Jak radzić sobie z dyskusjami inicjowanymi przez klientów w przypadku zamówień starszych niż rok?

[Jiadenrt36]

Otrzymaliśmy dyskusję zainicjowaną przez klienta, który złożył zamówienie w naszym sklepie 1 rok temu.
Nie byłoby problemu i szybko doszliśmy z nim do porozumienia - byliśmy skłonni zwrócić temu użytkownikowi 80zł.
Pojawił się jednak problem przy realizacji tej prośby, ponieważ zamówienie zostało złożone ponad rok temu, więc nie mogliśmy go znaleźć w „Zamówieniach”, co uniemożliwiło nam dokonanie zwrotu.
Zwróciliśmy się do „allegro kontakt”, ale to nie rozwiązało problemu. Dopóki klientowi nie udało się uzyskać zwrotu pieniędzy za pośrednictwem Allegro protect, być może ze względu na długość dyskusji, użytkownik oznaczył dyskusję jako nierozstrzygniętą.
To również znacząco wpłynęło na jakość sprzedaży w naszym sklepie.
W związku z tym chciałbym zadać pytanie, jak powinienem prawidłowo obsłużyć tego typu zamówienie, w którym nie mogę znaleźć szczegółów statusu, jeśli chodzi o tego typu sytuację, w której nie mamy możliwości zwrotu pieniędzy?
I co powinienem teraz zrobić, aby cofnąć szkody w moim wyniku sprzedaży z powodu mojej niezdolności do przetwarzania zwrotów?
Mam nadzieję, że ktoś mi pomoże

[N_Nitka28]

@Jiadenrt36 Widzę, że skontaktowałeś się z nami w tej sprawie w zgłoszeniu 50234017. Proszę Cię o cierpliwość.