Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[mix-mce]

@_Likos_ nie wiem po co wprowadzili ksef i mało mnie to obchodzi, tv nie oglądam, wiadomości o polityce staram się nie słuchać i nie czytać.

Prowadzę zdrowy tryb życia i ograniczam czynniki powodujące niezdrowy wzrost ciśnienia 🙂 Dlatego tutaj też rzadko jestem.

Bardzo dokładnie kontrole spowodują tylko wzrost szarej strefy i spadek liczby legalnie działających firm. Jak chcą to osiągnąć to ja im nie zabronię.

[_Likos_]

@mix-mce "Bardzo dokładnie kontrole spowodują tylko wzrost szarej strefy i spadek liczby legalnie działających firm. Jak chcą to osiągnąć to ja im nie zabronię."  myśle że masz racje

I przed tym także przestrzegają ekonomiści.

Chociaż z drugiej strony z szarej strefy także sie kogoś zawsze złapie wiec to dodatkowy wpływ do budzetu 😉

No dobra starczy tego teoretyzowania. Jeśli sie to nie wywali to w 2027 ( myśłe że po wyborach) czyli pod koniec roku bedziemy wiedziec wiecej . 

[RED]

@_Likos_ dyskutujesz Kolegą, który nie miał żadnej kontroli, a us widział jedynie w mailu

Jestem sobie w stanie wyobrazić dziesiątki sytuacji, które mogą być wychwycone przez ksef i użyte w celu ukarania przedsiębiorcy i nie chodzi tu o mityczną sankcję podatku vat

@mix-mce jak trafisz na oszustów, wyłudzaczy vatu lub kontrahentów sprzedających np: nielegalnie wprowadzony towaru - to ksef dostarczy dowody przeciwko Tobie na tacy

To na Tobie spoczywa obowiązek weryfikacji firmy i to tej od której kupujesz i jak tej której sprzedajesz, ponadto wszystkie Twoje dane jako np: jdg są publicznie widoczne, a w innych rejestrach można znaleźć pesele, adresy zamieszkania i itp

Raj dla oszustów

Cóż szkodzi jak się jest w/w wystawić fakturę zakupową z terminem płatności i wrzucić do ksef?

[mix-mce]

@RED 

Jako JDG moje dane i tak są publiczne w gus czy ceidg, mogę ukryć adres ale JDG i tak jest publiczne.

Może i nie miałem "prawowitej" kontroli wg Ciebie ale nie raz byłem stroną w przypadku kontroli innego podmiotu który u mnie kupował i mnie złapało "przy okazji". Wiem można powiedzieć to czy tamto.

Obowiązki sprawdzania kontrahentów masz nawet bez ksefu inaczej większość wystawiała by sobie lewe faktury i odpisywała nieistniejące wydatki na nieistniejące firmy a potem się tłumaczyła "a nie wiedziałem".

Fajnie że masz dużą wyobraźnię. Ja tak samo.

Akurat to ostatnie zdanie mi się podoba, jak następnym razem kupi u mnie jakiś osioł za pobraniem na fv i nie odbierze paczki to mu wystawię przez ksef fv na koszt wysyłki.

Ale się będzie pienił.