Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[drekenzes]

@_Likos_ KSEF jest przekroczeniem uprawnień państwa, a głęboka inwigilacja zagrożeniem. 

[mix-mce]

@drekenzes @_Likos_ i inni...

serio teraz 2 dni przed uruchomieniem systemu widzicie zagrożenia i konsekwencje i linkujecie artykuły?

Czemu nikt wcześniej nie wysyłał skarg do odpowiednich instytucji czy nawet do UE? Specyfikacja KSEF i na czym to ma polegać była dostępna już lata temu.

Teraz już wam (i mi) pozostało tylko siąść, zrobić sobie kawę i patrzeć jak wszystko się sypie a ludzie i firmy panikują.

[_Likos_]

@mix-mce jak widzisz nie tylko my teraz linkujemy artykuły. Mnóstwo przedsiępbiorców miało nadzieje że panstwo sie opamieta ( zwłaszcza po zmianie rządów) i albo nie wprowadzi tego ustrojstwa albo zrobi to z głową. Powoli , poprzez dobrowolnośc , i ewolucje a nie rewolucje no i zgodnie z prawem. 

A tu rząd noszący przez rok czasu koszulki z napisem "konstytucja" sam ją łamie wobec obywateli

Rozsądnie np wprowadzono kasy online. Trwało to prawie 10 lat i było stopniowe. Najpierw pojedyncze branże, potem dobrowolnośc , potem wycofano ze sprzedaży kasy z kopią papierową. Dało sie to spokojnie wdrożyć

Natomiast co do  KSeF to od razu , obligatoryjnie dla wszystkich, łamiąc konstytuacje  robią najwiekszą rewolucje jaka miała miejsce od obalenia. komunizmu

Z takiego wrzątku żaba może wyskoczyć.

[mix-mce]

@_Likos_ dlatego pisałem że teraz już nie ma sensu narzekać, trzeba się przygotować na czarny poniedziałek i tyle. Nikt chyba nie myśli że wszystko będzie działać bez zająknięcia od samego rana.

[Halfrunt]

@_Likos_ "demokratycznym państwie prawnym" to bardzo piękne słowa, dzięki zapisowi w konstytucji nawet robią wrażenie poważnych. Gdzieś tam nawet zapisano że wszyscy wg. prawa są równi. 

@drekenzespozbawianie wolności, bez walki jest nie do odzyskania. Natomiast jeśli jest to dla dobra nas wszystkich, powolne, systematyczne, hm.....

[RED]

przecież to nic nie znaczy

@_Likos_ z artykułu wynika, że rpo, na kilka dni przed wprowadzeniem ksef, pyta się ministerstwo czy przypadkiem nie łamią prawa - jak to robi w setkach spraw

otrzyma odpowiedź, że jest to zgodne z przepisami i sprawę zamknie

[_Likos_]

@RED  ksefu od lutego nikt nie cofnie to prawda i albo sam sie wykrzaczy albo duże spółki pozostaną. Natomiast jest jeszcze czas na przesunięcie lub wycofanie obowiązku KSeF wobec JDG bo właśnie w tym przypadku konstytucja jest łamana. JDG to obywatele ( w przeciwieństwie do spółek czy innych innstytuacji z osobowością prawną) i jako tacy są chronieni art 51 kostytucji. I jest jeszcze czas aby rządzący to zrozumieli.

Jelsi byśmy mieli normalny sytem prawny podejrzewam że nie byłoby problemu aby sądy to potwierdziły. W tym co sie dzieje u nas to nie wiadomo co powie sąd i druga niewiadoma czy rządzący to uznają 😞

Rozwalono system prawny - teraz czas na gospodarke 😞

[grafikalin]

różnica polega na tym że inpost nie pobrał opłat od ciebie tą kase masz na koncie i w lutym z 14 dniowym terminem spokojnie zapłacisz u nas koszt na wszystkich kontach allegro to 1000000 miesięcznie a grudniu 3 razy tyle czyli zapłace do allegro 3 bańki w grudniu no i jeszcze bańkę do us bo te 3 co allegro pobrało to mój dochód tylko wielu nie będzie miało na ten podatek jedyne rozwiazanie to wystawianie faktur minimum dwa razy w miesiącu inaczej dużo firm straci płynność finansowa nie mówie teraz o tych co płacą 10k im to nie zagraza

tak jak allegro rozliczało wcześniej czyli koniec miesiąca faktura 14 dni przelew wtedy tak rozliczenie w lutym a jak 1 stycznia allegro pobrało 20000 to mam rozliczyć to w lutym jeszcze jest coś takiego jak faktura zaliczkowa.Poprostu nie chcemy płacić podatku od pieniędzy których nigdy nie mieliśmy a tak to allegro zapłaci podatek i sprzedawca 2 raz od tej samej kwoty

[Health___Beauty]

@grafikalin  to nawet nie jest tak, że my płacimy podatek od pieniędzy, których nigdy nie mieliśmy. My tych pieniędzy nie odzyskamy dopóki nie przestaniemy sprzedawać na Allegro. Tracimy miesiąc kosztów i VATu. Do dziś żyłam w ułudzie, że w marcu to się wyrówna, bo Allegro wystawi faktury z datą 28.02 no ale jak widać jesteśmy w czarnej D.

[sl-aw-ek]

@grafikalin oczywiście, że część osób najpierw płaci InPostowi a dopiero później otrzymuje fakturę. 

@Health___Beauty możesz zaproponować allegro rozwiązanie Twojego problemu zgodne z Twoimi oczekiwaniami ^^ 

Gwarantuje Ci, że jeśli napiszesz nam tutaj jak wystawić w KSEF fakturę z datą wstecz będziesz bogata. 😉

[Health___Beauty]

@sl-aw-ek  I po co ta ironia? Nikt nie każe Allegro wystawiać faktury ze wsteczną data. Niech w lutym wystawią tak jak ma być, bo inaczej się nie da ale potem mogliby wystawić kolejną fakturę na koniec miesiąca zamiast na początek. 28.02 za luty. Wtedy w marcu można by rozliczyć VAT za styczeń i luty. Rozumiem że dla Ciebie mieć czy nie mieć kilkadziesiąt tys zł to żadna różnica ale jednak dla wielu osób to będzie realny problem. 

[mdrogeria]

@sl-aw-ek FV za okres 26 -25  ,data wystawienia 31 , chyba nie ma nic prostszego do wymyślenia .

[sl-aw-ek]

@Health___Beauty bo ironia jest fajna. 

"kolejną fakturę na koniec miesiąca zamiast na początek. 28.02 za luty" 

Jak już pisałem wyżej, to jest technicznie niemożliwe. Jeżeli znasz sposób by w ciągu 1s wszystko policzyć, spakować, przesłać do ksef i mieć GWARANCJĘ, że KSEF da datę 28 luty zmień branżę i pozbądź się zmartwień, kilkadziesiąt tysięcy miesięcznie na ciepłym etaciku czeka na Ciebie. 

@mdrogeria trochę nie rozumiem. Za okres (x - dowolny miesiąc) 1.x - 25 x faktura ostatniego? 

Wówczas za okres 25 x - 28/30/31 x - fakturę należy wystawić do 15 x+1 - czyli mamy dwie faktury w miesiącu. 

"data wystawienia 31" ja bym nie był taki odważny z wystawianiem faktur ostatniego dnia ponieważ jeżeli KSEF będzie wolno odpowiadał może się wydarzyć sytuacja w której i tak datą będzie 1 następnego miesiąca. 

[mdrogeria]

@sl-aw-ek oj...tam , czepisz się , kasę pobierają co godzinkę , jakim problemem byłyby 2 FV w miesiącu ?

[mix-mce]

@mdrogeria @sl-aw-ek @Health___Beauty 

dlaczego nie pójść krok dalej, równie dobrze mogli by robić fakturę raz na tydzień albo po każdej dobie.

Faktury raz na miesiąc są standardem rynkowym w przypadku usług, przewoźnicy mają zwykle co 2 tygodnie. Nie wiem co musiało by się stać by allegro to zmieniło.

Allegro może sobie zrobić datę wykonania usługi na 31.01 ale data wystawienia/przyjęcia do ksef będzie 1-10 luty w zależności od tego jak/czy będzie działać. Tego się nie przeskoczy.

Nie wiem o co się jeszcze kłócicie. Trzeba zacisnąć pośladki i przygotować się na duże podatki do zapłaty albo jak ktoś ma możliwość kupić kupę towaru żeby nazbierało się podatku i po 1.szym zwrócić, ale za miesiąc będzie to samo więc czy warto?

[Health___Beauty]

nie no spoko, po prostu podziwiam, że dla Was miesięczna dziura w kosztach i (przede wszystkim) VAT to takie nic. Allegro wystawi fakturę to dobrze, nie to nie, luz, nic się nie dzieje.

[mix-mce]

@Health___Beauty oczywiście że jest problem, nawet nie chcę wiedzieć ile będę miał... ale rzucanie się na lewo i prawo w niczym nie pomoże.

Skoro wiadomo że problemu się nie przeskoczy to trzeba go obejść. Jak już pisałem, można nakupić towaru, potem zwrócić, za miesiąc znów zakupić trochę mniej i znów zwrócić, aż w końcu podatek się rozłoży na kilka miesięcy. Może lipne rozwiązanie ale nikt się nie przyczepi.

Jak ktoś ma faktury towarowe z odroczonym terminem to już całkiem bajka. Dać tylko cynk do hurtowni żeby focha nie strzelili i będzie ok.

Jak ktoś ma inny pomysł może śmiało działać.

[gdvorek]

Wracam do Was z informacją, że przesunięcie daty wystawienia faktury na kolejny miesiąc było podyktowane koniecznością dostosowania naszych procesów do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Chciałbym również przekazać, że nie planujemy zmiany okresu rozliczeniowego - faktury nadal będą wystawiane za pełny miesiąc kalendarzowy.

Oznacza to, że:

• faktura za styczeń będzie wystawiana z datą z początku lutego,
• faktura za luty będzie wystawiana z datą z początku marca,

 i analogicznie w kolejnych miesiącach.

W razie dodatkowych pytań - kontaktujcie się z nami przez formularz kontaktowy.

[TechartGSM]

Brawo Wy!

[serwis-texas]

Kolejny dowód że stoją ponad wszystkim.