Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[PaniUszczelka_pl]

Jeśli allegro nie zmieni tej opcji o której pisze w mailach to straty podatkowe za styczeń dla sprzedających:

Przy łącznej prowizji dla prostego rachunku 10000zł:

podmiot na skali:
VAT - 1869zł
Dochodowy - 975 zł
Zdrowotny - 731 zł
Łącznie: 3575 zł

Podmiot na podatku liniowym:
VAT - 1869zł
Dochodowy - 1544 zł
Zdrowotny - 365 zł
Łącznie: 3778 zł

I są to straty bo każda faktura przejdzie na kolejny miesiąc. Według skarbówki i reszty w styczniu tych kosztów przedsiębiorca nie poniósł. 

Taki obrót sprawy dotknie mocno większość sprzedających.

Jak to uratować? Jedyna opcja - faktury 2 x w miesiącu, np.

Allegro za styczeń 2026r. wystawia 25.01.2026. za pozostałe 6 dni miesiąca allegro wystawia 10.02.2026r. wraz z 10 dniami lutego.

W tym miesiącu (ze względu na obowiązek ksefu) daje to fakturę po 25 i 15 dniach, a w kolejne (zależy od miesiąca czy ma 28,30 czy 31 dni) po 15 i 15 dniach.

[kostas11]

Zgodnie z przepisami, od 1 lutego 2026 wszystkie swoje faktury od nas znajdziesz w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) jako faktury ustrukturyzowane, czyli e-faktury w nowym formacie. 

Co to dla Ciebie oznacza

Ta zmiana nie wymaga od Ciebie żadnych dodatkowych działań na koncie Allegro. 

W zakładce Faktury udostępnimy Ci wizualizację faktury w formie pliku pdf. Będą na niej wszystkie dane, które ma faktura w KSeF. Na wizualizacji zobaczysz też kod QR i odnośnik do faktury w KSeF. Dzięki nim łatwo znajdziesz i sprawdzisz fakturę bezpośrednio w systemie. Wystarczy, że zeskanujesz kod QR lub klikniesz odnośnik do faktury.

Zmiana terminów związanych z fakturą

Zmienią się również daty wystawienia i otrzymania faktury. 

• Data wystawienia: Dotąd był to zawsze ostatni dzień miesiąca. Od lutego na fakturze zobaczysz datę wystawienia z początku kolejnego miesiąca.
• Data otrzymania faktury: Zgodnie z nowymi zasadami, datą otrzymania faktury jest dzień, w którym KSeF nada jej oficjalny numer.

Termin płatności pozostaje bez zmian – to nadal 14 dzień miesiąca, który następuje po miesiącu wykonania usługi. Wyjątkiem będą faktury, na których w polu Razem kwota do zapłaty widnieje 0,00 zł. Na takich dokumentach nie pokażemy już terminu i formy płatności.

Noty korygujące i noty obciążeniowe

Od 1 lutego 2026 noty korygujące przestaną istnieć. Aby zmienić dane na fakturze, na przykład nazwę firmy lub jej adres, zgłoś nam to. Poprawimy dane za pomocą faktury korygującej – dokumentu, który zastąpi notę korygującą. Dokument ten również prześlemy do KSeF.

Tak zwane noty obciążeniowe, czyli dokumenty dotyczące obciążeń, które pozostają poza zakresem VAT, będziemy wystawiać tak jak do tej pory – nie trafią one do KSeF.

Faktury papierowe

Od 1 lutego nie będziemy już wysyłać faktur papierowych.

[_Likos_]

A ja mam taką cichą nadzieje że 02-02 o godzinie 10 zobaczymy komunikat na KSEFie: "przepraszamy chwilowe problemy techniczne" i.... tak juz pozostanie

A  10-02 informacja z MF o poprawianiu systemu i rozporządzenie że... póki co wszystko pozostaje "po staremu"

Zdaje sie że jest nawet jakiś artykuł ustawy przewidziany na taką okoliczność ( trwałe wyłączenie KSEF )

Może około tygodnia bedą "usuwać usterki" a koniec konców okaże sie że danych i połaczeń jest zbyt dużo i serwery nie wytrzymują wiec: "trwała awaria"

Cóż taką mam nadzieje.......

Nawet w okresie składania E-pitów serwery wysiadają i bywają przerwy co chwila a tutaj dokumentów i połaczeń i zalogowanych jednoczesnie użytkowników pracujących na różnych systemach bedzie nieporównywalnie wiecej. 

Wiec póki co spokojnie sie temu przyglądam......

[ARAKOM]

Może nie w tym temacie, ale powiązane od 16.01 2026 trwa awaria 

Awaria kas w całej Polsce. Skarbówka dowiedziała się od nas

błąd kom repozytorium w kasach fiskalnych. kto ma kasę online i ma ten błąd wg przepisów są kary, życzę Państwu miłego wieczoru