Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

[aktualizacja 11.02.2026]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

7. Dlaczego zmieniliście datę wystawienia naszych faktur?
Przesunięcie przez nas daty wystawienia faktury na kolejny miesiąc zostało wymuszone koniecznością adaptacji naszych procesów do Krajowego Systemu e-Faktur.

8. Czy zmienimy okres rozliczeniowy?
Nie planujemy zmian okresu rozliczeniowego tj. nasze faktury nadal będą wystawiane za pełny miesiąc kalendarzowy. Nie mamy możliwości wprowadzenia różnych okresów rozliczeniowych dla naszych partnerów. Zmiany w tym obszarze objęłyby wszystkich, a przedsiębiorcy mają różne oczekiwania w tym zakresie. Do tej pory Allegro wystawiało faktury w swoich systemach, teraz dodatkowo musimy przesłać faktury do KSeF a to nie dzieje się natychmiastowo.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[Health___Beauty]

@kotzpsem @Halfrunt  powiedzieć, że to jest paranoja to nic nie powiedzieć.

@gdvorek  możesz się dowiedzieć czy faktura wystawiona w marcu będzie miała datę 1.03 czy 28.02?

[Entliczeksklep]

Właśnie rozmawiałem o tym z moją księgowością i drążymy temat. w ksef jest jeden wielki bubel odnośnie art.86 ustawy o VAT, która to mówi że VAT za wykonaną usługe możesz wystawić dopiero w miesiącu w którym otrzymaleś FV. Czyli w naszym przyapadku lutym (gubimy jeden miesiąc kosztów) co wygeneruje olbrzymie straty dla wielu firm. Allegro nie będzie obracało naszymi extra pieniędzmi bo zgodnie z ustawą o VAT dla nich obowiązek podatkowy nastęuje po zakońćzeniu usługi czyli ostatniego dnia miesiąca w którym dokonali usługi. Allegro nic się nie zmienia a że jak zwykle sprzedawcy ich nie interesują to po co było już o tym pomyśleć kilka miesięcy temu i zmienić termin rozliczania np. od 25 każdego miesiąca do 25 następnego i nie było by problemu. Z tego co jeszcze ustaliłem to będziecie mogli odliczyć dochodowy z tej fv ze styczniem (wymaga to jakiejś zabawy i moja księgowa nie była zbyt zachwycona) ale VAT niestety pozostaje do rozliczenia w następnym miesiącu więc lepiej zrobić trochę extra kosztów gdyż nikt się nami nie zainteresuje i jak zwykle czy to allegro czy nasze osoby robiące ksef zapomniały o tym drobnym szczególe z rozliczaniem VATU. Zresztą będzie jeden wielki lament w lutym jak większość firm w PL połapie się że za usługę wykonaną w styczniu a wystawioną na FV w lutym nie będą mogli odliczyć VATU.

[Halfrunt]

@Entliczeksklep bardzo ładnie to podsumowałeś, a to ze allegro będzie i tak musiało zapłacić vat za miesiąc sprzedaży, tego nie wiedziałem,. Czyli zyskuje Fiskus 

[kotzpsem]

Z fakturą od InPostu też może być podobnie.

[Health___Beauty]

@kotzpsem  nie wiem jakie masz faktury od InPostu ale u mnie to jest ułamek tego co dostaję od Allegro.

[Halfrunt]

@kotzpsem Inpost miał tak cały czas, mimo faktu że podzielił już przynajmniej u mnie okres rozliczeniowy na dwa w miesiącu. To zawsze wystawiał faktury w nowym miesiącu za miesiąc poprzedni. Jedynie Allegro dawało swoistego rodzaju "bonus" umożliwiający odliczenie faktury w miesiącu usługi. 

[Drukuj_Tanio]

Chyba też zapłacimy wyższą składkę zdrowotną.

[www_e_sklep_pl]

---

@Drukuj_Tanio  napisał(a):

Chyba też zapłacimy wyższą składkę zdrowotną.

---

Na pewno! Po prostu mamy niższe koszty w styczniu. Wszystkie osoby rozliczane na KPiR, gdzie liczą się poniesione koszty, w tym składki na ZUS, zapłacą więcej. 

Wszystko przesuwa się o 30 dni na niekorzyść przedsiębiorców.

Mój księgowy zawsze mawiał: "Panie Piotrze, oni nigdy nie tworzą przepisów na swoją niekorzyść" 😄

[gdvorek]

@Health___Beauty 

Oczywiście, dowiem się więcej i wrócę do Was z odpowiedzią. Proszę Was o cierpliwość, bo padło tu kilka nieprawdziwych teorii - konsultuję pytania, które macie do nas i zapewniam, że wrócę z odpowiedzią. Wiem, że temat jest ważny.

[Entliczeksklep]

Niestey VAT oraz dochodowy będziemy mogli rozliczyć w miesiącu wystawienia faktury czyli w lutym. Infomracja potwirdzona przez moją księgową z KIS oraz ich radcą prawa podatkowego. Zostaje nam tylko zrobić extra koszty w styczniu lub zapłacić extra podatek. Miejmy nadzieję, że allegro wyciągnie rękę do sprzedawców i zmieni termin rozliczania usługi np. od 25 do 25 lub miesiąc podzieli na pół i dostaniemy chocaż fakturę w miesiącu sprzedażowym za okres od 1 do 15 a drugą jej część w nastęnym miesiacu. Jak pisałem wcześniej podatkowo dla allegro nic się nie zmienia, gdyż obowiązuje ich podatek vat i cit w momęcie zakończenia usługi czyli 31 stycznia.

[PaniUszczelka_pl]

Jeśli allegro nie zmieni tej opcji o której pisze w mailach to straty podatkowe za styczeń dla sprzedających:

Przy łącznej prowizji dla prostego rachunku 10000zł:

podmiot na skali:
VAT - 1869zł
Dochodowy - 975 zł
Zdrowotny - 731 zł
Łącznie: 3575 zł

Podmiot na podatku liniowym:
VAT - 1869zł
Dochodowy - 1544 zł
Zdrowotny - 365 zł
Łącznie: 3778 zł

I są to straty bo każda faktura przejdzie na kolejny miesiąc. Według skarbówki i reszty w styczniu tych kosztów przedsiębiorca nie poniósł. 

Taki obrót sprawy dotknie mocno większość sprzedających.

Jak to uratować? Jedyna opcja - faktury 2 x w miesiącu, np.

Allegro za styczeń 2026r. wystawia 25.01.2026. za pozostałe 6 dni miesiąca allegro wystawia 10.02.2026r. wraz z 10 dniami lutego.

W tym miesiącu (ze względu na obowiązek ksefu) daje to fakturę po 25 i 15 dniach, a w kolejne (zależy od miesiąca czy ma 28,30 czy 31 dni) po 15 i 15 dniach.

[www_e_sklep_pl]

Tak! Ustalenie dwóch terminów lub po prostu przesunięcie rozliczenia miesięcznego na kilka dni przed końcem miesiąca, jak napisał @Entliczeksklep . Od strony podatkowej wprowadzenie dwóch terminów nic nie zmienia, więc wystarczy jeden termin np. na 25 dzień miesiąca, a pozostałe dni miesiąca będą księgowane za 30 dni (w kolejnym miesiącu).

Dla Allegro nie zmienia to płynności, ponieważ opłaty teraz pobierają sobie z góry, a podatki i tak odprowadzali w tym samym terminie, co my odliczaliśmy koszty.

[kostas11]

Zgodnie z przepisami, od 1 lutego 2026 wszystkie swoje faktury od nas znajdziesz w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) jako faktury ustrukturyzowane, czyli e-faktury w nowym formacie. 

Co to dla Ciebie oznacza

Ta zmiana nie wymaga od Ciebie żadnych dodatkowych działań na koncie Allegro. 

W zakładce Faktury udostępnimy Ci wizualizację faktury w formie pliku pdf. Będą na niej wszystkie dane, które ma faktura w KSeF. Na wizualizacji zobaczysz też kod QR i odnośnik do faktury w KSeF. Dzięki nim łatwo znajdziesz i sprawdzisz fakturę bezpośrednio w systemie. Wystarczy, że zeskanujesz kod QR lub klikniesz odnośnik do faktury.

Zmiana terminów związanych z fakturą

Zmienią się również daty wystawienia i otrzymania faktury. 

• Data wystawienia: Dotąd był to zawsze ostatni dzień miesiąca. Od lutego na fakturze zobaczysz datę wystawienia z początku kolejnego miesiąca.
• Data otrzymania faktury: Zgodnie z nowymi zasadami, datą otrzymania faktury jest dzień, w którym KSeF nada jej oficjalny numer.

Termin płatności pozostaje bez zmian – to nadal 14 dzień miesiąca, który następuje po miesiącu wykonania usługi. Wyjątkiem będą faktury, na których w polu Razem kwota do zapłaty widnieje 0,00 zł. Na takich dokumentach nie pokażemy już terminu i formy płatności.

Noty korygujące i noty obciążeniowe

Od 1 lutego 2026 noty korygujące przestaną istnieć. Aby zmienić dane na fakturze, na przykład nazwę firmy lub jej adres, zgłoś nam to. Poprawimy dane za pomocą faktury korygującej – dokumentu, który zastąpi notę korygującą. Dokument ten również prześlemy do KSeF.

Tak zwane noty obciążeniowe, czyli dokumenty dotyczące obciążeń, które pozostają poza zakresem VAT, będziemy wystawiać tak jak do tej pory – nie trafią one do KSeF.

Faktury papierowe

Od 1 lutego nie będziemy już wysyłać faktur papierowych.

[_Likos_]

A ja mam taką cichą nadzieje że 02-02 o godzinie 10 zobaczymy komunikat na KSEFie: "przepraszamy chwilowe problemy techniczne" i.... tak juz pozostanie

A  10-02 informacja z MF o poprawianiu systemu i rozporządzenie że... póki co wszystko pozostaje "po staremu"

Zdaje sie że jest nawet jakiś artykuł ustawy przewidziany na taką okoliczność ( trwałe wyłączenie KSEF )

Może około tygodnia bedą "usuwać usterki" a koniec konców okaże sie że danych i połaczeń jest zbyt dużo i serwery nie wytrzymują wiec: "trwała awaria"

Cóż taką mam nadzieje.......

Nawet w okresie składania E-pitów serwery wysiadają i bywają przerwy co chwila a tutaj dokumentów i połaczeń i zalogowanych jednoczesnie użytkowników pracujących na różnych systemach bedzie nieporównywalnie wiecej. 

Wiec póki co spokojnie sie temu przyglądam......

[cztery_bez_atu]

@_Likos

A pomyśleć że można to było załatwić na prostszy  i prawie ż automatycznie rozliczny podatek przychodowy. 

wystarczyło by zamienić obecnie płacone dochodowy i VAT na podatek przychodowy w rozsądnej wysokości ( np 1, 2 czy 3 % ) i nagle okaże się że w budżecie są pieniądze. Stosowany konsekwentnie na każdym etapie obrotu daje niesamowite przychody nie obciążając nikogo nadmiernie.Skąd więc ten opór przed wprowadzeniem takiego podatku? Jest zbyt prosty i nie da się przy nim majstrować. Żadnych ulg, zwolnień itp. Wyobraźcie sobie jaki to komfort psychiczny. Prowadząc np. osiedlowy warzywniak płacę np. na koniec dnia 40 zł i wiem że nie mam żadnych zaległości. Niezaprzeczalną korzyścią jest również opodatkowanie " przedsiębiorców którzy prowadzą działalność w celu wygospodarowania straty "  gdyż ta również była by opodatkowana.zgodnie z zasadą był przychód=>jest podatek do zapłacenia. Tak, w celu wygospodarowania straty, i działają tak przez dziesiątki lat. Trzeba tylko poznać mechanizm rozliczania podatków co ktoś kto prowadzi działalność trochę dłużej niż miesiąc bez problemu opanuje.

Podobnie z zagranicznymi firmami które obecnie zyski na podstawie wewnętrznych umów przerzucają na tzw. firmy matki, płacąc krocie za np. prawo używania nazwy, czy za obsługę księgową rozliczeń. W proponowanym systemie nikogo nie obchodzą koszty jakie ponosi przedsiębiorca, a tylko i wyłącznie jego przychody. Ile podatku zapłacił w PL np. portal na A? Zero, nul, nic, przy miliardowych przychodach. Ile zapłaciły firmy spedycyjne np. DHL, DPD czy UPS w stosunku do tego co zapłacił InPost? A przecież działają na tym samym rynku i miały wielokrotnie wieksze niż InPost przychody. Moim zdaniem to mogło by uratować Polskę i Polski budżet.

I przy tym wszystkim pracochłonność rozliczania podatków spada do mniej niż 5% czasu jaki należy poświęcić obecnie na tę czynność, co też nie jest bez znaczenia. Skasowałam 1000 zeta, płacę od tego np 30 zeta i podatek rozliczony. Na bieżąco.W formularzu wpłaty 2 pozycje. Przychód i należny podatek.Termin zapłaty wraz z ewentualnym wyrównaniem na koniec miesiąca. O ileż prościejsze rozliczenie roczne podatników. Te same 2 pozycje. Przychód i zapłacony podatek w miejsce chyba już 8 stron zeznania rocznego. Ale to moim zdaniem się nigdy nie stanie. Zbyt piękne aby mogło być prawdziwe.

[www_e_sklep_pl]

---

@cztery_bez_atu  napisał(a):

A pomyśleć że można to było załatwić na prostszy  i prawie ż automatycznie rozliczny podatek przychodowy. 

---

Jest coś takiego w PL! Nazywa się PODATEK RYCZAŁTOWY. Jest nawet stawka 3% dla handlu, tylko... żeby nie było za łatwo... zależy czym się handluje, bo NIE DLA KAŻDEGO PSA KIEŁBASA! 😉 Np. nie dla handlujących częściami samochodowymi. 🙂

[cztery_bez_atu]

właśnie. I tu jest pies pogrzebany.  !000 wyjątków, do tego 500 zastrzeżeń i drugie 500 wytycznych i już robi się to co mamy obecnie. Politycy byli by chorzy gdyby nie mogli pogrzebać w podatkach. Jedna stawka na wszystko bez żadnych wyjątków nie ważne czy handlujesz samochodami czy pietruszką na bazarku.  Ale jak pisałam. Zbyt piękne aby mogło się ziścić.

[mix-mce]

Do wszystkich którzy ewentualnie korzystają z subiekta, nie instalować najnowszej wersji 1.87 z obsługą ksef 2.0 bo się wysypuje przy aktualizacji bazy danych. Poczekać na poprawkę.

Insert zawalił na całego.

[_Likos_]

@mix-mce nie martw sie . To dopiero początek. Jeśli nie zdecydują sie tego ( KSeFu) wyłączyć to myśle że takie akcje bedziemy mieli do wakacji....... 

Dlatego tez ja póki co nie niczego nie instaluje, nie aktualizuje (a akurat też mam subiekta) mając nadzieje że to  wszystko sie wykrzaczy najpóżniej na początku kwietnia.

A jeśłi sie nie wykrzaczy to mam dwie opcje na ten moment. Albo zaktualizuje wszystko wtedy kiedy bedzie działało zarówno po stronie ksefu jaki inserta( pewnie w wakacje). Do konca roku i tak nie ma kar wiec nie musze wrzucać FV w ksef od 01-04. A zanim zaktualizuje bede sie tylko logował do ksefu ( o ile bedzie działał) za pomocą PZ i odbierał  fv kosztowe

Druga opcja to pociągniecie na starym fakturowaniu do 31-12 i likwidacja działalności

Tak przy okazji. Z kilkudziesięciu klientów hurtowych - typu małe sklepy, handelobwoźny około 30-40 % na ten moment zadeklarowało że jeśłi FV przez KSEF to oni nie robią zamówien i likwidują działalność.

Wiec póki co czekam a myśle że bedzie ciekawie. Zwłaszcza od kwietnia.

[mix-mce]

@_Likos_
Duże firmy sobie ogarną, mają działy obsługi i IT które się tym zajmą i zrobią szkolenia. Najgorzej będą mieć małe firmy które nie mają informatyka na stanie albo innego kogoś kto im pokaże co i jak.

Ja się spodziewam że ksef w poniedziałek i tak nie będzie działać a najpóźniej we wtorek pojawi się komunikat że wdrożenie zostanie odłożone do 1. lipca 😄