Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[AlleMakijazPL]

www_e_sklep_pl nie rozumiesz tego co ktoś ci chciał przekazać 

wyjaśnię po krótce mogli wystawić fakturę 31 . 01 

a do ksf wysłać 2 stycznia tak jak do tej pory jesli nie rozumiesz tego poproś księgowego aby ci to wyjaśnił 

[sl-aw-ek]

@AlleMakijazPL Proponuje abyś udał się do innego księgowego to Ci wyjaśni jaka będzie data faktury przesłanej do ksef 2 stycznia bo chyba ktoś wprowadził Cię w błąd  😉

[AlleMakijazPL]

nie , nie potrzebuje ale dziękuje za sugestie 

[_Likos_]

@AlleMakijazPL  generalnie problem jest taki że w koszty można wrzucić Fv dopiero po nadaniu jej numeru KSEF ( tak to jest określone przepisem)

Czyli jeśli allegro wpisałoby FV z datą 31 stycznia a do ksef wrzuciło 02-02 toi tak numer ksef byłby nadany 02-02 . Nie mogło tego zrobic jako ksef offline bo 31-01 ksef 2.0 jeszcze nie działał. Wiec kosztem tak czy inaczej by sie stało w lutym.

Jedynym wyjsciem byłoby wystawienie FV jeszcze po staremu - czyli z data 31-01 poza systemem ksef . Ale nalezy pamietać że allegro nie pracuje na ręcznym wystawianiu FV wiec system allegro musiał być dostosowany wczesniej .

Zresztą przysłanie styczniowych FV poza ksef nic by nie zmieniło poza tym że cała sytuacja opóźniła by sie o jeden miesiąc

[DrukujTanio]

Dla Allegro takie wystawienie faktur to jeden miesiąc oszczędności na podatkach za które zapłaca sprzedawcy i dlatego tak zrobili.

[www_e_sklep_pl]

Nie do końca "oszczędności". Po prostu zapłacą później, tak samo jak my odliczymy później. To nie wina Allegro, tylko nowych przepisów, natomiast Allegro mogło to przewidzieć wcześniej i mogli zmienić okres rozliczania miesiąca nie na ostatni dzień miesiąca, ale na kilka dni wcześniej, wtedy mieliby kilka dni na podliczenie opłat i wystawiać faktury te kilka dni później, czyli np. 29-31 dnia miesiąca. Ktoś tutaj zaproponował takie rozwiązanie, aby Allegro zmieniło okres rozliczania miesiąca na np. 25 dnia miesiąca. Wtedy faktury do KSeF będą wysyłane pod koniec miesiąca, a nie na początku następnego.

[sl-aw-ek]

@www_e_sklep_pl "Od strony podatkowej wprowadzenie dwóch terminów nic nie zmienia, więc wystarczy jeden termin np. na 25 dzień miesiąca, a pozostałe dni miesiąca będą księgowane za 30 dni (w kolejnym miesiącu)." 

Wielokrotnie poruszany tutaj temat, takie rozwiązanie jest niezgodne z prawem. Fakturę za okres od 25 - ostatniego dnia miesiąca masz obowiązek wystawić najpóźniej 15 dnia następnego miesiąca. 

Jakimś tam rozwiązaniem byłaby zmiana okresów rozliczeniowych i wystawienie faktur co 7 lub 14 dni. 

[www_e_sklep_pl]

---

Fakturę za okres od 25 - ostatniego dnia miesiąca masz obowiązek wystawić najpóźniej 15 dnia następnego miesiąca.

No tak! Ustawa o VAT! Tylko przy rozliczaniu okresowym zdaje się można tak zapisać w umowie między kontrahentami, że usługa wykonana jest 25. dnia miesiąca i kolejne dni (od 26 do 31 dnia miesiąca są już nową usługą, która zostanie wykonana 25. dnia miesiąca następnego). Innymi słowy, Allegro wykonuje dla nas usługę, która rozpoczyna się 26 dnia i kończy 25 dnia miesiąca następnego. Tak więc jest to do wykonania. Ważne jest zakończenie wykonania usługi, a jak długo trwa usługa i kiedy zaczyna się jej wykonywanie, to kwestia umowa. Tym bardziej, że na fakturze widzimy jedną pozycję, a nie wiele osobnych usług. Jest to jedna usługa, a termin jej wykonania to jest np. 26 stycznia - 25 lutego.

Jeszcze raz przytoczę słowa mojego księgowego: "ONI NIGDY NIE STANOWIĄ PRAWA, KTÓRE BYO BY NA KORZYŚĆ PODATNIKA" :)))))))))))) Państwo z kartonu! Dzięki @sl-aw-ek 👍

[TechartGSM]

@AlleMakijazPL Datą wystawienia faktury jest data nadania jej numeru Ksef, także nie, nie mogli.

[www_e_sklep_pl]

---

@AlleMakijazPL  napisał(a):

www_e_sklep_pl nie rozumiesz tego co ktoś ci chciał przekazać 

wyjaśnię po krótce mogli wystawić fakturę 31 . 01 

a do ksf wysłać 2 stycznia tak jak do tej pory jesli nie rozumiesz tego poproś księgowego aby ci to wyjaśnił 

---

Kolego! koleżanko?!

Zanim kogoś zaczniesz obrażać, że czegoś nie rozumie, proponuję poczytać lub faktycznie "ZMIENIĆ KSIĘGOWEGO", żebyś nie musiał/musiała robić korekty JPK.

1. Do tej pory Allegro zbierało dane zamówień do końca miesiąca (do godziny 23:59:59).
2. Po zebraniu danych i rozliczeniu zamówień/opłat itd. można było wystawić fakturę z datą wsteczną, czyli z datą ostatniego dnia miesiąca.
3. Po wprowadzeniu KSeF skończyło się wystawianie faktur z datą wsteczną, czyli kończą się prośby od klientów typu: "czy możesz mi wystawić fakturę jeszcze na styczeń?"
4. Nie ma znaczenia data wystawienia faktury, tylko DATA UZYSKANIA NUMERU FAKTURY KSeF, czyli data widoczna na UPO!

Powinienem napisać: "PRZEPROŚ!", ale nie spodziewam się takiej reakcji, czytając Twoje komentarze.

[drekenzes]

@www_e_sklep_pl A wiesz co to data wpływu na fakturze? No to teraz będzie realna 😉 Przykładowo fakturę z 31 stycznia Allegro nigdy nie wysyłało w styczniu, ale w lutym. I dotyczy to każdego innego miesiąca. Więc od dawna źle rozliczacie VAT, no bo kto by się przejmował datą wpływu, pewnie nawet nie była uwzględniania w księgowości 😉

[www_e_sklep_pl]

---

@drekenzes  napisał(a):

A wiesz co to data wpływu na fakturze? 

---

Prawie masz rację. Liczy się data wpływu, ale nie faktury, tylko towaru (w przypadku towarów), czyli data dostawy towaru, albo data zakończenia usługi (inaczej mówiąc dostarczenia usługi).

Jeżeli się pomyliłem, to wybacz. Może masz rację i może źle rozliczaliśmy VAT? Prowadzę działalność tylko niecałe 30 lat i w tym czasie przepisy zmieniały się, więc może coś przeoczyłem? Popraw mnie, jeżeli źle napisałem.

Teraz, od 1 lutego, po wprowadzeniu KSeF, ważna będzie data nadania numeru KSeF. Zgadza się?

[drekenzes]

@www_e_sklep_pl Proszę, taki artykuł pierwszy z brzegu:

https://kancelariawyrzykowscy.pl/blog-jst/data-wplywu-na-fakturze-co-oznacza-i-dlaczego-jest-istotna...

[www_e_sklep_pl]

---

@drekenzes  napisał(a):

@www_e_sklep_pl Proszę, taki artykuł pierwszy z brzegu:

https://kancelariawyrzykowscy.pl/blog-jst/data-wplywu-na-fakturze-co-oznacza-i-dlaczego-jest-istotna...

---

Masz rację! Zwracam honor! To pokazuje, jak mało wiemy, ile haków na nas mają urzędy, jak to jest skomplikowane i zawiłe! Nie wspomnę jeszcze o transakcjach międzynarodowych, imporcie, dokumentach celnych itd.

Przeczytałem powyższy artykuł i przeczytałem także Art. 86. USTAWY - [Odliczenie podatku] - Podatek od towarów i usług (nie w całości, bo to jest zbyt długie i skomplikowane dla przeciętnego podatnika) 😉

Jest tak (fragmenty Art. 86. Ustawy o VAT):

10b.  Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:
1) ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny;

Tymczasem ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a brzmią:

2.  Kwotę podatku naliczonego stanowi:
1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;
2) w przypadku importu towarów - kwota podatku:
a) wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,

Jeszcze zapytałem GPT i oto fajnie to podsumował. Pytanie:

"Ustawa o VAT. Polska. W którym momencie mam prawo do odliczenia VAT? 1. Data wystawienia faktury? 2. Data dostawy towaru/usług? 3. Data odebrania faktury? 4. Data zapłaty za towar/usługę?"

[www_e_sklep_pl]

---

@drekenzes  napisał(a):

Więc od dawna źle rozliczacie VAT, no bo kto by się przejmował datą wpływu, pewnie nawet nie była uwzględniania w księgowości 😉

---

Jeszcze jedna uwaga! Faktycznie niektórzy księgowi wolą księgować fakturę w dacie jej wpływu (tzw. bezpieczne księgowanie), ponieważ nie było przeciwskazań, aby fakturę zaksięgować miesiąc, a nawet 2-3 miesiące później. Po prostu odliczało się VAT z opóźnieniem. Fiskus nigdy nie ma nic przeciwko, jeżeli pomniejszasz ich wpływy z VAT z opóźnieniem (na ich korzyść). Zawsze krzywo patrzą, gdy ktoś za szybko sobie odliczy (na ich niekorzyść) 😉 Dlatego niektórzy woleli księgować w dacie wpływu, jeżeli to był przełom miesiąca, aby jakiś nadgorliwy urzędnik skarbowy nie przyczepił się (nawet jeżeli nie miał racji, co jednak należałoby wykazać przed NSA). 

Ostatnia faktura od Allegro:

Niestety, zgodnie z KSeF, teraz ta data nie będzie miała znaczenia dla momentu ksiegowania VAT. Wszędzie podkreślają, że teraz będzie liczył się MOMENT NADANIA NUMERU W KSeF! Zazwyczaj będzie to ten sam dzień, w którym wysłano fakturę do KSeF (chyba, że ktoś wyśle tuż przed północą i KSeF nie zdąży nadać numeru, wtedy będzie to zazwyczaj dzień następy; przy założeniu, że nie ma awarii).

Nie jestem księgowym. Nie jestem prawnikiem. Piszę z doświadczenia.

[drekenzes]

@www_e_sklep_pl Ja wiem, że urzędy miały problem z ustaleniem faktycznej daty wpływu, ale upierliwy urzędnik mógłby to zrobić. U mnie w biurze księgowym podpisywało się oświadczenie o braniu odpowiedzialności za datę wpływu. Brak daty wpływu na fakturze - faktura kosztowa nie była rozliczana. 

[AlleMakijazPL]

Mój księgowy się na to nie zgodził ..

[drekenzes]

---

@AlleMakijazPL  napisał(a):

Mój księgowy się na to nie zgodził ..

---

Dla księgowego takie podejście to sporo dodatkowej pracy.

Część firm z tego powodu zaczęła klientom wystawiać dwie faktury w miesiącu. Allegro w zależności od obrotu powinno wystawiać faktury klientom co najmniej dwa razy w miesiącu, nawet częściej przy wysokich obrotach. Czemu tak nie robią? Bo mają w ofercie pożyczki.....

[www_e_sklep_pl]

Przyznaję, że nie czytałem CAŁEJ USTAWY O VAT, jednakże dzisiaj sprawiłeś @drekenzes , że SIĘ PORAZ N-TY ZAŁAMAŁEM i znowu mam ochotę zamknąć tę cholerną działalność i walić ten kraj! Mamy chyba jedną z NAJBARDZIEJ SKOMPLIKOWANYCH USTAW O VAT! Przez 30 lat tyle rzeczy się zmieniało, że JA NIE NADĄŻAM! Chcesz być uczciwy, ale nie masz szansy BYĆ zgodnie z prawem. Do tej pory byłem przekonany, że ważne są daty dostawy i płatności. Np. mamy coś takiego jak faktura ZALICZKOWA i faktura KOŃCOWA. Płacisz zaliczkę - dostawca wystawia Ci fakturę zaliczkową. Już w tym momencie powstają prawa i obowiązki podatkowe. Teraz czytam, że ważny jest termin dostawy faktury! CO ZA DEBIL TO WYMYŚLIŁ?! Przecież po to mamy 25 dni na rozliczenia VAT (do 25. dnia miesiąca następnego rozliczamy miesiąc poprzedni, księgujemy, nie księgujemy). Usługa wykonana w styczniu. Faktura wystawiona w styczniu. No dobrze, doręczona KILKA DNI PÓŹNIEJ, ale nadal w okresie 1-25 dzień następnego miesiąca, do kiedy masz czas na wysłanie deklaracji VAT! Te przepisy są specjalnie tak skomplikowane, aby ludzie nie mogli za szybko odliczyć VAT! Od strony podatnika, to nie jest uczciwe. Ten kraj nigdy nie będzie przyjazny firmom, podatnikom. Mam ponad 50 lat, doświadczyłem transformacji, ale GDZIE TE CHOLERNE OBIECANE DEREGULACJE?! Jest tylko coraz bardziej skomplikowanie!

PS. Nawet czytając Art. 86 Ustawy o VAT widzimy ILE PUNKTÓW / PODPUNKTÓW zostało usuniętych! TO JEST MAKABRA!!!

[sl-aw-ek]

@www_e_sklep_pl "Tylko przy rozliczaniu okresowym zdaje się można tak zapisać w umowie między kontrahentami, że usługa wykonana jest 25. dnia miesiąca i kolejne dni (od 26 do 31 dnia miesiąca są już nową usługą, która zostanie wykonana 25. dnia miesiąca następnego). Innymi słowy" 

No nie wiem czy taki zapis umowny coś zmienia. "usługa" czyli prowizja od konkretnej sprzedaży jest wykonana i opłacona w konkretnym terminie i faktura MUSI zostać wystawiona do 15 dnia następnego miesiąca. 

Jeżeli chodzi o tego typu zapisy zazwyczaj dotyczą usług telekomunikacyjnych czy dostaw energii - to są usługi które kiedyś świadczyły w zasadzie tylko podmioty publiczne - dlatego te usługi nie są objęte obowiązkiem wystawienia faktury do 15 następnego miesiąca więc mogą sobie swobodnie ustalać okresy rozliczeniowe i wystawiać fakturę ... raz w roku.