Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[Health___Beauty]

@mix-mce  nie wiem, może i tak ale wtedy Allegro by miało zdublowane faktury za styczeń - wystawione na początku stycznia za grudzień i na koniec stycznia za styczeń. 

[mix-mce]

@Health___Beauty że jak? za grudzień ja mam fv z 31.grudnia, nie ze stycznia.Zobacz sobie na fv jakie masz daty a nie kiedy przyszedł mail o fv

[Halfrunt]

@Health___Beauty jak nie bardzo, dotychczas tak wystawiali i nie było problemu, tylko dokument przyszedł później. Ksef wchodzi od 1-go lutego dla dokumentów wystawianych a nie wysłanych. Przecież mogę wystawić fakturę klientowi 31-go stycznia bez ksef i wysłać go wraz z towarem w lutym - żadna różnica.  

[Health___Beauty]

@Halfrunt  no ok. Zobaczymy jak to będzie.

[Halfrunt]

@Health___Beauty a jak będzie , a jak by mogło być to inna kwestia. 

Wiem tylko to, że jeśli Allegro faktury za styczeń wystawi z datą luty, to zyskają ogrom kasy do obrotu z tytułu VAT na 1 miesiąc, kasy którą nam już zabrali w styczniu wraz z prowizjami, a my sprzedający odliczymy dopiero ją w marcu, po rozliczeniu lutowym.

[gdvorek]

@p_w_x @Health___Beauty 

Wracam z odpowiedzią. Data wykonania usługi (sprzedaży) pozostaje bez zmian - będzie to ostatni dzień miesiąca. Przykładowo fakturę za styczeń sprzedawca otrzyma 2. lutego i taka data wystawienia będzie widoczna na fakturze, natomiast datą sprzedaży będzie 31. stycznia.

[Halfrunt]

Do zaksięgowania dla celów VAT liczona jest data wystawienia faktury, czyli wszystko się zmienia, przesuwa o miesiąc. 

[Health___Beauty]

@Halfrunt  no tak. Do tej pory data wystawienia faktury i data wykonania usługi były ostatnim dniem miesiąca. 

[Halfrunt]

@Health___Beauty dlatego tą otrzymaną fakturę mogłaś zanieś do księgowej by weszła w koszty, teraz będzie można "zanieść do księgowej" miesiąc później. 

[Health___Beauty]

@gdvorek  teraz to już całkiem zgłupiałam. 

W lutym otrzymamy fakturę z datą wystawioną w lutym czyli nie odliczymy VAT za styczeń, w marcu jak rozumiem otrzymamy fakturę z datą marcową więc wtedy realnie odliczymy VAT za styczeń z faktury lutowej, w kwietniu za marzec itp. Gdzie ten zagubiony VAT z jednego miesiąca?

[Halfrunt]

chyba dopiero się znajdzie po miesiącu jak zrezygnujemy z Allegro. 😀

[kotzpsem]

@Halfrunt Najprawdopodobniej tak będzie niestety.

[Health___Beauty]

@kotzpsem @Halfrunt  powiedzieć, że to jest paranoja to nic nie powiedzieć.

@gdvorek  możesz się dowiedzieć czy faktura wystawiona w marcu będzie miała datę 1.03 czy 28.02?

[Entliczeksklep]

Właśnie rozmawiałem o tym z moją księgowością i drążymy temat. w ksef jest jeden wielki bubel odnośnie art.86 ustawy o VAT, która to mówi że VAT za wykonaną usługe możesz wystawić dopiero w miesiącu w którym otrzymaleś FV. Czyli w naszym przyapadku lutym (gubimy jeden miesiąc kosztów) co wygeneruje olbrzymie straty dla wielu firm. Allegro nie będzie obracało naszymi extra pieniędzmi bo zgodnie z ustawą o VAT dla nich obowiązek podatkowy nastęuje po zakońćzeniu usługi czyli ostatniego dnia miesiąca w którym dokonali usługi. Allegro nic się nie zmienia a że jak zwykle sprzedawcy ich nie interesują to po co było już o tym pomyśleć kilka miesięcy temu i zmienić termin rozliczania np. od 25 każdego miesiąca do 25 następnego i nie było by problemu. Z tego co jeszcze ustaliłem to będziecie mogli odliczyć dochodowy z tej fv ze styczniem (wymaga to jakiejś zabawy i moja księgowa nie była zbyt zachwycona) ale VAT niestety pozostaje do rozliczenia w następnym miesiącu więc lepiej zrobić trochę extra kosztów gdyż nikt się nami nie zainteresuje i jak zwykle czy to allegro czy nasze osoby robiące ksef zapomniały o tym drobnym szczególe z rozliczaniem VATU. Zresztą będzie jeden wielki lament w lutym jak większość firm w PL połapie się że za usługę wykonaną w styczniu a wystawioną na FV w lutym nie będą mogli odliczyć VATU.

[Halfrunt]

@Entliczeksklep bardzo ładnie to podsumowałeś, a to ze allegro będzie i tak musiało zapłacić vat za miesiąc sprzedaży, tego nie wiedziałem,. Czyli zyskuje Fiskus 

[kotzpsem]

Z fakturą od InPostu też może być podobnie.

[Health___Beauty]

@kotzpsem  nie wiem jakie masz faktury od InPostu ale u mnie to jest ułamek tego co dostaję od Allegro.

[Halfrunt]

@kotzpsem Inpost miał tak cały czas, mimo faktu że podzielił już przynajmniej u mnie okres rozliczeniowy na dwa w miesiącu. To zawsze wystawiał faktury w nowym miesiącu za miesiąc poprzedni. Jedynie Allegro dawało swoistego rodzaju "bonus" umożliwiający odliczenie faktury w miesiącu usługi. 

[gdvorek]

@Health___Beauty 

Oczywiście, dowiem się więcej i wrócę do Was z odpowiedzią. Proszę Was o cierpliwość, bo padło tu kilka nieprawdziwych teorii - konsultuję pytania, które macie do nas i zapewniam, że wrócę z odpowiedzią. Wiem, że temat jest ważny.

[Entliczeksklep]

Niestey VAT oraz dochodowy będziemy mogli rozliczyć w miesiącu wystawienia faktury czyli w lutym. Infomracja potwirdzona przez moją księgową z KIS oraz ich radcą prawa podatkowego. Zostaje nam tylko zrobić extra koszty w styczniu lub zapłacić extra podatek. Miejmy nadzieję, że allegro wyciągnie rękę do sprzedawców i zmieni termin rozliczania usługi np. od 25 do 25 lub miesiąc podzieli na pół i dostaniemy chocaż fakturę w miesiącu sprzedażowym za okres od 1 do 15 a drugą jej część w nastęnym miesiacu. Jak pisałem wcześniej podatkowo dla allegro nic się nie zmienia, gdyż obowiązuje ich podatek vat i cit w momęcie zakończenia usługi czyli 31 stycznia.