Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

[aktualizacja 11.02.2026]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

7. Dlaczego zmieniliście datę wystawienia naszych faktur?
Przesunięcie przez nas daty wystawienia faktury na kolejny miesiąc zostało wymuszone koniecznością adaptacji naszych procesów do Krajowego Systemu e-Faktur.

8. Czy zmienimy okres rozliczeniowy?
Nie planujemy zmian okresu rozliczeniowego tj. nasze faktury nadal będą wystawiane za pełny miesiąc kalendarzowy. Nie mamy możliwości wprowadzenia różnych okresów rozliczeniowych dla naszych partnerów. Zmiany w tym obszarze objęłyby wszystkich, a przedsiębiorcy mają różne oczekiwania w tym zakresie. Do tej pory Allegro wystawiało faktury w swoich systemach, teraz dodatkowo musimy przesłać faktury do KSeF a to nie dzieje się natychmiastowo.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[mdrogeria]

@sl-aw-ek nie , za luty można ustrukturyzować FV w lutym

[TechartGSM]

@gdvorek Kolejne 2 dni minęły, to jest ta wspomniana "chwila"? Dzisiaj 29.01 a Wy nadal nie potraficie nic powiedzieć w tej ważnej sprawie.

[_Likos_]

Kurcze Wam naprawde nie przeszkadza ten system totalnej inwigilacji ????? Nie zastanawiacie sie że jednym ruchem praktycznie znacjonalizowano wszystkie firmy w tym kraju? Przecież FV nie otrzymujesz teraz od kontrahenta tylko od Państwa. Komuna przez 50 lat tego nie potrafiła zrobić

Co bedzie następne? Kamery obowiązkowe  u kazdego obywatela i ogólnopolski big brother??? Przecież mozna by tak był zrobić . Tylko dla "bezpieczeństwa" obywateli.

Im dłużej myśle o tym KSeFie tym mniej mi sie podoba 😞 Jak to samo sie nie wykrzaczy to ja sie zawijam z działalnością.

[Health___Beauty]

@_Likos_  a co my mamy do powiedzenia? Za chwilę US będzie wiedział o nas wszystko - kasy online już są więc wie za ile co sprzedajesz, za chwilę będzie podgląd każdej faktury więc wie z ile kupujesz. Wycofanie gotówki w obiegu firmowym myślę, ze też jest kwestią czasu. Mnie bardziej martwi, że włamanie do takiego systemu (co w naszym kraju jest wielce prawdopodobne) to potencjalny przepis na katastrofę.

[_Likos_]

@Health___Beauty  włamanie mnie średnio interesuje . Po prostu nie chce żyć w takim systemie.

To totalna inwigilacja. Po co było walczyć z komuną???? Za kilka dni wolnośc gospodarcza zostanie całkowicie zlikwidowana 😞

A cała prawda o systemie ( o ile on przetrwa) wyjdzie dopiero w 2027 kiedy zaczną sie sypać kary za kazdą nieprawidłowo wystawioną FV. Bo moim zdaniem własnie o to w tym chodzi.

Nie o luke VATowską . Lecz o błyskawiczne naliczanie kar za każdy bład na FV

[Health___Beauty]

@_Likos_  ja też nie chce ale co my możemy? Albo się temu poddajesz albo zamykasz firmę. Innej drogi nie ma. Najlepsze jest to, że wczoraj przeczytałam, że KSEF jest na chwilę a za parę lat wejdzie jakiś ogólny unijny system e faktur i będzie kolejna rewolucja. 

[_Likos_]

@Health___Beauty  jak na razie to Polska w 2023 wystepowała do UE o zwolnienie z niektórych dyrektyw aby mócwprowadzić KSeF . Bo nawet według unii taka inwigilacja jest zbyt daleko posunięta

[Health___Beauty]

@_Likos_ 

 

[_Likos_]

@Health___Beauty  jak zauważyłąś tam jest napisane : "JESLI wejdzie dyrektywa" 

Na teraz to było tak:

"

Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego w Polsce jest możliwe na podstawie otrzymanej zgody Rady Unii Europejskiej.

Jest to decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168/81). Treść jest dostępna w bazie aktów prawnych Unii Europejskiej: Decyzja derogacyjna Rady UE.

żródło: https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/podstawy-prawne-oraz-kluczowe-terminy/

[cztery_bez_atu]

A za rogiem czai się tzw. AMLA

[TechartGSM]

@_Likos_ Błagam... Do na przykład Chin to się nawet nie umywamy pod tym względem i baaaardzo długo nie będziemy... Poczytaj trochę, pooglądaj, pojedź, to przedefiniujesz słowo "inwigilacja" w swoim słowniku 😄 

To tak jak mój kolega poleciał kilka lat temu na Kubę. Po powrocie mówi mi, "stary, wiesz jaka tam bieda? Masakra.". Dwa lata później poleciał do Meksyku. Wrócił i mówi mi: "Stary, wiesz jakim bogatym krajem jest Kuba..." 🤣🤣🤣

[_Likos_]

@TechartGSM  No tak . W chinach ludzie śpią w zakładach pracy i monitoring twarzy na ulicach.

Tylko czy my chcemy wolności? czy być Chinami ????

Za komuny takze były kraje biedniejsze od Polski ( choćby własnie Chiny). To po co walczyliśmy z komuną??????

Jełsi dla Ciebie obowiązkowy dostęp panstwa w czasie rzeczywistym do każdego dokumentu nie jest inwigilacją to chyba rzeczywiście czekasz na Chiny

[Health___Beauty]

@_Likos_  to jest inwigilacja która przyniesie skutek taki, że US będzie ścigał pana Zdzisia co ma małą firmę a te duże jeszcze szybciej będą się przenosić na Cypr czy do innych rajów podatkowych.

[TechartGSM]

@_Likos_ Tak, tylko że taki dostęp "do każdego dokumentu" to nic nowego. Nowe tu jest jedynie "w czasie rzeczywistym". Dostęp był, jest i będzie - a czy to że w czasie rzeczywistym to game changer? No nie wiem... Pożyjemy, zobaczymy.

[_Likos_]

@TechartGSM " tylko że taki dostęp "do każdego dokumentu" to nic nowego." - nieprawda

Do tej pory kiedy przychodził US raz na 4-5 lat to kontrolował wybrany miesią-dwa i miał dostęp do dokumentów z tego właśnie okresu. Jeśli w tym czasie popełniłeś bład na FV - dostawałes mandat. Pełna kontrola dotyczyła może 1-2% wystawionych FV 

Ponadto była czas na korekte jeśli np wychwysiłeś swój bład.

JPK nie dawał wglądu w FV 

Natomiast KSeF spowoduje że zapłącisz mandat za KAŻDY bład na FV . Myśle że w 2027 zobaczysz różnice

Błedy czasem robi każdy tego sie nie można ustrzec. Od teraz za każdy błąd przedsiebiorca zapłaci. Jak pisałem moim zdaniem tu wcale nie chodzi o uszczelniania VATu . Oszusci i tak bedą oszukiwać. Chodzi o to że bardzo szybko pojawi sie ogromna ilość mandatów za błedy na FV wychwycone przez system

No ale jeśłi uważasz że to dobre......

[Halfrunt]

Właściwie sprzedając na Allegro można wypiąć się na sprzedaż B2B i tym samym odejdzie opcja wystawiania faktur dla firm, pozostanie tylko ich import przez systemy księgowe do zaksięgowania właśnie. 

Gdzieś tu kupujący opisywał przypadek, że nawet w dyskusji nie mógł wymusić na sprzedającym wystawienia faktury na NIP bo ten nie obsługuje firm. 

[_Likos_]

@Halfrunt  co nie zmienia faktu że FV dlaosób fizycznych takze mają iścdo KSeF. Poza tym firma - płatnik VAT nie może odmówić wystawienia FV 

[Halfrunt]

Przekonany jestem, że mogę odmówić wystawienia faktury na firmę jeśli firmom nie sprzedaję. Na pewno nie mogę odmówić konsumentowi, jeśli sobie zażyczy, ale te "jak na razie" do ksef nie są wymagane.  

Po za tym wystawiam takie faktury dla firm kilkadziesiąt w roku na tak żałosne sumy jak 40 zł. - u mnie chyba jakieś najbiedniejsze firmy kupują, notabene np. sklep spożywcy księguje sobie zakup kolczyka do pęka - paranoja. Jeżeli społeczeństwo tak wkoło postępuje to nie dziwie się rządzącym że zwiększają środki kontroli. 

[_Likos_]

@Halfrunt "Trzeba również przypomnieć, że faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane również na konsumentów, czyli na osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (obowiązkowo!)

FV ustrukturyzowane na konsumenta zdaje sie że także są obligatoryjne w KSeF.

Jest tylko dodatkowy wymóg że z konsumentem masz jeszcze uzgodnić jej sposób doręczenia.

https://ksiegowosc.infor.pl/wiadomosci/7505376,faktury-wystawiane-na-zadanie-konsumentow-a-ksef-prof...

Wiec de facto jeśli kupi konsument i nic nie zaznaczy ( a raczej zaznaczy tylko że chce FV)  to....... nie wiadomo co ma zrobić przedsiebiorca......

Zaczyna sie.

[sl-aw-ek]

@Halfrunt 
"sklep spożywcy księguje sobie zakup kolczyka do pęka - paranoja. Jeżeli społeczeństwo tak wkoło postępuje to nie dziwie się rządzącym że zwiększają środki kontroli" 

Spokojnie to akurat taki "mały śmieszny" przykład ale jeżeli myślisz, że KSEF zmieni coś w kwestii nieuczciwych firm ... nic nie zmieni.