Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[bboy1i1]

Dzień dobry,

Czy faktura za luty będzie już wystawiona końcem miesiąca czy dalej będzie wstawiona z datą marcową?

[ProGastrojz]

niestety juz w lutym wystawiają i są w ksef juz nie znajdziesz w zakładce faktury, styczniowych faktur nie ma

[_Likos_]

@ProGastrojz  niestety juz w lutym wystawiają i są w ksef juz nie znajdziesz w zakładce faktury, styczniowych faktur nie ma"

Obraz FV jest zw zakłądce tam gdzie wczesniej.Jest to obraz KSeFowski ( i ma numer KSeF)wiec spokojnie można go ksiegować nie pobierając z KSeFu 

Problemem jest data wystawienia. Dotej pory był to ostatni dzień danego miesiąca a obecnie jest to data 02-02-2026 czyli nie można jej zaksegować jako koszt styczniowy.

Natomiast obraz FV można spokojnie pobrać z zakładki allegro

[ProGastrojz]

Czy zauważyliście że allegro samo zmieniło sobie termin wystawiania FV za prowizję? Zawsze otrzymywaliśmy na koniec miesiąca Fv a nowe FV w ksef wystawiają sobie  zamiast 31 styczia to 2 lutego. Dla niektórych jest to problematyczne bo w styczniu nie będziemy mieć faktury kosztowej

[Client:97848466]

To problem nie tylko dla niektórych, a dla wszystkich, którym nie widzi się płacić podatku od dochodu, którego się nie miało!

Jeśli Allegro nie zmieni zdania co do wystawiania przyszłych faktur (co aktualnie podają, że "nie mają w planach"), sprzedawcy nie odzyskają zapłaconego podatku dochodowego, dopóki niezakończą sprzedaży na Allegro lub do czasu zamknięcia działalności. Co więcej jeśli w ostatnim miesiącu zakończenia działalności lub sprzedaży na Allegro, nie będzie przychodu od którego można byłoby odliczyć fakturę kosztową to nieodzyskają tego podatku w ogóle!

[Client:97848466]

Jedynym sprawiedliwym dla Sprzedających rozwiązaniem jest przywrócenie lub zmiana sposobu rozliczania przez Allegro kosztów, przygotowując fakturę tak, aby można było wrzucić w koszty w miesiącu, w którym koszty te powstały.

Wtedy pomimo, że zapłaciliśmy w styczniu podatek od nieistniejącego dochodu, moglibyśmy go w kolejnych miesiącach odzyskać. 

[Aluright_pl]

Albo niech Sprzedający fakturują klientów w następnym miesiącu. Co oczywiście byłoby skrajną głupotą 🙂 I pewnie duża sprzedaż przeszłaby poza Allegro. A podatek zostałby odzyskany. Ale po co tracić czas i się tak bawić jak można wrócić do starych uczciwych zasad jednym małym ruchem...

[RED]

mamy już u siebie faktury kosztowe od allegro w ksef

faktury poza numerem ksef niczym się nie różnią od poprzednich

data wykonania jest określona na 31 stycznia

[kotzpsem]

@RED Różnią się datą wystawienia. Wcześniej był np. 30.11 teraz już początek kolejnego miesiąca.

[Health___Beauty]

@kotzpsem  dokładnie. Poprzednia faktura jest z 31.01, aktualna z 2.02. 

[AlleMakijazPL]

Witam,

Dziś przekazałam księgowemu moje dwie faktury z Allegro za styczeń, które zostały wystawione 2 lutego w KSeF. Księgowy poinformował mnie, że nie mogę ich odliczyć w styczniu, ponieważ faktura ma datę 2 lutego za opłaty za styczeń , więc VAT za styczeń odliczę dopiero w lutym.

Koszty za luty z kolei będę mogła odliczyć dopiero w marcu. Oznacza to, że w praktyce każdy miesiąc jest „przesunięty” o miesiąc w odliczeniu VAT, a jeden miesiąc pozostaje bez kosztów i bez odliczonego VAT.

poprzednia była z datą końca miesiąca 31. 12 

styczeń dziura w kosztach 

[_Likos_]

@RED  zobacz sobie dokładnie na poprzednich DATA WYSTAWIENIA to był ostatni dzień danego miesiąca. A na tej data wystawienie to początek lutego.  Ergo nie otrzymaliśmy FV ze styczniowa datą wystawienia. Wiec styczeń jełsi chodzi o koszt allegro jest na 0 zł .Nie możesz zaksiegować w styczniu kosztowej FV wystawionej w lutym

[mikeza]

i to jest niestety słabe, bo na początek roku trzeba będzie zapłacić konkretny podatek. w moim przypadku kilka tys vatu więcej, dziękuję ksef i allegro.

[ARAKOM]

liczę tak sobie, że część małych odpadnie z podziału tego tortu

[Client:97848466]

Odpadną, ale na ich miejsce wejdą kolejni. To się dzieje od lat i wątpię, żeby się kiedyś zmieniło. Gorzej, że kolejni mogą być okazać się jeszcze gorsi od ich poprzedników sprzedających taniej, niż sami kupują.

[AlleMakijazPL]

może to komuś się przyda odp od mojego ksiegowego 

zgodnie z przepisami podatkowymi i metodą którą masz rozliczane podatki (uproszczona) faktura jest kosztem w dacie jej wystawienia - zatem ta którą załączyłaś - będzie kosztem lutego, mimo iż dotyczy opłat za styczeń. 

Musiałabyś zmienić formę rozliczania na memoriałową - wtedy koszty byłyby rozliczane proporcjonalnie do okresu którego dotyczą, ale uwaga - to dotyczyłoby wszystkich faktur kosztowych - bardzo pracochłonne i inaczej wyceniane w naszym Cenniku za usługi.

Niestety, gdyby allegro wystawiło fakturę 31.01, a tylko wysłało ją do KSeF 01 czy 02 lutego - byłaby kosztem stycznia, a VAT odliczalibyśmy w lutym. 

Jeżeli tam jest data wystawienia 02.02 - to i koszt i VAT odliczamy w lutym. 

zgodnie z przepisami podatkowymi i metodą którą masz rozliczane podatki (uproszczona) faktura jest kosztem w dacie jej wystawienia - zatem ta którą załączyłaś - będzie kosztem lutego, mimo iż dotyczy opłat za styczeń. 

Musiałabyś zmienić formę rozliczania na memoriałową czy ktoś się tak rozlicza ?

[mix-mce]

@AlleMakijazPL zgodnie z ustawą o ksef datą wystawienia fv staje się data zarejestrowania fv w ksef, to kiedy faktycznie faktura zostanie utworzona chyba już nie ma znaczenia.

Więc nawet jak by fv wystawili 31.stycznia to i tak po wprowadzeniu do ksef trzeba by było ją rozliczyć na luty.

Jedyny sposób to jak by fv ze stycznia wystawili z datą 31.01 i nie wysyłali ich do ksef, ale z drugiej strony problem byłby znowu w lutym więc na jedno wychodzi.

[maliszewko2014]

@mix-mce 

Moim zdaniem Allegro mogło bez żadnego problemu wystawić faktury 31 stycznia i nie miało obowiązku wysyłania ich do KSeF. W tym dniu nie istniał jeszcze prawny obowiązek rejestracji faktur w KSeF, więc wystawienie ich w tradycyjnej formie było w pełni dopuszczalne i zgodne z przepisami.

Zamiast tego Allegro zdecydowało się opóźnić wystawienie faktur, tłumacząc to KSeF-em. W mojej ocenie było to wygodne usprawiedliwienie, a nie realna przeszkoda prawna. Prawo nie blokowało wystawienia faktur 31 stycznia — blokada była decyzją organizacyjną Allegro, a nie wymogiem ustawowym.

Dlatego podejrzewam, że prawdziwy powód był inny. Opóźnienie wystawienia faktur mogło pozwolić na przesunięcie przychodów lub kosztów do kolejnego okresu rozliczeniowego, co z kolei mogło wpłynąć na lepsze wyniki finansowe wykazane w raportach. Takie działanie jest szczególnie korzystne, gdy firma chce zaprezentować wyższy zysk — na przykład na potrzeby raportów dla akcjonariuszy lub poprawy postrzegania wyników finansowych spółki, co pośrednio może wpływać także na cenę akcji.

Nie twierdzę, że było to działanie nielegalne. Twierdzę natomiast, że argument o KSeF został użyty instrumentalnie — jako techniczna wymówka dla decyzji, która najprawdopodobniej miała czysto finansowe i wizerunkowe uzasadnienie, a nie prawne.

Gdyby rzeczywiście chodziło wyłącznie o zgodność z przepisami, faktury mogły zostać wystawione 31 stycznia i temat by nie istniał. Skoro jednak tak się nie stało, trudno nie odnieść wrażenia, że KSeF był tylko zasłoną dymną, a realnym celem było zarządzanie wynikiem finansowym, a nie dobro sprzedawców.

[mix-mce]

@maliszewko2014 przecież fv za luty też wystawią dopiero w marcu więc jak nie teraz to za miesiąc byłby płacz że luty będzie bez kosztów. Jedyna różnica że luty będzie kilka dni krótszy, ale komu to pomoże?

Jak już pisałem, to że styczeń zrobili by po staremu nie znaczy że następnego miesiąca by nie było problemu. Więc może już lepiej jest jak jest.

Jedynym realnym rozwiązaniem jest zmiana okresu rozliczeniowego np od 7.go do 7.go ale to bez sensu bo znów byłby płacz jak rozliczać koszty w poszczególnych miesiącach.

[maliszewko2014]

@mix-mce 

Mogło zostać po staremu i nie byłoby żadnego „płaczu” ani teraz, ani za miesiąc.

To, że faktury za luty są wystawiane w marcu, nie ma znaczenia. Kluczowa jest data wystawienia faktury, a nie moment jej fizycznego pojawienia się u sprzedawcy. W styczniu nie było jeszcze obowiązku KSeF, więc wystawienie faktur z datą 31.01 było w pełni dopuszczalne.

Masz rację, że w KSeF technicznie liczy się data utworzenia dokumentu w systemie — ale KSeF od początku przewiduje tryb offline. I to dokładnie zmienia sytuację:

• faktura może zostać podpisana certyfikatem offline,

• mieć datę wystawienia np. 31 stycznia,

• bez natychmiastowej wysyłki do KSeF,

• a następnie przekazana do systemu w późniejszym terminie — i to jest w 100% poprawne.

Czyli:

• styczeń mógł zostać rozliczony po staremu,

• luty już normalnie w KSeF,

• bez zmiany okresu rozliczeniowego,

• bez mieszania kosztów między miesiącami.