Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[_Likos_]

@Health___Beauty  jak zauważyłąś tam jest napisane : "JESLI wejdzie dyrektywa" 

Na teraz to było tak:

"

Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego w Polsce jest możliwe na podstawie otrzymanej zgody Rady Unii Europejskiej.

Jest to decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168/81). Treść jest dostępna w bazie aktów prawnych Unii Europejskiej: Decyzja derogacyjna Rady UE.

żródło: https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/podstawy-prawne-oraz-kluczowe-terminy/

[TechartGSM]

@_Likos_ Błagam... Do na przykład Chin to się nawet nie umywamy pod tym względem i baaaardzo długo nie będziemy... Poczytaj trochę, pooglądaj, pojedź, to przedefiniujesz słowo "inwigilacja" w swoim słowniku 😄 

To tak jak mój kolega poleciał kilka lat temu na Kubę. Po powrocie mówi mi, "stary, wiesz jaka tam bieda? Masakra.". Dwa lata później poleciał do Meksyku. Wrócił i mówi mi: "Stary, wiesz jakim bogatym krajem jest Kuba..." 🤣🤣🤣

[_Likos_]

@TechartGSM  No tak . W chinach ludzie śpią w zakładach pracy i monitoring twarzy na ulicach.

Tylko czy my chcemy wolności? czy być Chinami ????

Za komuny takze były kraje biedniejsze od Polski ( choćby własnie Chiny). To po co walczyliśmy z komuną??????

Jełsi dla Ciebie obowiązkowy dostęp panstwa w czasie rzeczywistym do każdego dokumentu nie jest inwigilacją to chyba rzeczywiście czekasz na Chiny

[Health___Beauty]

@_Likos_  to jest inwigilacja która przyniesie skutek taki, że US będzie ścigał pana Zdzisia co ma małą firmę a te duże jeszcze szybciej będą się przenosić na Cypr czy do innych rajów podatkowych.

[TechartGSM]

@_Likos_ Tak, tylko że taki dostęp "do każdego dokumentu" to nic nowego. Nowe tu jest jedynie "w czasie rzeczywistym". Dostęp był, jest i będzie - a czy to że w czasie rzeczywistym to game changer? No nie wiem... Pożyjemy, zobaczymy.

[_Likos_]

@TechartGSM " tylko że taki dostęp "do każdego dokumentu" to nic nowego." - nieprawda

Do tej pory kiedy przychodził US raz na 4-5 lat to kontrolował wybrany miesią-dwa i miał dostęp do dokumentów z tego właśnie okresu. Jeśli w tym czasie popełniłeś bład na FV - dostawałes mandat. Pełna kontrola dotyczyła może 1-2% wystawionych FV 

Ponadto była czas na korekte jeśli np wychwysiłeś swój bład.

JPK nie dawał wglądu w FV 

Natomiast KSeF spowoduje że zapłącisz mandat za KAŻDY bład na FV . Myśle że w 2027 zobaczysz różnice

Błedy czasem robi każdy tego sie nie można ustrzec. Od teraz za każdy błąd przedsiebiorca zapłaci. Jak pisałem moim zdaniem tu wcale nie chodzi o uszczelniania VATu . Oszusci i tak bedą oszukiwać. Chodzi o to że bardzo szybko pojawi sie ogromna ilość mandatów za błedy na FV wychwycone przez system

No ale jeśłi uważasz że to dobre......

[Halfrunt]

Właściwie sprzedając na Allegro można wypiąć się na sprzedaż B2B i tym samym odejdzie opcja wystawiania faktur dla firm, pozostanie tylko ich import przez systemy księgowe do zaksięgowania właśnie. 

Gdzieś tu kupujący opisywał przypadek, że nawet w dyskusji nie mógł wymusić na sprzedającym wystawienia faktury na NIP bo ten nie obsługuje firm. 

[_Likos_]

@Halfrunt  co nie zmienia faktu że FV dlaosób fizycznych takze mają iścdo KSeF. Poza tym firma - płatnik VAT nie może odmówić wystawienia FV 

[Halfrunt]

Przekonany jestem, że mogę odmówić wystawienia faktury na firmę jeśli firmom nie sprzedaję. Na pewno nie mogę odmówić konsumentowi, jeśli sobie zażyczy, ale te "jak na razie" do ksef nie są wymagane.  

Po za tym wystawiam takie faktury dla firm kilkadziesiąt w roku na tak żałosne sumy jak 40 zł. - u mnie chyba jakieś najbiedniejsze firmy kupują, notabene np. sklep spożywcy księguje sobie zakup kolczyka do pęka - paranoja. Jeżeli społeczeństwo tak wkoło postępuje to nie dziwie się rządzącym że zwiększają środki kontroli. 

[_Likos_]

@Halfrunt "Trzeba również przypomnieć, że faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane również na konsumentów, czyli na osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (obowiązkowo!)

FV ustrukturyzowane na konsumenta zdaje sie że także są obligatoryjne w KSeF.

Jest tylko dodatkowy wymóg że z konsumentem masz jeszcze uzgodnić jej sposób doręczenia.

https://ksiegowosc.infor.pl/wiadomosci/7505376,faktury-wystawiane-na-zadanie-konsumentow-a-ksef-prof...

Wiec de facto jeśli kupi konsument i nic nie zaznaczy ( a raczej zaznaczy tylko że chce FV)  to....... nie wiadomo co ma zrobić przedsiebiorca......

Zaczyna sie.

[sl-aw-ek]

@Halfrunt 
"sklep spożywcy księguje sobie zakup kolczyka do pęka - paranoja. Jeżeli społeczeństwo tak wkoło postępuje to nie dziwie się rządzącym że zwiększają środki kontroli" 

Spokojnie to akurat taki "mały śmieszny" przykład ale jeżeli myślisz, że KSEF zmieni coś w kwestii nieuczciwych firm ... nic nie zmieni. 

[TechartGSM]

@_Likos_ Uważam, że na pewno z tego powodu nie zrezygnuję z działalności gospodarczej. Takich zmian, które miały "zabić" przedsiębiorców było mnóstwo. Popłoch towarzyszył już nie jednej zmianie. Pamiętam jak z Allegro miało odejść połowę sprzedawców, jak ogłoszono podniesienie prowizji na niebotyczne 6%. Pamiętam jak świat miał pogrążyć się w chaosie 01.01.2000r. Co drugi kierowca miał stracić prawo jazdy bo wprowadzili 21 punktów i kto się rocznie zmieści w takiej liczbie... Wyliczać mogę do rana. 
Jeżeli tak jak napisałeś 30-40% zamknie działalność, to tylko się cieszyć. Konkurencja zmaleje i się zarobi dodatkowo więcej niż wyda na ewentualne mandaty. Jest tylko jedno ale... Tak się nie stanie. Działalność zamknie promil przedsiębiorców.

[_Likos_]

@TechartGSM  a znasz historie o gotowaniu żaby ?

Bo ja mam wrażenie że KSeF to jednak wrzątek.......

[sl-aw-ek]

@mdrogeria "nie , za luty można ustrukturyzować FV w lutym" 

Jak wyobrażasz sobie wystawienie faktur za luty w lutym? Przecież muszą rozliczyć WSZYSTKIE prowizje pobrane do 28.02.2026 23:59:59 - i po tej godzinie przeliczyć i wystawić tysiące faktur w ... no właśnie kiedy ten system ma to przemielić? 

Najważniejsze nawet jeżeli uda się to wszystko "policzyć", spakować i przesłać do KSEF to datę wystawienia faktury USTALI KSEF a nie allegro w momencie gdy ksef "przemieli" faktury. 

Tylko wspomnę, że jeśli zrobią to kilka godzin czy nawet kilka minut wcześniej to część usług na które nie wystawią faktury w lutym MUSZĄ wystawić dokument najpóźniej do 15 marca. 

[RED]

@TechartGSM chyba mało widziałeś lub masz krótką/wybiórczą pamięć

za poprzednich rządów bieżącego premiera us walcząc z szarą strefą uwalił 90% hurtowni gsm bo im wyszło, że Polska sprzedaje więcej smartfonów niż je importuje

kontrole były mordercze, a najłatwiej przecież zniszczyć uczciwego bo złodziej na karę sobie pieniądze ukradnie

teraz po wprowadzeniu ksef stosując proste algorytmy wyliczą Ci różnicę w ilości zakupów

i sprzedaży np: kabli usb c - w myśl ustaw skarbowych ty musisz udowodnić prawdziwość składanych dokumentów

wg papierów kupiłeś 100 sprzedałeś 80 - znaczy 20 poszło  na lewo,

a że dawałeś gratis to gorzej dla Ciebie

rynek handlu przejmą duzi i zagraniczni - ama zona sprzedającego z wielu krajów europy skarbówka nie ruszy

do tego by uniknąć faktur skamowych wielkie firmy zakażą całkowicie drobnych zakupów

np: na allegro lub zakupów poza standardowymi kontrahentami

[TechartGSM]

@RED Mnie się akurat raportowanie zakupów do Ksef nie tyczy 🙂

[drekenzes]

@sl-aw-ek Według obowiązujących przepisów zasadniczo te allegrowe faktury z ostatniego dnia miesiąca powinny być księgowane w kolejnym miesiącu, bo wtedy je otrzymujemy (a Allegro je wysyła zazwyczaj od 1-3 dzień nowego miesiąca). Ale wiele firm i biur nagina ten fakt, że skoro np. 31 styczeń na fakturze, to będziemy udawać, że w tym samym dniu ją otrzymaliśmy i tak rozliczymy w styczniu. Ja na fakturach wpisuje również daty ich otrzymania.

[Halfrunt]

@drekenzes dlatego pisałem o tym wcześniej, że to był swoistego rodzaju bonus ze strony Allegro, bo mogło wystawić np. jak InPost z datą 05-go mimo że sprzedaż dotyczyła poprzedniego miesiąca. 

[drekenzes]

---

@Halfrunt  napisał(a):

@drekenzes dlatego pisałem o tym wcześniej, że to był swoistego rodzaju bonus ze strony Allegro, bo mogło wystawić np. jak InPost z datą 05-go mimo że sprzedaż dotyczyła poprzedniego miesiąca. 

---

@Halfrunt Tylko ten bonus mógł być podważony przez US. Księgowym też było łatwiej to rozliczyć i każdy przymykał oko, a US mógłby się doczepić. A popatrz ile firm nawet w tym wątku rozlicza to naginając przepisy. Teraz już tego nie będzie. U mnie biuro już dawno wprowadziło obowiązek dopisania daty otrzymania faktury, wraz z odpowiedzialnością po stronie firmy.

[_Likos_]

@TechartGSM , @Halfrunt @sl-aw-ek @RED  to zobaczcie co sie dzieje, nie tylko ja widze zagrożenia artyluł z przed dwóch dni. Swieżutki

https://www.gazetaprawna.pl/wiadomosci/kraj/artykuly/10631852,ksef-kontrowersje-rpo-konstytucyjnosc-...

A teraz Konstytucja art 51 ust 2:

"

2.  Władze publiczne nie mogą pozyskiwać, gromadzić i udostępniać innych informacji o obywatelach niż niezbędne w demokratycznym państwie prawnym."

O ile w przypadku spółek ten artykuł nie jest naruszany ( nie są one obywatelami) o tyle w przypadku JDG czy  konsumentów, już tak

W KSeF następuje zarówno gromadzenie danych jak i ich udostępnianie. A dane te nie są danymi "niezbędnymi w demokratycznym państwie prawnym"

A znając nasz system prawny za rok bedziemy swiadkami kilkudziesieciu różnych, sprzecznych ze sobą wyroków i orzeczeń

aha jeszcze jeden cytat z dolnego akapitu tegoż artykułu: "Eksperci alarmują, że tak głęboka ingerencja może być sprzeczna z Europejską Konwencją Praw Człowieka."

Wiec nie tylko ja mam ogromne wątpliwości co do tego stwora jakim jest KSeF