FAQ | Krajowy System e-Faktur (KSeF)

[gdvorek]

[aktualizacja 11.02.2026]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

7. Dlaczego zmieniliście datę wystawienia naszych faktur?
Przesunięcie przez nas daty wystawienia faktury na kolejny miesiąc zostało wymuszone koniecznością adaptacji naszych procesów do Krajowego Systemu e-Faktur.

8. Czy zmienimy okres rozliczeniowy?
Nie planujemy zmian okresu rozliczeniowego tj. nasze faktury nadal będą wystawiane za pełny miesiąc kalendarzowy. Nie mamy możliwości wprowadzenia różnych okresów rozliczeniowych dla naszych partnerów. Zmiany w tym obszarze objęłyby wszystkich, a przedsiębiorcy mają różne oczekiwania w tym zakresie. Do tej pory Allegro wystawiało faktury w swoich systemach, teraz dodatkowo musimy przesłać faktury do KSeF a to nie dzieje się natychmiastowo.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[www_e_sklep_pl]

---

@www_e_sklep_pl  napisał(a):

@VEARS @Pawliki_sprzedaz (...) Natomiast jeżeli chodzi o podatek dochodowy (...) przy metodzie memoriałowej można księgować w styczniu. 

---

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Art. 6 ust. 1.

W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Art. 6 ust. 2.

Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Art. 20. ust. 1.

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

WIĘCEJ: Z jaką datą zaksięgować fakturę pobraną z KSeF?

[www_e_sklep_pl]

---

WIĘCEJ: Z jaką datą zaksięgować fakturę pobraną z KSeF?

---

Nie wiem czemu nie wstawiło mi fragmentów powyższego tekstu?

 (...)

POWYŻSZE DOTYCZY PEŁNEJ KSIĘGOWOŚCI!

Dla METODY UPROSZCZONEJ:

[VEARS]

wiec tylko Nota księgowa ( dopuszczona przez rozporządzenie dotyczące KPiR -  jako dowód inny )

3. § 7 pkt 1 rozporządzenia

"Za dowody księgowe uznaje się również: 1) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, wynikającego z dowodu obcego lub własnego (...)."

Nota księgowa jest wprost wymieniona jako dopuszczalny dowód księgowy.

Przykład takiej noty (suma przykładowa   -  mozna stworzyć np  w wordzie, zapisać jako PDF, wydrukowac oraz podpiąc pod wydruk wybrukowany screen z „Podsumowanie opłat” z Allegro Sales Center -  i na jej podstawie księgować)
-------------------------------------------------------------------

NOTA KSIEGOWA 1/1/2026

Data wystawienia: 31.01.2026
Okres zdarzenia gospodarczego: styczeń 2026

Opis operacji " Ujęcie kosztu prowizji Allegro za okres 01–31.01.2026 na podstawie raportu „Podsumowanie opłat” z Allegro Sales Center (załącznik do noty)

Pełna nazwa kontrahenta: Allegro sp. z o.o. NIP: 5252674798 .
Kwota brutto: 7 296,93 zł
Stawka VAT: 23%
Wartość netto (koszt): 5 932,46 zł
Koszt ujęty w KPIR za styczeń 2026

Dodatkowe uwagi:
Podatek VAT zostanie rozliczony na podstawie faktury VAT nr ................
(data wystawienia: luty 2026) – jako odrębna pozycja w rejestrze VAT.

Adnotacja:
Sporządzono na podstawie § 6 ust. 3 pkt 3 oraz  § 7 pkt 1 rozporządzenia MFiG z dnia 6.09.2025 r. (Dz.U. poz. 1299) oraz Art.22 ust 6b ustawy o PIT - 

Niniejsza nota stanowi podstawę do ujęcia kosztu w KPIR za styczeń 2026. VAT naliczony zostanie odliczony po otrzymaniu faktury, zgodnie z art. 86 ust. 10 i 10b ustawy o VAT."


podpis wystawcy / pieczątka

---------------------------------------------------------------------------------------

[www_e_sklep_pl]

---

@VEARS  napisał(a):

(...)

NOTA KSIEGOWA 1/1/2026

Data wystawienia: 31.01.2026
Okres zdarzenia gospodarczego: styczeń 2026

Opis operacji " Ujęcie kosztu prowizji Allegro za okres 01–31.01.2026 na podstawie raportu „Podsumowanie opłat” z Allegro Sales Center (załącznik do noty)

(...)

---

Rozumiem, że prowadzisz PEŁNĄ KSIĘGOWOŚĆ?  Czy może UPROSZCZONĄ? Bo nigdzie nie wyczytałem, że przy księgowości uproszczonej można sobie w ten sposób przesunąć koszty na dzień wykonania usługi (zdarzenia gospodarczego), gdy wszedł KSeF i datą wystawienia faktury jest dzień nadania numer w KSeF 😞

[VEARS]

Prowadzę księgowość uproszczoną (KPiR) i wcale nie "przesuwam" kosztów według uznania – stosuję się do konkretnych przepisów, które w tej wyjątkowej sytuacji (KSeF + prowizje Allegro) dają taką możliwość.

Podstawa prawna – krok po kroku:

1. Art. 22 ust. 6b ustawy o PIT mówi wprost:

"Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników, o których mowa w ust. 6 [prowadzących KPiR], uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu."

To oznacza, że koszt można udokumentować nie tylko fakturą, ale także "innym dowodem".

2. Czym jest ten "inny dowód"? – określa to § 6 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia MFiG z 6.09.2025 r. (Dz.U. poz. 1299) , który stanowi, że dowodami księgowymi są m.in.:

"inne dowody [...] potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem"

W moim przypadku takim "innym dowodem" jest nota księgowa (wprost wymieniona w § 7 pkt 1 rozporządzenia) sporządzona na podstawie raportu z Allegro Sales Center.

3. Dlaczego to jest zgodne z rzeczywistością gospodarczą?

• Prowizja Allegro jest naliczana na bieżąco w systemie.

• Raport z Allegro z 31 stycznia pokazuje dokładną, ostateczną kwotę za styczeń – nie jest to szacunek, tylko fakt systemowy.

• Ta sama kwota pojawi się na fakturze w lutym.

4. A co z datą wystawienia faktury w KSeF?
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF . To prawda – Allegro ma czas do 15 lutego. Ale dla kosztów podatkowych (PIT) liczy się data poniesienia kosztu, a tę określa art. 22 ust. 6b .

5. Ważne zastrzeżenie z rozporządzenia:
W § 8 rozporządzenia jest wprawdzie zamknięty katalog sytuacji, w których można wystawić dowód wewnętrzny (np. zakup od ludności, diety, czynsz). Ale moja nota to nie jest dowód wewnętrzny z § 8 – to nota księgowa z § 7, sporządzona na podstawie innego dowodu z § 6 ust. 3 pkt 3, którym jest raport z Allegro .

Podsumowując:

Nie "przesuwam" kosztów według uznania – stosuję literalnie przepisy:

1. Koszt powstał w styczniu (naliczenie prowizji) – to rzeczywisty przebieg zdarzenia.

2. Dokumentuję go notą księgową na podstawie raportu systemowego.

3. Wpisuję do KPiR w styczniu – zgodnie z art. 22 ust. 6b.

4. W lutym, po otrzymaniu faktury, odliczam VAT (opcja "księguj tylko VAT").

VAT rozliczam zgodnie z art. 86 ust. 10 i 10b ustawy o VAT – w miesiącu otrzymania faktury, którym jest luty.

Sprawdziłem w swoim systemie: koszt netto jest w KPiR za styczeń, VAT w rejestrze VAT za luty, żadnego duplikatu, wszystko zgodne z przepisami .

[ja_Nitka]

@VEARS skąd wziąłeś ten tekst rozporządzenia, możesz podać link źródłowy? 

[VEARS]

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250001299/O/D20251299.pdf

§ 7. Za dowody księgowe uznaje się również:
1) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, wynikającego z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
2) dowody opłat pocztowych i bankowych;
3) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dowody zawierające dane, o których
mowa w § 6 ust. 3 pkt 3.
§ 8. 1. Na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych wydatków (kosztów) mogą być sporządzone
dowody zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:
przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot zdarzeń gospodarczych i wysokość wydatku (kosztu).

doglądnie tak nota księgowa będzie korektą  sporządzoną w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego - zgodnie prawem nadrzędnym czyli ustawą  koszty poniesione w styczniu należy księgować w KPiR w styczniu a nie w lutym ...bo  w takim przypadku ( księgowanie zgodnie z fakturą ) kosztów poniesionych w grudniu juz nie  zaksięgujesz w styczniu 2027 

[VEARS]

najlepiej napisać do KAS ale oni zgadzają sie z taka interpretacją 

[DrukujTanio]

Oni się dziś zgadzają a jutro się mogą nie zgadzać. W Polsce mamy tak przepisy ustalane by KAS, Naczelnicy US mogli sobie interpretować jak chcą i jak to zawsze bywa tak dostosowywać przepisy by i je interpretować by zawsze można było podatnika gnębić, niszczyć, kary i mandaty wystawić, ściągać podatki z odsetkami nawet jak wszystko robiłeś zgodnie z przepisami. Zawsze wszystko na niekorzyść podatnika.

[grafikalin]

jak pobrać tą note

[Pawliki_sprzedaz]

Jeśli mielibyśmy korygować nasz raport z Allegro to korygowanie byłoby sztuczne i tworzylibyśmy kreatywną księgowość w celu przesunięcia kosztów między okresami i odniesienia przy tym korzyści.

[Pawliki_sprzedaz]

§ 7. Za dowody księgowe uznaje się również:
1) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, wynikającego z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

- mówią tutaj, że noty są sporządzone w celu skorygowania zapisu - Nie można skorygować czegoś czego jeszcze nie ma.

Fakturę otrzymujemy 2 lutego, a notę korygującą sporządzoną w celu skorygowania robimy 31 stycznia?

[VEARS]

Rozumiem Twoje wątpliwości i przyznaję Ci rację, gdybyśmy mówili o korekcie technicznej z § 7 pkt 1. Ale moja nota to nie jest 'nota korygująca' w tym znaczeniu – to 'inny dowód księgowy' z § 6 ust. 3 pkt 3, który dokumentuje zdarzenie gospodarcze (naliczenie prowizji w styczniu) zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem, zanim jeszcze otrzymam fakturę.

Podstawa prawna jest tu dwupoziomowa:

1. Ustawa (art. 22 ust. 5a ustawy o PIT) – nakazuje zaliczyć koszty bezpośrednie do miesiąca, w którym osiągnięto przychody (tu: styczeń), nawet jeśli faktyczne udokumentowanie (faktura) nastąpi później. To jest prawo nadrzędne.

2. Rozporządzenie (§ 6 ust. 3 pkt 3) – dopuszcza 'inne dowody' potwierdzające zdarzenie gospodarcze zgodnie z rzeczywistością. Raport z Allegro z 31 stycznia pokazuje dokładną kwotę prowizji – to jest właśnie rzeczywistość.

Gdybym tego nie zrobił, koszt prowizji za grudzień 2027 (faktura w styczniu) trafiłby do następnego roku, co jest wprost sprzeczne z ustawą. A przepisy wykonawcze (rozporządzenie) nie mogą stać w sprzeczności z ustawą."**

Nota to "inny dowód ", który potwierdza zdarzenie gospodarcze (naliczenie prowizji w styczniu) zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem.

[Pawliki_sprzedaz]

Rozumiem i trzymam kciuki, żeby Twoje wyjaśnienia były poprawne i żeby nie kwestionowały tego US. Też bardzo bym chciał odzyskać te kilkanaście tysięcy, które mi zabrali przez fakturę z Allegro.

Trochę jednak kłuci mi się tak wystawiona nota z definicją noty, który według tego co pisałeś ma służyć skorygowaniu zapisu :

§ 7. Za dowody księgowe uznaje się również:
1) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, wynikającego z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

Równie dobrze za inny dowód można by uznać sam raport z allegro.

Teraz rodzi się pytanie jeśli np. kupujesz od jakiejś firmy towary i wygenerujesz z jej strony raport zakupionego towaru na dzień 31 styczeń to za pomocą noty możesz wpisać go w koszty stycznia mimo, że nie masz na niego jeszcze faktury?

To taki pierwszy z brzegu przykład, który wpadł mi do głowy, a mógłby służyć do nadużyć.

Rozliczamy się z KPiR na zasadach uproszczonych a nie memoriałowych.
Dlatego uproszczonych, żeby nie można było za dużo kombinować.

Gdybyśmy mieli memoriałowe lub pełną księgowość to całkiem inna sprawa.

[ja_Nitka]

@VEARS  jaką metodę rozliczania kosztów stosujesz, uproszczoną czy memoriałową?

art. 22 ust. 5a ustawy o PIT odnosi się do ust 5, a ten dotyczy ksiąg rachunkowych, czyli metody memoriałowej

"5 . U podatników prowadzących księgi rachunkowe ...."

A inne dowody do dokumentowania kosztów możesz stosować jeśli otrzymanie faktury nie jest możliwe, nie możesz sobie pomijać fakturę bo ona jest dokumentem nadrzędnym.

[VEARS]

To bardzo dobra i precyzyjna uwaga y. Rzeczywiście, art. 22 ust. 5a ustawy o PIT znajduje się w części dotyczącej podatników prowadzących księgi rachunkowe. To ważne spostrzeżenie, które wymaga precyzyjnego rozróżnienia i czytania do konca ustawy

• rzeczywiście Art. 22 ust. 5a znajduje się w bloku przepisów (ust. 5-5c) dotyczących podatników prowadzących księgi rachunkowe...ale

• Ust. 6 stanowi, że te "Zasady określone w ust. 5-5c, z zastrzeżeniem ust. 6b, mogą mieć równiez zastosowanie do podatników prowadzących KPiR, ale pod warunkiem że "stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego".

w moim przypadku opieram się na art. 22 ust. ust 6 I 6b ustawy o PIT, który jest przepisem wprost dedykowanym podatnikom prowadzącym KPiR.

Mówi on, że dniem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia faktury lub innego dowodu. Moją notą ( dopuszczoną rowniez dla KPiR  przez ustęp 6 ustawy) z 31 stycznia wystawiam właśnie ten "inny dowód", oparty na raporcie z Allegro potwierdzającym rzeczywistą wysokość prowizji za styczeń.

Faktury nie pomijam – otrzymuję ją w lutym i księguję z opcją "tylko VAT", zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT. VAT trafia do rozliczenia za luty, koszt netto jest już w KPiR za styczeń. Żaden przepis nie wymaga, żeby ten sam koszt netto był księgowany dwa razy.

Gdybym postąpił inaczej, koszt prowizji za grudzień (faktura w styczniu) trafiłby do następnego roku, co jest sprzeczne z zasadą współmierności i – w przypadku przełomu roku – z celem ustawy - krótko mówiąc kosztów za grudzien nie mógłbym odliczyć. Działam więc zgodnie z literą prawa i rzeczywistym przebiegiem zdarzeń.

[VEARS]

Jeśli chcesz być w 100% bezpieczny:

• Stosuj tę metodę konsekwentnie dla wszystkich okresów roku  (nie tylko na przełomie roku).

• W opisie noty zawsze dodawaj: "Sporządzono na podstawie § 6 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia MFiG z 6.09.2025 r. (Dz.U. poz. 1299)".

• Przechowuj wszystkie raporty z Allegro jako załączniki do not.

To buduje pełną ścieżkę audytową i pokazuje, że działasz systemowo, a nie okazjonalnie.

[VEARS]

PRZYKLAD - do wklejnia wp w wordzie: ( dane fikcyjne)

NOTA KSIEGOWA 1/1/2026

Data wystawienia: 31.01.2026
Okres zdarzenia gospodarczego: styczeń 2026

Opis operacji 
Ujęcie kosztu prowizji Allegro za okres 01–31.01.2026 na podstawie raportu „Podsumowanie opłat” z Allegro Sales Center (załącznik do noty)

Pełna nazwa kontrahenta: Allegro sp. z o.o. NIP: 5252674798 .
Kwota brutto: 7 296,93 zł
Stawka VAT: 23%
Wartość netto (koszt): 5 932,46 zł
Koszt ujęty w KPIR za styczeń 2026

Adnotacja:
Sporządzono na podstawie § 6 ust. 3 pkt 3 oraz  § 7 pkt 1 rozporządzenia MFiG z dnia 6.09.2025 r. (Dz.U. poz. 1299) oraz Art.22 ust 6b ustawy o PIT - 

Niniejsza nota stanowi podstawę do ujęcia kosztu w KPIR za styczeń 2026. VAT naliczony zostanie odliczony po otrzymaniu faktury, zgodnie z art. 86 ust. 10 i 10b ustawy o VAT.

.............................................
podpis wystawcy / pieczątka



31.01.2026: Wystawiasz notę na ten dzien , podpisujesz ją i dołączasz do niej wydruk raportu z Allegro. Wprowadzasz do KPiR kwotę 5 932,46 zł w kolumnie "pozostałe wydatki".

Luty 2026: Otrzymujesz fakturę od Allegro (np. z datą 2 lutego). Wprowadzasz ją do swojego programu księgowego, wybierając opcję "Księguj tylko VAT". Dzięki temu:

• VAT (1 364,47 zł) trafia do ewidencji VAT za luty i zostaje odliczony w deklaracji.

• Kwota netto z faktury nie trafia ponownie do KPiR, co zapobiega podwójnemu ujęciu kosztu.

[ja_Nitka]

@VEARS  taki podział kosztów możesz stosować jeśli rozliczasz koszty metodą memoriałową. Na KPiR możesz stosować tą metodę, ale musisz ją stosować także do innych kosztów, a nie tylko do kosztów z Allegro. Robisz tak?

Większość firm na KPiR pewnie stosuje metodę uproszczoną, bo ... jest prostsza 😉 

[VEARS]

Dziękuję za tę uwagę – masz rację, że wybór metody musi być konsekwentny przez cały rok. I właśnie dlatego jestem konsekwentny: stosuję metodę uproszczoną (kasową) , ale korzystam z uprawnienia wynikającego z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, który pozwala uznać za dzień poniesienia kosztu dzień wystawienia "innego dowodu".

Moją notą z 31 stycznia wystawiam właśnie ten "inny dowód" – na podstawie raportu z Allegro, który pokazuje rzeczywistą kwotę prowizji za styczeń. To nie jest "memoriałówka" (nie dzielę kosztów, nie proporcjonuję), tylko czysta metoda uproszczona, w której datą poniesienia kosztu jest data mojego dowodu.

Faktury nie pomijam – otrzymuję ją w lutym i księguję z opcją "tylko VAT". VAT rozliczam w lutym (zgodnie z ustawą o VAT), a koszt netto mam już w styczniu. Gdybym postąpił inaczej, koszt prowizji za grudzień (faktura w styczniu) trafiłby do następnego roku, co jest sprzeczne z zasadą współmierności i celem ustawy...i zakrzywiałby rzeczywistość 

A co do konsekwencji – oczywiście, stosuję tę samą metodę do wszystkich podobnych kosztów cyklicznych (prowizje, abonamenty) - gdzie faktura przychodzi w następnym miesiącu. Dla kosztów jednorazowych księguję normalnie na podstawie faktury. To jest właśnie konsekwencja.