FAQ | Krajowy System e-Faktur (KSeF)

[gdvorek]

[aktualizacja 11.02.2026]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

7. Dlaczego zmieniliście datę wystawienia naszych faktur?
Przesunięcie przez nas daty wystawienia faktury na kolejny miesiąc zostało wymuszone koniecznością adaptacji naszych procesów do Krajowego Systemu e-Faktur.

8. Czy zmienimy okres rozliczeniowy?
Nie planujemy zmian okresu rozliczeniowego tj. nasze faktury nadal będą wystawiane za pełny miesiąc kalendarzowy. Nie mamy możliwości wprowadzenia różnych okresów rozliczeniowych dla naszych partnerów. Zmiany w tym obszarze objęłyby wszystkich, a przedsiębiorcy mają różne oczekiwania w tym zakresie. Do tej pory Allegro wystawiało faktury w swoich systemach, teraz dodatkowo musimy przesłać faktury do KSeF a to nie dzieje się natychmiastowo.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[Pawliki_sprzedaz]

5d. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

- innego dokumentu w przypadku braku faktury. My tą fakturę będziemy mieli. 

Inne dokumenty mogą się odnosić do zdarzeń na które nie dostajemy faktur np. polisa OC

[VEARS]

"My tą fakturę będziemy mieli"

Tak, będziecie mieli – ale 31 stycznia jej jeszcze nie macie. A to właśnie na ten dzień (dzień poniesienia kosztu) musicie koszt ująć w KPiR. 

Gdybyście czekali z księgowaniem do lutego (gdy faktura wpłynie), to:

Wyrok NSA (II FSK 3297/18)mówi wprost: sama wadliwość udokumentowania wydatku w KPiR (np. brak faktury) nie jest podstawą do zakwestionowania kosztu, jeśli nie ma to wpływu na możliwość ustalenia, czy wydatek został faktycznie poniesiony w danej kwocie . Moj raport z Allegro jest właśnie takim dowodem na faktyczne poniesienie kosztu.

[ja_Nitka]

@VEARS stosujesz księgowość uproszczoną więc księgujesz koszty w KPiR w dacie ich poniesienia (czyli wystawienia faktury), niezależnie jakiego okresu dotyczą, czy dotyczą roku bieżącego czy też następnego.

---

Gdybym postąpił inaczej, koszt prowizji za grudzień (faktura w styczniu) trafiłby do następnego roku, co jest sprzeczne z zasadą współmierności i celem ustawy...i zakrzywiałby rzeczywistość 

---

Zasada współmierności Cię nie dotyczy bo stosujesz księgowość uproszczoną. 

Nie możesz stosować sobie "innego dowodu", bo tak Ci wygodniej, w momencie gdy dane zdarzenie jest udokumentowane fakturą. 
Notę księgową stosuje się w przypadkach, w których nie przewidziano innego sposobu dokumentacji transakcji i nie stanowi ona alternatywy dla faktury. 

Wg. mnie nie masz racji, ale rób jak uważasz... życzę powodzenia w przypadku kontroli skarbowej, aby uniknąć problemów może wystąp o indywidualną interpretację i podziel się z nami jej wynikiem.

[VEARS]

oczywiscie ze mam racje, gdyz mam nawet na to potwierdzenie z KAS ze takei działanie jest  dopuszczalne 🙂 ale kazdy robi jak uważą

[ja_Nitka]

@VEARS w linku który podajesz kluczowe jest "koszt bez faktury"

"w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych"

i właśnie to że Twój przypadek jest taki, że "faktura będzie, ale później" powoduje, że podany link nie dotyczy Twojej sytuacji.

Rozliczyć się masz do 20 następnego miesiąca, a przed tym terminem tą fakturę masz i dlatego Twoja argumentacja nie ma tu racji bytu.
A art. 22 ust. 5a ustawy o PIT, który uparcie przywołujesz Cię nie dotyczy, bo stosujesz księgowość uproszczoną.

Jakie masz potwierdzenie z KAS ze takie działanie jest dopuszczalne, masz indywidualną interpretację co do tego konkretnego przypadku?

---

---