Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

[aktualizacja 11.02.2026]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

7. Dlaczego zmieniliście datę wystawienia naszych faktur?
Przesunięcie przez nas daty wystawienia faktury na kolejny miesiąc zostało wymuszone koniecznością adaptacji naszych procesów do Krajowego Systemu e-Faktur.

8. Czy zmienimy okres rozliczeniowy?
Nie planujemy zmian okresu rozliczeniowego tj. nasze faktury nadal będą wystawiane za pełny miesiąc kalendarzowy. Nie mamy możliwości wprowadzenia różnych okresów rozliczeniowych dla naszych partnerów. Zmiany w tym obszarze objęłyby wszystkich, a przedsiębiorcy mają różne oczekiwania w tym zakresie. Do tej pory Allegro wystawiało faktury w swoich systemach, teraz dodatkowo musimy przesłać faktury do KSeF a to nie dzieje się natychmiastowo.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[mix-mce]

Allegro wystawia fv następnego miesiąca ale na fv jest data wystawienia i data wykonania usługi na ostatni dzień rozliczanego miesiąca więc fv za styczeń mogą być wystawione jeszcze poza KSEF po staremu mimo że dostaniemy je w lutym

Dopiero fv faktycznie wystawione z datą 1.02 i później będą musiały być w ksef

[Halfrunt]

@p_w_x koszty tak (memoriałowo czy jak tam się to zwie), ale podatek VAT nie możesz zaksięgować wcześniej niż data wystawienia faktury, nawet jeśli dotyczyły one poprzedniego miesiąca.

[kotzpsem]

@Health___Beauty Jest gdzieś oficjalna informacja która potwierdza iż Allegro w marcu wystawi faktury z datą ostatniego lutego, bo nigdzie nic nie znalazłem na ten temat.

Z tego co przeczytałem, to tak ma być cały czas i faktury nie będą wystawiane przez Allegro ostatniego dnia miesiąca.

[Health___Beauty]

@kotzpsem  nie ma takiej informacji ale też nie zmienia się zasada wystawiania faktur więc do 15.03 będzie można wystawiać faktury za luty. W lutym za styczeń z datą styczniową nie, bo wchodzi KSEF od 1.02 (dla dużych firm). Ale jak mówię - ja to tak rozumiem i nie wiem na 100% czy to tak będzie.

[Halfrunt]

Allegro mogło by pociągnąć jeszcze ten miesiąc styczniowy, tak jak było dotychczas, i te faktury księgowane by były w styczeń. 

[Health___Beauty]

@Halfrunt  no nie bardzo, bo musieliby faktury wystawić w styczniu z datą styczniową. A przecież sprzedaż trwa całą dobę, chyba żaden system nie ogarnie wystawienia iluś tysięcy faktur o godzinie 23.59. 

[mix-mce]

@Health___Beauty a skąd ksef będzie wiedzieć czy fv była wystawiona 31.stycznia o godzinie 23:55 czy 1.lutego o godzinie 0:05?

Decyduje wystawiający fv czy wpisać ją na styczeń po staremu czy na luty pod ksef

[Health___Beauty]

@mix-mce  nie wiem, może i tak ale wtedy Allegro by miało zdublowane faktury za styczeń - wystawione na początku stycznia za grudzień i na koniec stycznia za styczeń. 

[mix-mce]

@Health___Beauty że jak? za grudzień ja mam fv z 31.grudnia, nie ze stycznia.Zobacz sobie na fv jakie masz daty a nie kiedy przyszedł mail o fv

[Halfrunt]

@Health___Beauty jak nie bardzo, dotychczas tak wystawiali i nie było problemu, tylko dokument przyszedł później. Ksef wchodzi od 1-go lutego dla dokumentów wystawianych a nie wysłanych. Przecież mogę wystawić fakturę klientowi 31-go stycznia bez ksef i wysłać go wraz z towarem w lutym - żadna różnica.  

[Health___Beauty]

@Halfrunt  no ok. Zobaczymy jak to będzie.

[Halfrunt]

@Health___Beauty a jak będzie , a jak by mogło być to inna kwestia. 

Wiem tylko to, że jeśli Allegro faktury za styczeń wystawi z datą luty, to zyskają ogrom kasy do obrotu z tytułu VAT na 1 miesiąc, kasy którą nam już zabrali w styczniu wraz z prowizjami, a my sprzedający odliczymy dopiero ją w marcu, po rozliczeniu lutowym.

[gdvorek]

@p_w_x @Health___Beauty 

Wracam z odpowiedzią. Data wykonania usługi (sprzedaży) pozostaje bez zmian - będzie to ostatni dzień miesiąca. Przykładowo fakturę za styczeń sprzedawca otrzyma 2. lutego i taka data wystawienia będzie widoczna na fakturze, natomiast datą sprzedaży będzie 31. stycznia.

[Halfrunt]

Do zaksięgowania dla celów VAT liczona jest data wystawienia faktury, czyli wszystko się zmienia, przesuwa o miesiąc. 

[Health___Beauty]

@Halfrunt  no tak. Do tej pory data wystawienia faktury i data wykonania usługi były ostatnim dniem miesiąca. 

[Halfrunt]

@Health___Beauty dlatego tą otrzymaną fakturę mogłaś zanieś do księgowej by weszła w koszty, teraz będzie można "zanieść do księgowej" miesiąc później. 

[ARAKOM]

[ARAKOM]

[Health___Beauty]

@gdvorek  teraz to już całkiem zgłupiałam. 

W lutym otrzymamy fakturę z datą wystawioną w lutym czyli nie odliczymy VAT za styczeń, w marcu jak rozumiem otrzymamy fakturę z datą marcową więc wtedy realnie odliczymy VAT za styczeń z faktury lutowej, w kwietniu za marzec itp. Gdzie ten zagubiony VAT z jednego miesiąca?

[Halfrunt]

chyba dopiero się znajdzie po miesiącu jak zrezygnujemy z Allegro. 😀