Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[Client:97848466]

Tak, wiem o tym, dlatego piszę bo chyba ludzie nie zdają sobie z tego sprawy. Szukam odpowiedzi czy rozwiązania tego problemu.

matt_rose Nie rozumiem dlaczego mój temat został połączony z tym tutaj, gdzie aby dotrzeć do mojej wiadomości trzeba przegrzebać 10 stron komentarzy. Mój temat dotyczył uświadomienia sprzedawców jak będzie wyglądał styczeń pod kątem podatków. Przez Waszą zmianę my poniesiemy teraz koszty i straty. Temat nie dotyczył KSEF, a raczej faktury kosztowej za styczeń i podatków z tym związanych.

matt_rose informujecie, że nie planujecie zmieniać daty wystawienia dokumentu z kolejnego miesiąca. Uważam, że to może być jedyny ratunek dla wielu sprzedających, którzy dowiedzą się w tym miesiącu ile mają do zapłaty podatku dochodowego i VAT. Jeżeli ktoś niezabezpieczał się odkładając pieniądze może być teraz w kropce i wpaść w długi.

Faktury Allegro sięgają setek tysięcy złoty od których trzeba będzie zapłacić w styczniu podatek, jakby to był nasz dochód.

[Health___Beauty]

@Client:97848466  mam złą wiadomość - teraz to już nic nie zrobisz. Kto dotarł do tego wątku w styczniu miał szansę kupić więcej towaru czy wygenerować inne koszty za styczeń. Teraz to już pozostaje tylko grzecznie zapłacić podatek dochodowy i VAT bez kosztów z Allegro. 

[Health___Beauty]

@kostas11  a jak Ty chcesz te koszty "odzyskać" w lutym?  Jest dokładnie tak jak @Client:97848466  pisze - robi się miesięczna dziura w kosztach od Allegro, która się wyrówna miesiąc po zakończeniu sprzedaży na Allegro. Poprzednia faktura była za grudzień, obecna jest za luty, kolejna będzie za marzec. Styczniowe koszty uciekły w kosmos.

[Aluright_pl]

Druga sprawa jest taka, że rozwala się cały rok 2026 kosztowo, bo fakturę kosztową za Grudzień 2026 otrzymamy w 2027 🙂 Podliczanie miesięczne czy kwartalne też będzie zabawa z excelem lub kalkulatorem zamiast spojrzeć prosto do KPiRi mieć wynik na tacy.

[Client:97848466]

Dla wielu firm zapłacony podatek w styczniu nie wróci nawet w sytuacji zakończenia sprzedaży na Allegro. Jeśli firma nie będzie miała przychodu i nie będzie od czego odjąć ostatniej faktury kosztowej to wtedy zapłacony podatek "rozpłynie się w powietrzu", a raczej w budżecie Państwa.

Trochę nie rozumiem czemu zaledwie garstka osób o tym mówi. Ciężko pracujemy oddając Allegro kilka razy więcej niż sami zarabiamy, a jeszcze w bonusie dostajemy takie prezenty, nad którymi Allegro "nie planuje żadnych zmian".

Oddajcie ludziom to co sobie wypracowali pozwalając ująć Wasz przychód w swoich kosztach. Nie wierzę, że nie da się tego zrobić. Wystarczy chcieć, co widać po wielu ruchach i decyzjach Allegro.

[kostas11]

@Client:97848466 Trochę nie rozumiem czemu zaledwie garstka osób o tym mówi.

Bo dla wielu nie robi to różnicy, przykładowo masz fakturę na 5000 zł Vat masz 1000 zł, w tym miesiącu zapłacisz 1000 zł więcej Vat a w lutym se odliczysz fakturę którą miałeś kiedyś w styczniu, i Ci ten 1000 zostanie 🙂 Jak będziesz mieć nadpłatę Vat bo nie masz takich dochodów to wystąpisz o zwrot Vatu 😄

[Health___Beauty]

@kostas11  dla wielu nie robi różnicy? Poczekaj parę dni aż się wszyscy zorientują jaka jest data faktury. Mało kto ma z Allegro fakturę na 5000, to są dużo większe kwoty i to nie jest 1000 zł VATu do zapłacenia. Poza tym jak pisze @Aluright_pl faktura za sprzedaż w grudniu (który w większości branż jest miesiącem największej sprzedaży) przyjdzie z datą styczeń 2027. Po prostu zabrano nam miesiąc kosztów - zarówno w podatku dochodowym (co się też przełoży na wyższą składkę zdrowotną) jak i VAT. 

[ProGastrojz]

dlatego mało kto pisze bo do tej pory nikt tego nie zauważył dzis FV pojawiły się w ksef afera dopiero się zacznie jak dziś sprzedawcy zaczną pobierac Fv , ja powiem szczerze nie widziałem nawet powiadomienia o zmianie terminu FV ale na allegro w aktualnościach jest. Pytanie teraz czy allegro wysłało nam powiadomienie jak zawsze mailowe czy skrzętnie to przemyciło w swoich aktualnościach. Jednym słowem allegro dyma nas sprzedawców jak chce 

[bboy1i1]

Dzień dobry,

Czy faktura za luty będzie już wystawiona końcem miesiąca czy dalej będzie wstawiona z datą marcową?

[ProGastrojz]

niestety juz w lutym wystawiają i są w ksef juz nie znajdziesz w zakładce faktury, styczniowych faktur nie ma

[_Likos_]

@ProGastrojz  niestety juz w lutym wystawiają i są w ksef juz nie znajdziesz w zakładce faktury, styczniowych faktur nie ma"

Obraz FV jest zw zakłądce tam gdzie wczesniej.Jest to obraz KSeFowski ( i ma numer KSeF)wiec spokojnie można go ksiegować nie pobierając z KSeFu 

Problemem jest data wystawienia. Dotej pory był to ostatni dzień danego miesiąca a obecnie jest to data 02-02-2026 czyli nie można jej zaksegować jako koszt styczniowy.

Natomiast obraz FV można spokojnie pobrać z zakładki allegro

[ProGastrojz]

Czy zauważyliście że allegro samo zmieniło sobie termin wystawiania FV za prowizję? Zawsze otrzymywaliśmy na koniec miesiąca Fv a nowe FV w ksef wystawiają sobie  zamiast 31 styczia to 2 lutego. Dla niektórych jest to problematyczne bo w styczniu nie będziemy mieć faktury kosztowej

[Client:97848466]

To problem nie tylko dla niektórych, a dla wszystkich, którym nie widzi się płacić podatku od dochodu, którego się nie miało!

Jeśli Allegro nie zmieni zdania co do wystawiania przyszłych faktur (co aktualnie podają, że "nie mają w planach"), sprzedawcy nie odzyskają zapłaconego podatku dochodowego, dopóki niezakończą sprzedaży na Allegro lub do czasu zamknięcia działalności. Co więcej jeśli w ostatnim miesiącu zakończenia działalności lub sprzedaży na Allegro, nie będzie przychodu od którego można byłoby odliczyć fakturę kosztową to nieodzyskają tego podatku w ogóle!

[Client:97848466]

Jedynym sprawiedliwym dla Sprzedających rozwiązaniem jest przywrócenie lub zmiana sposobu rozliczania przez Allegro kosztów, przygotowując fakturę tak, aby można było wrzucić w koszty w miesiącu, w którym koszty te powstały.

Wtedy pomimo, że zapłaciliśmy w styczniu podatek od nieistniejącego dochodu, moglibyśmy go w kolejnych miesiącach odzyskać. 

[Aluright_pl]

Albo niech Sprzedający fakturują klientów w następnym miesiącu. Co oczywiście byłoby skrajną głupotą 🙂 I pewnie duża sprzedaż przeszłaby poza Allegro. A podatek zostałby odzyskany. Ale po co tracić czas i się tak bawić jak można wrócić do starych uczciwych zasad jednym małym ruchem...

[RED]

mamy już u siebie faktury kosztowe od allegro w ksef

faktury poza numerem ksef niczym się nie różnią od poprzednich

data wykonania jest określona na 31 stycznia

[kotzpsem]

@RED Różnią się datą wystawienia. Wcześniej był np. 30.11 teraz już początek kolejnego miesiąca.

[Health___Beauty]

@kotzpsem  dokładnie. Poprzednia faktura jest z 31.01, aktualna z 2.02. 

[AlleMakijazPL]

Witam,

Dziś przekazałam księgowemu moje dwie faktury z Allegro za styczeń, które zostały wystawione 2 lutego w KSeF. Księgowy poinformował mnie, że nie mogę ich odliczyć w styczniu, ponieważ faktura ma datę 2 lutego za opłaty za styczeń , więc VAT za styczeń odliczę dopiero w lutym.

Koszty za luty z kolei będę mogła odliczyć dopiero w marcu. Oznacza to, że w praktyce każdy miesiąc jest „przesunięty” o miesiąc w odliczeniu VAT, a jeden miesiąc pozostaje bez kosztów i bez odliczonego VAT.

poprzednia była z datą końca miesiąca 31. 12 

styczeń dziura w kosztach 

[_Likos_]

@RED  zobacz sobie dokładnie na poprzednich DATA WYSTAWIENIA to był ostatni dzień danego miesiąca. A na tej data wystawienie to początek lutego.  Ergo nie otrzymaliśmy FV ze styczniowa datą wystawienia. Wiec styczeń jełsi chodzi o koszt allegro jest na 0 zł .Nie możesz zaksiegować w styczniu kosztowej FV wystawionej w lutym