast księgować ją "normalnie" fakturą. 

Później przychodziłaby faktura którą będziemy uznawać do rozliczenia VAT, ale nie kosztów. 

Trochę to dla mnie naciągane - chociaź chciałbym, żeby tak było, a co dopiero dla Jasia który przyjdzie z US i będzie miał wywalone na nasze problemy.

[www_e_sklep_pl]

@VEARS @Pawliki_sprzedaz jeżeli chodzi o VAT, to chyba nie ma wątpliwości, że księgujemy w dacie nadania nr KSeF (dzień wystawienia faktury) i nie ma znaczenia metoda księgowania. Natomiast jeżeli chodzi o podatek dochodowy, to przy pełnej księgowości (metoda memoriałowa) zdaje się nie trzeba mieć żadnych DW, o których piszecie! Na fakturze od Allegro jest bowiem data WYKONANIA USŁUGI / DOSTARCZENIA TOWARU (czy jak to tam zwał). Jest to okres 1.01.2026 - 31.01.2026 (czyli 31 stycznia zostało zakończone dostarczanie usługi), dlatego przy metodzie memoriałowej można księgować w styczniu. Co prawda jest dzisiaj 20 lutego, więc to trzeba rozliczyć do dziś 😉

PS. Zastrzegam, że się mogę mylić, nie jestem ani ustawodawcą, ani pracownikiem US, ani doradcą podatkowym, ani prawnikiem 😉