Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[AnnaG-Antyki]

A jeszcze większe utrudnienia są fizycznie wykonalne?

[pecela]

@_Likos_

Tylko nic nie da system, jak Allegro nie uznaje NIP-ów wydanych dla działalności nierejestrowanej czy innego rodzaju działalności niepodlegającej wpisowi do CEIDG lub KRS. A bez tego nie otrzymasz faktury przez KSeF. 

Ja walczyłem kiedyś o fakturę z NIP-em od Allegro. Nie ma takiej możliwości i nawet zaświadczenia z US o byciu czynnym płatnikiem podatku VAT ich nie interesuje. Także wpis w VIES, nie ma dla Allegro najmniejszego znaczenia. Liczy się tylko wpis do CEIDG lub KRS, ewentualnie czasem, w de drodze wyjątku REGON. Tylko to uznają. 

[_Likos_]

@pecela  no cóż z punktu widzenia mojej ksiegowej sytuacja jest prosta:

- klient podaje NIP - FV tylko poprzez KSEF

- klient nie podaje NIPu - FV "po staremu" papierem albo mailem

( nie wiem tylko jak bedzie np z rolnikami którzy podają NIP ale nie mają działalności gospodarczej lecz rolniczą ale to pewnie wyjdzie w praniu)

Na ten moment mam takie wytyczne, ale poczekajmy jak to wszystko ruszy...

Mnie raczej martwi że małe, drobne działalności ( zwłaszcza jeśli ktoś sam sobie prowadzi ksiegowość) nadal będą żadały FV po staremu a takich podobno juz sie nie powinno wydawać ( od 2027) bo zarówno do płatności jak i ksiegowania prawidłowym numerem dokumentu bedzie numer nadany przez KSEF.

2026 podobno ma być rokiem przejsciowym gdzie jeszcze teoretycznie wydanie Fv poza KSEF nie będzie karane ale ksiegowa jużmówiła aby raczej nie wydawać i nie przyjmować FV z poza KSEFu.

[mix-mce]

@_Likos_ jeśli ktoś zrobi fv i wyśle ją do ksef i jednocześnie wydrukuje z numerem nadanym w ksef i wyśle kupującemu (mailem albo w paczce) to dlaczego miało by być to karane?

Jako wystawca co mnie obchodzi co sobie kupujący zrobi z tym papierkiem, faktura w ksef jest więc formalności dochowałem a nabywcę naprostują wezwaniem do urzędu skarbowego.

https://ksef-gov.pl/ufaq/czy-po-wejsciu-w-zycie-ksef-nie-bede-juz-otrzymywac-papierowych-faktur/

[mix-mce]

swoja drogą ciekawa strona podszywająca się pod gov.pl 😄 ale myślę że informacje na niej są legitne

[pecela]

@_Likos_

Działalność gospodarcza w rozumieniu przepisów Ustawy o VAT, nie jest tym samym, co działalność gospodarcza w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców.

Tak więc rolnikom wystawiać się będzie faktury przez KSeF, bo pod względem VAT, jest to działalność gospodarcza. 

Ogólnie działalność gospodarcza w rozumieniu przepisów Ustawy o VAT, jest dużo szersza niż w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców czy w rozumieniu potocznym. 

Ps. Rolnik nie jest też konsumentem więc nie nie przysługują mu prawa konsumenta. Nie obejmuje ich także wyjątek dla JDG.