Jak przetwarzać dane dotyczące serii i numeru dowodu osobistego
Zobacz na stronie WWW »
Ochrona danych osobowych
26.07.2023 r.
Drogi Czytelniku!
Seria i numer dowodu osobistego to bardzo ważne dane z punktu widzenia ich posiadacza. Jeśli wejdą w niepowołane ręce, z powodu np. wycieku danych, to może dojść do kradzieży tożsamości, co z kolei niesie za sobą ogromne konsekwencje i niebezpieczeństwa dla osoby, której dane skradziono. Z drugiej strony bardzo często zdarza się, iż dane osobowe zawarte w dowodzie osobistym są przetwarzane nadmiarowo. Dlatego też administrator powinien położyć szczególny nacisk na przestrzeganie reguły minimalizmu zawartej w RODO.
W 121. numerze "Ochrony Danych Osobowych"
Jak przetwarzać dane osobowe na potrzeby wydania świadectwa pracy
Ewidencja o przydomowych oczyszczalniach a przetwarzanie danych osobowych właścicieli nieruchomości
Jak bezpiecznie przetwarzać dane dotyczące serii i numeru dowodu osobistego
POBIERZ PREZENT - BEZPŁATNY NUMER TESTOWY MAGAZYNU "OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH"! »
Ochrona danych osobowych
Zamów bezpłatny numer testowy czasopisma przygotowanego specjalnie dla Ciebie! »
Przetwarzania danych w postaci serii i numeru dowodu osobistego
Każdy dowód osobisty zawiera serię i numer czyli ciąg 3 liter i 6 cyfr. Numerowane są także inne dokumenty tożsamości. Seria dowodu osobistego razem z jego numerem dają możliwość identyfikacji osoby fizycznej, dlatego należy uznać je za dane osobowe. Nie są to jednak dane wrażliwe (szczególnej kategorii) w rozumieniu RODO. Dlatego do ich przetwarzania wymagane jest spełnienie wymogów z art. 6 a nie art. 9 RODO.
Weryfikacja tożsamości osoby fizycznej
Jednym z celów przetwarzania danych osobowych w postaci serii i numeru dowodu osobistego jest zapewnienie możliwości weryfikacji tożsamości osoby fizycznej. W tym celu takie dane osobowe można zamieścić np. w umowie czy pełnomocnictwie. W takim przypadku w celu identyfikacji nie należy już wykorzystywać innych danych osobowych, ponieważ byłoby to sprzeczne z zasadą minimalizacji. Dane osobowe muszą być bowiem adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Do identyfikacji powinno więc wystarczyć:
imię, nazwisko oraz numer PESEL, albo
imię, nazwisko oraz seria i numer dowodu osobistego (bądź numer dokumentu tożsamości).
Przykład
W pełnomocnictwie wskazano numer PESEL pełnomocnika. Dzięki temu osoba lub organ, względem której pełnomocnik ma wykonywać czynności, może zweryfikować, czy faktycznie ma do czynienia z osobą, która jest wskazana w tym pełnomocnictwie. W takim przypadku nie należy w zamieszczać w pełnomocnictwie numeru dokumentu tożsamości. Byłoby to bowiem nadmiarowe przetwarzanie danych. PESEL w zupełności wystarczy tu do identyfikacji. W odwrotnej sytuacji, jeżeli w pełnomocnictwie zamieszczono serię i numer dowodu pełnomocnika, wówczas należałoby zrezygnować z umieszczania w nim numeru PESEL.
W takich przypadkach dane osobowe pełnomocnika mogą być przetwarzane:
w celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
w realizacji uzasadnionego interesu administratora lub osoby trzeciej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Przetwarzanie danych osobowych z dowodu osobistego w umowie
Zdarza się, że seria i numer dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości (np. paszportu, karty pobytu w przypadku cudzoziemca) są przetwarzane w umowach w celu identyfikacji stron. Takie działanie należy uznać za dopuszczalne.
Uwaga
Samo zamieszczenie imienia, nazwiska i adresu zamieszkania nie wystarczy. Istnieje pewne prawdopodobieństwo, że takie samo imię, nazwisko i adres ma więcej niż jedna osoba.
Niemniej jednak, tak jak w przypadku pełnomocnictwa, należy ograniczyć się tylko do jednej danej identyfikacyjnej. Tym samym w umowie zamieszczamy serię i numer dowodu albo numer PESEL, ale nie obydwie te dane. Podstawą przetwarzania tych danych osobowych jest wówczas art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Są one bowiem konieczne do wykonania zawartej umowy.
Nie można przetwarzać serii i numeru dowodu kandydata do pracy
Czy pracodawca może żądać podania serii i numeru dowodu osobistego od kandydata do zatrudnienia? Co do zasady nie. Zakres danych pozyskiwanych od kandydata obejmuje bowiem:
imię (imiona) i nazwisko,
datę urodzenia,
dane kontaktowe wskazane przez taką osobę
wykształcenie,
kwalifikacje zawodowe,
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Wśród nich nie ma serii i numeru dowodu osobistego. Jeśli jednak pozyskanie tych danych jest konieczne do realizacji prawnego obowiązku, wówczas przetwarzanie to będzie dopuszczalne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Takie przypadki wystąpią w przypadku kandydatów do zatrudnienia, których należy przed tym zatrudnieniem zweryfikować w rejestrze, a nie mają oni numeru PESEL.
Ochrona danych osobowych
Bezpłatne wideoszkolenie - Analiza Ryzyka w ochronie danych osobowych - zapisz się już dziś! »
Naruszenia ochrony danych osobowych. Przykłady, wskazówki, wzory dokumentów
Naruszenia ochrony danych osobowych. Przykłady, wskazówki, wzory dokumentówNasza książka jest przeznaczona dla wszystkich osób, które mają styczność z przetwarzaniem danych osobowych. Zawiera one kompleksowe informacje na temat tego jak należy postąpić w przypadku wystąpienia incydentu, jak stosować w praktyce przepisy RODO w tym zakresie, kiedy oraz w jaki sposób powiadomić Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o naruszeniu. Oprócz tego w publikacji omówione zostały zasady stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, aby uchronić się przed ewentualnymi naruszeniami. Ze względu na istotę poruszanego problemu w tej książce przeznaczono dużo miejsca na przykładowe wzory dokumentów niezbędne w przypadku naruszenia ochrony danych w organizacji.
Zamów »
Ochrona danych osobowych
6 technik pseudonimizacji
Administrator danych osobowych może wybrać jedną z technik pseudonimizacji. W wyborze musi uwzględniać 3 główne ryzyka zagrażające prywatności, tj.:
wyodrębnienie,
możliwość tworzenia powiązań oraz
wnioskowanie.
Dowiedz się więcej z najnowszej aktualizacji "Ochrona danych osobowych" »
Ochrona danych osobowych
Publikacja oświadczeń majątkowych w BIP »
Zarządzaj swoim kontem:
Ochrona danych osobowych Ochrona danych osobowych Ochrona danych osobowych Ochrona danych osobowych
Moje dane
Mała przerwa
Moje elettery
Moje zainteresowania
Drogi Użytkowniku, wychodzimy naprzeciw Twoim oczekiwaniom – masz możliwość zarządzania swoim kontem. Jeśli np. planujesz urlop, możesz ograniczyć częstotliwość wysyłek poprzez usługę Mała przerwa. Umożliwiamy Ci m.in. edycję Twoich danych osobowych, za co otrzymasz wyjątkowego, bezpłatnego e-booka. Sam decydujesz, które nasze elettery – spośród 16 kategorii tematycznych - chcesz otrzymywać i jak często.
Ochrona danych osobowych
Wiarygodna
firma
Ochrona danych osobowych
Atest
antyspamowy
Ochrona danych osobowych
Ochrona
Twoich danych
Oc
hrona danych osobowych
Jeżeli nie chcesz więcej otrzymywać wiadomości, wypisz się.
Sprawdź, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe »
