Jako księgowy mam pomysł na stworzenie nowego schematu zakupów dla dużej firmy. Chodzi mi o możliwość dodania przez administratora wielu użytkowników (uprawnionych pracowników) firmy jednocześnie z ustawieniem budżetu na zakupy w danej kategorii oraz ściśle określonym adresem dostawy. Mój uproszczony przykład dotyczy firmy, która posiada wiele rozproszonych oddziałów w Polsce, które regularnie zaopatrują się w materiały biurowe, spożywcze, bhp itp. Idealnie byłoby, gdyby na koniec miesiąca została wystawiona faktura zbiorcza ze wskazaniem miejsc dostaw lub chociaż raport zakupów ze wskazaniem miejsc dostaw (tzw. miejsca powstawania kosztów). Korzyści dla zarządzających finansami firmy: budżetowanie zakupów w danej kategorii jest już kontrolowana na etapie zakupu, a nie po transakcji. Mój pomysł nawiązuje do modelu dostawców kart flotowych do zakupu paliwa. Przykład na liczbach. Firma posiadająca 30 oddziałów. Kierownik każdego oddziału dokonuje 5 zakupów na allegro miesięcznie. W nowym roku do KSEF trafi 150 faktur miesięcznie, dla których trzeba będzie skontrolować budżet, rozliczyć płatności, przypisać miejsca powstawania kosztu. Mając zbiorczą fakturę i zablokowane budżetowanie już na etapie zakupu - ten proces będzie wymierną korzyścią dla firmy. Może nawet nastąpić model ograniczenia zakupów w sklepach stacjonarnych na rzecz zakupów na allegro. Co więcej - można by zakontraktować umową zakupy roczne z cykliczną dostawą dla chociażby kawy, mleka i środków czystości.
