Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[seeyougame]

Kiedy Allegro wystawia faktury za używanie konta?

Bo wcześniej zawsze miałem ostatniego dnia miesiąca, a teraz jest 2 listopad a za październik jeszcze nie mam.

[mdrogeria]

zobacz w KSeF -e 😁

[seeyougame]

Pytam o fakturę w panelu Allegro.

KSEF: Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców

[kolekcjoner608]

@seeyougame Ja też u siebie dziś jej nie znalazłem ,albo gdzieś ją dobrze ukryli albo nie ma kto wystawić w weekend.

[seeyougame]

Nie jestem pewien czy robią to ręcznie @kolekcjoner608 

Widzę w miejscu faktur że przez 5 lat były wystawiane w ostatnim dniu poprzedniego miesiąca. A aktualnej tam nie ma. 

Więc chciałem zapytać czy to normalne, czy może dla płatników VAT są wystawiane w innym miejscu bądź terminie? 

[gdvorek]

@seeyougame 

Wrócę do Ciebie z odpowiedzią na Twoje pytanie. Proszę o cierpliwość.

[gdvorek]

@seeyougame 

Wracam z odpowiedzią.

1. Data wystawienia faktury: Faktury są wystawiane na podstawie podsumowania wszystkich operacji dokonanych na Twoim billingu w danym okresie rozliczeniowym, co następuje na koniec każdego miesiąca. Faktury otrzymasz jako datę wystawienia i datę sprzedaży ostatni dzień miesiąca okresu rozliczeniowego. Przykładowo, faktura wystawiana za styczeń 2021 r. będzie miała datę wystawienia 31 stycznia 2021 roku.

2. Termin udostępnienia faktury: Faktury za dany miesiąc są wystawiane (udostępniane Użytkownikom) nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca. W momencie, gdy zakończy się generowanie wszystkich faktur, są one wystawiane do Twojej dyspozycji.

3. Obowiązek podatkowy: Obowiązek podatkowy w podatku VAT rozpoznawany jest ostatniego dnia miesiąca (jako ostatni dzień okresu rozliczeniowego).

W odniesieniu do Twojej sytuacji. Faktura za październik (z datą wystawienia np. 31 października) powinna zostać udostępniona najpóźniej do 15 listopada. To, że faktura nie jest jeszcze dostępna 2 listopada, mieści się w przewidzianym okresie generowania i udostępniania dokumentów, który kończy się dopiero 15. dnia kolejnego miesiąca.

[kolekcjoner608]

@gdvorek Teoretycznie powinna być wystawiona do 15-go następnego miesiąca ale księgowa u mnie np. chciała by mieć wszystkie dokumenty do 5-tego następnego miesiąca . Za opóźnienia jak twierdzi (z innych źródeł też to słyszałem) mogą być naliczane dodatkowe koszty. 

[seeyougame]

@gdvorek dziękuję za wyjaśnienia.

Akurat u mnie Termin przekazywania dokumentów za dany miesiąc jest do 12 dnia
następnego miesiąca. Ale zapytałem o te dane ponieważ dopiero teraz będą mi te faktury potrzebne a widzę że wszędzie jest wcześniej podana data ostatniego dnia poprzedniego miesiąca więc myślałem że tak były umieszczane. Ale teraz wszystko jasne 🙂 

[mdrogeria]

@kolekcjoner608 a cóż to za chore wymogi??!! , jak za komuny ,  zmień księgową , to ona jest dla Ciebie , a nie Ty dla niej , moja czeka do ostatniej chwili .

[Health___Beauty]

@kolekcjoner608  to chyba jakaś prywatna kara od Twojej księgowej. Ustawa o VAT mówi o 15. Następnego miesiąca i nikt nie ma prawa naliczać żadnych kosztów za wystawienie faktury w takim terminie. 

[kolekcjoner608]

@mdrogeria @Health___Beauty Tak sobie chyba ustaliła by wszyscy naraz nie zawozili papierów na ostatnią chwilę . Kilka razy zawiozłem po 5-tym i nic po kieszeni nie dostałem . 

[mix-mce]

@kolekcjoner608 ja mam w umowie z księgową że mam dostarczyć do 5. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni ale czasem dawałem 10.tego i nic. Tak więc kwestia umowna z księgową.

Jak ktoś ma mało dokumentów to nawet jak da 14.tego to nie powinno się nic dziać, jak np ja daję ok 1,5kg makulatury to ciężko to wbić na ostatnią chwilę.

[mdrogeria]

@kolekcjoner608 do mnie księgowa przyjeżdża  po papierki 7-10 tego ,co jeszcze wpadnie przesyłam elektronicznie , 18- tego wieczorkiem dostaję na maila ,,,kochane podateczki ,,

[Health___Beauty]

@kolekcjoner608  spoko, to zrozumiałe, że księgowa nie chce rozliczać wszystkich klientów w 5 dni ale powinna to wprost powiedzieć a nie wymyślać "dodatkowe koszty" za dostarczanie faktur po 5tym. Nie masz wpływu na to kiedy kontrahent wystawi Ci fakturę. Wielu dziś wystawia automatycznie ale niektórzy wystawiają ręcznie np. raz w miesiącu i tego nie przeskoczysz. 

[RED]

@gdvorek polecam udostępnić wasz webinar z wypowiedziami na temat ksef

pracowników chyba infaktu

i napisać poradnik kupującym

bo już widzę awantury i dyskusje na allegro, typu gdzie jest faktura?

co wersji demo - nie jest tak różowo

https://podatki.gazetaprawna.pl/artykuly/10566163,demo-ksef-juz-dziala-ale-nie-obylo-sie-bez-problem...

[RED]

przypominam, że wiele zakupów na firmy, jest typu Zenek kupuje coś na firmę swojego pracownika, płaci swoimi pieniędzmi, otrzymuje fakturę  a następnie na jej podstawie rozlicza się z pracodawcą

po nowemu to będzie dopiero jazda

ale pewnie jak zwykle się czepiam

[pecela]

@RED

Jaja to będą w przypadku osób prowadzących działalność nierejestrowaną i będących na VAT-cie. Allegro nie uznaje NIP-ów takich osób i pewnie nie będą chcieli wystawić faktury przez KSeF, a US będzie się domagał udostępnia faktur przez system.

A i przy okazji przypominam, że Allegro nie uznaje wykazu płatników podatku VAT ze strony Ministerstwa Finansów. Oni uznają wyłącznie CEIDG i KRS.

[_Likos_]

@pecela @RED  nie martwcie sie . Allegro jako duża firma musi wszystko robić przez KSEF już od lutego. Wiec to allegro zbierze pierwsze efekty nowego systemu i pytania : "gdzie moja faktura?". Do kwietnia część użytkowników już sie nauczy wiec mniejsi  sprzedawcdy bedą mieli odrobine mniej takich reklamacji

Natomiast przewiduje że w lutym 2026 kontakty z konsultantami allegro bedą mocno utrudnione.......