Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[mix-mce]

@maliszewko2014 faktury offline są tylko awaryjnie, allegro i nikt inny nie będzie się tak bawił. jeśli ksef działa fv offline nie powinny być wystawiane. Nie wiem czy są za to jakieś kary ale zapewnie będą.

Poza tym pomyśl nad tym co piszesz, jak luty miałby być rozliczony normalnie jak dostaniesz fv w marcu więc rozliczysz ją w kwietniu?

Jak byś dostał styczeń po staremu to kiedy luty rozliczysz?

[maliszewko2014]

mix-mce  Może przesadziłem ale mogą wystawić faktury na koniec miesiąca rozliczenie od 1 d0 30 stycznia 31 wystawienie luty od 31 01 do 27 lutego lub za ostatni dzień w kolejnym miesiącu

[sl-aw-ek]

@maliszewko2014 "mix-mce  Może przesadziłem ale mogą wystawić faktury na koniec miesiąca rozliczenie od 1 d0 30 stycznia 31 wystawienie luty od 31 01 do 27 lutego " 

Temat już wcześniej tu poruszany ale chyba trzeba to napisać kolejnej osobie, jeśli na prawdę znasz sposób aby wystawić fakturę w ksef za usługę z 28.02.2025 23:59:59 z datą lutową zmień branżę, będziesz bogaty. 

"lub za ostatni dzień w kolejnym miesiącu" - nie później niż 15 następnego miesiąca. 

[aniadomek]

Przecież nic nie stało na przeszkodzie by allegro zostało przy poprzednim systemie i wystawiało faktury ostatniego dnia miesiąca. Mogło wystawić 31.01 za styczeń poza KSeF, kolejną 28.02 za luty w KSeF, 31.03 za marzec w KSeF itd. Ale tak jak pisze maliszewko2014 - allegro wymyśliło sobie, że wykorzysta zamieszanie z KSeF do sztucznego "podreperowania wyników" w kolejnym raporcie mogąc pochwalić się przed inwestorami. A to kosztem tysięcy firm - sprzedawców Allegro, które tym samym dostaną miesiąc bez kosztów i bez vat. Dobry początek roku. Brawo Allegro - jesteście mistrzami w wykańczaniu polskich biznesów.

[_Likos_]

@aniadomek "Mogło wystawić 31.01 za styczeń poza KSeF, kolejną 28.02 za luty w KSeF, 31.03 za marzec w KSeF itd" teoretycznie tak

Praktycznie datą otrzymania FV jest nadanie jej numeru ksef. A jesli ostatniego dnia któregoś miesiąca ksef sie zawiesi? wówczas i tak te Fv byłyby z datą kolejnego miesiąca......

Wystawioania Fv na początku miesiąca daje allegro miesiąc czasu na reakcje w razie problemów z ksef lub systemem allegro.

Poza tym pamietajmy że nawet jeśli data wystawienia na FV była ostatnim dniem miesiąca to de facto otrzymywaliśmy je na początku nastepnego miesiąca wiec jeśłi allegro wpisałoby date wystawienia ostani dzien miesiąca ale do ksefu wrzuciło na początku miesiąca kolejnego to i tak można by ją była zaksiegować dopiero po nadaniu numeru ksef. Czyli dokłądnie tak jak teraz z Fv za styczen

[_Likos_]

@Client:97848466  masz racje. Tak sie dzieje ale i sytuacja sie zmienia. Bezrobocie relatywnie niskie. Płace nawet nie złe.

Teraz sobie popatrz: na etacie - 8h i do domu, nalezy Ci sie płatny urlop, nalezy Ci sie płatne zwolnienie, nalezy Ci sie odpowiednie zabezpieczenie BHP i socjalne.

na JDG handel - nie masz płatnego urlopu, niby pracujesz kiedy chcesz ale de facto jeśli chce sie utrzymać to pracujesz wiecej niż 8h, odpowidasza za warunki pracownikó, podjazd kurierów, zwroty konsumeckie, prawa konsumenta do reklamacji, kontrole wszelakiego rodzaju a teraz jescze postawią Ci taki "fotoradar" z US który w czasie rzeczywistym bedzie wychwytywał kazdy Twój błąd. Wiem że w tym roku nie ma mandatów ( niby) , ale ten rok szybko minie .......

Wiec kalkulując summa summarum handel na JDG w porównaniu do etatu wypada w tym momencie dużo gorzej. 

Ja już wstrzymałem wszystkie zamówienia i robie sobie rok wyczekująco - wyprzedażowy. Ostatnie umowy z pracownikami rozwiązałem z koncem ubiełego roku. Zobaczymy jak to sie skonczy jeśłi bedzie tak jak teraz to ide na etat. Nawet jeśli zarobie mniej to psychika odpocznie po ponad 20 latach.

A inni jak chcą zakłądać działalnośći handlować?  prosze bardzo, nie bede zazdroscił.

[mix-mce]

@_Likos_ ze 3 lata temu próbowałem wrócić na etat, znalazłem nawet robotę, też w ecommerce, całkiem duży sklep tylko inny asortyment niż ja. Już było wszystko dogadane, przyszedłem na okres próbny i zaczęły się kwiatki. Obowiązki o których nie było wcześniej mowy, robota po 10-12h chociaż wcześniej nie było o tym wspomniane, do tego namawianie do pracy w soboty, oczywiście wynagrodzenie ustawowe reszta pod stołem.

Podziękowałem. Próbowałem jeszcze w dwóch innych ale podobnie, uzgodnienia co innego a faktycznie co innego. Potem firmy się dziwią że mają taką rotację.

[_Likos_]

@mix-mce  trzy lata temu 

1) była inna sytuacja na rynku pracy

2) była inna sytuacje w ecommerce ( a w szczególności na allegro)

3) były inne pensje i inne zyski z handlu

4) nie było strażnika ( ksefu) który kontroluje każy Twój dokument

5) trzy lata temu zatrudniałem 6 osób na imowe o prace na pełny etat i sie opłacało - na koniec ubiegłego roku zwolniłem ostatnie dwie bo handel jest coraz mniej opłacalny a obowiązków coraz wiecej

Ot takie 5 drobnych różnic........

[AlleMakijazPL]

  @Syrena_zT @N_Nitka28 @RaBarbar_ka @MiMary @w_kiwi @Sa_nova @la_nika @nat_not @_HolaOla_ Witam,

Dziś przekazałam księgowemu moje dwie faktury z Allegro za styczeń, które zostały wystawione 2 lutego w KSeF. Księgowy poinformował mnie, że nie mogę ich odliczyć w styczniu, ponieważ faktura ma datę 2 lutego, więc VAT za styczeń odliczę dopiero w lutym.

Koszty za luty z kolei będę mogła odliczyć dopiero w marcu. Oznacza to, że w praktyce każdy miesiąc jest „przesunięty” o miesiąc w odliczeniu VAT, a jeden miesiąc pozostaje bez kosztów i bez odliczonego VAT.

Czy ktoś spotkał się z taką sytuacją? Czy jest możliwość, aby faktury Allegro za poprzedni miesiąc były uwzględniane w tym samym miesiącu, w którym dotyczą usług, a nie w miesiącu wystawienia faktury?    

[TechartGSM]

Poczytaj przypięty wątek o Ksef. Miłego czytania, obyś dzisiaj zasnęła.

[AlleMakijazPL]

ach dziękuje za radę tylko ze w nim jest dokładnie to co tutaj piszę 

za styczeń nie będzie kosztów 

a ja mam fakturę na 10 tyś i chciałaby ja jednak moc odliczyć wiesz bo takie jest moje prawo 

[TechartGSM]

10K? Szczęściara... No właśnie prawo jest takie, że tej faktury nie możesz odliczyć.

[AlleMakijazPL]

tak wiem , ale to tylko przez to ,ze allegro nie wystawiło poprawnie tej Faktury i dotyczy to zapewne tez ciebie 

[TechartGSM]

Prawie każdego tutaj...

[mix-mce]

@_Likos_ nie personalnie do Ciebie ale zawsze jest ten argument że x lat temu było inaczej... 😉

Jako pracownika może ksef Cię nie obchodzić ale jak dostaniesz robotę gdzie będziesz wystawiał FV to znowu zacznie bo będziesz odpowiadać za fv wysłane do ksefu, a tych poprawić się nie da jak się źle wpisze.

Na pensje nie patrzę, zarabiając ustawowe minimum zarobiłbym więcej niż teraz z allegro i nie wstydzę się tego powiedzieć. JDG to zabawa dla masochistów.

Ale czasem ktoś ma trochę inne powody by zostać przy JDG. Nie każdy ma wachlarz możliwości.

[_Likos_]

@mix-mce  ja tylko próbowałem pokazać jak to wszystko jedzie równią pochyłą. 

Czasem wiele rzeczy sie robi z przyzwyczajenia. Handlując ponad 20 lat na swoim nie jest łatwo podjąć decyzje o powrocie na etat ale dla mnie notoryczna kontrola w postaci KSeF była czymś co przewazyło szale.

Nawet najuczciwszy cżłowiek sie denerwuje w czasie kontroli bo to normalna reakcja ( choćby podczas kontroli drogowej - niby nic nie zrobiłeś ale jak Ci policja każe sie zatrzymać to stresik jest)

Teraz przedsiebiorcy zostaną poddani kontroli premenentnej  i to zawsze bedzie z tyłu głowy.Gdzie zasypiając bedziesz sie zastanawiał czy gdzieś nie trzasnąles głupiego błedu na FV.

Dla mnie to przeważyło szale. Póki co i tak musze wyprzedać towar ale jełsi nic sie nie zmieni z ksefem to ja wysiadam z tego pociągu

P.S. Z zostaniem fakturzystą w firmie masz racje.Myśle że tutaj bedzie dużo wolnych etatów i..... dużo odpowiedzialności.

[mix-mce]

@_Likos_ ja zawsze powtarzałem że ksefu boją się ci co lubią kręcić w podatkach 😉

Błędy na fv to taki problem? Kupujący/kontrahent się odezwie, wystawi się korektę i problem z głowy. Większość się odzywa.

A nawet jeśli nie, to wątpię żeby US najpierw wpieprzał mandat a potem pytał o wyjaśnienia. Ja przez 15 lat JDG nie miałem kontroli ale miałem kilka wezwań do wyjaśnienia "nieścisłości".

Dawno temu zapłaciłem nawet 2tyś zaległego podatku bo moja była księgowa zrobiła wielki bubel. I miałem oficlalne wezwanie z US poleconym itp.. więc w sumie jak kontrola.

[_Likos_]

@mix-mce "A nawet jeśli nie, to wątpię żeby US najpierw wpieprzał mandat a potem pytał o wyjaśnienia" ......a moim zdaniem własnie po to jest ksef a nie do uszczelniania luk VATowskich

JDG nie kobinująna VACie bo odpowiadaja cąłym majątkiem i przekrety VAT są nieopłaclane ( w przeciwienstwie do spółek) . Wiec jełśi chodzi o luki VATowskie to JDG można było z niewielką stratą wyłączyć z KSeF

Natomiast JDG to doskonały dostarczyciel wpływów dlla Panstwa za mandaty. Z reguły płaci i nie protestuje, nie ma sie jak obronić przed mechanizmami US wiec nawet wątpliwy mandat zostaje opłacony.

A teraz zobacz. Co przynosi wieksze wpływy? kontrole drogówki czy system fotoradarów? Oczywiscie że fotoradary po co swego czasu prawie każda gmina miała "straż gminną" i fotoradar?

A ksef to taki fotoradar.Wystarczy prosty algorytm wychwytyjący błedy w FV i .... mozna niemalże masowo drukować mandaty........

Ot tak własnie myśle. Oczywiście że nie jest to oficjalna panstwowa wersja. Tak jak fotoradary w gminach były wyłącznie dla "poprawy bezpieczeństwa"

[mix-mce]

@_Likos_ a czy taka sama panika nie była z wprowadzeniem drukarek online? Też cała sprzedaż się od razu rejestruje na serwerach.

Jak ktoś zapieprza przez wąskie kręte drogi które zwykle nawet chodnika nie mają to zasługuje na płatne zdjęcie.

[_Likos_]

@mix-mce  masz racje zasługuje.

Kiedyś po przejechaniu 200km autostradą zjechałem w boczną droge. Teren zabudowany i po 100-200m zatrzymała mnie policja łapiąc 59k/h. Nie żebym **piiip**zielał lecz po prostu zmiana odczucia prędkości iii trudno zdarzyło sie.

Ze przekroczenie nie było duże i nie mam punktów to policjan zrozumiałi kazął jechać. Fotoradar by nie zrozumiał......

W polsce mamy ok 2,5mln aktywnych JDG. Jęłsi średnio "kseforadar" wychwyci dwa wykroczenia w roku  i każdy otrzyma 2x500zł = 1000 ( pisze o średniej) to mamy  2,5 MILIARDA dochodu dla budżetu......

A myśle że średnie ta bedzie wieksza bo kontrolowana bardzo dokładnie bedzie każda FV a nie jak do tej pory mniej niż 1%

Bo jak juz zwrócili uwage ekonomiści sam koszt wdrożenia Ksef jest droższy niż potencjalne oszczedności na uszczelnianiu VATu

Pokazałem Ci proste wyliczenia ale masz prawo nadal myłseć że KSeF to uszczelnienie luki VAT i że nic sie nie zmieni....