Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

[aktualizacja 11.02.2026]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

7. Dlaczego zmieniliście datę wystawienia naszych faktur?
Przesunięcie przez nas daty wystawienia faktury na kolejny miesiąc zostało wymuszone koniecznością adaptacji naszych procesów do Krajowego Systemu e-Faktur.

8. Czy zmienimy okres rozliczeniowy?
Nie planujemy zmian okresu rozliczeniowego tj. nasze faktury nadal będą wystawiane za pełny miesiąc kalendarzowy. Nie mamy możliwości wprowadzenia różnych okresów rozliczeniowych dla naszych partnerów. Zmiany w tym obszarze objęłyby wszystkich, a przedsiębiorcy mają różne oczekiwania w tym zakresie. Do tej pory Allegro wystawiało faktury w swoich systemach, teraz dodatkowo musimy przesłać faktury do KSeF a to nie dzieje się natychmiastowo.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[maliszewko2014]

Faktura od Allegro za styczeń wystawiona… w lutym.
Dlaczego nie na koniec stycznia, tylko dziś?

Dla małych firm to nie jest „detal księgowy”, tylko realny problem z VAT-em.
U mnie to jedyna faktura kosztowa, która stanowi ok. 30% kosztów.
I nagle VAT za styczeń trzeba zapłacić z powietrza.

Czy ktoś w Allegro w ogóle myśli, jak działają małe działalności, a nie korporacje z poduszką finansową?
Bo takie praktyki to nie „ułatwianie sprzedaży”, tylko dokładanie kolejnego gwoździa.

Serio pytam:
👉 czy celem jest wykończenie małych firm?

@Syrena_zT @N_Nitka28 @RaBarbar_ka @MiMary @w_kiwi @Sa_nova @la_nika @nat_not @_HolaOla_  

[Client:97848466]

To niewszystko. Wychodzi na to, że dodatkowo zapłacimy wyższy podatek dochodowy ze względu na koszt faktury Allegro której nie możemy ująć w styczniu. To tak jakbyśmy my zarobili tę wartość netto faktury. Podatek ten będzie nie do odzyskania do czasu zamknięcia działalności. Co więcej, jeśli działalność zakończysz niemając przychodów i nie będzie od czego odliczyć kosztów to nieodzyskamy tego zapłaconego w styczniu podatku za "przychód Allegro" bo faktura kosztowa od Allegro jest raczej ich przychodem, niż naszym dochodem, a podatek trzeba będzie zapłacić.

[matt_rose]

Cześć @maliszewko2014, tak jak @gdvorek wspomniał w tym wątku, jest to podyktowane koniecznością dostosowania naszych procesów do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nie planujemy zmiany okresu rozliczeniowego – faktury nadal będą wystawiane za pełny miesiąc kalendarzowy.
Oznacza to, że:
• faktura za styczeń będzie wystawiana z datą z początku lutego,
• faktura za luty będzie wystawiana z datą z początku marca,
 i analogicznie w kolejnych miesiącach.
W razie dodatkowych pytań - skontaktuj się proszę z nami przez formularz kontaktowy

[kostas11]

@matt_rose lepiej było to przemilczeć 😄

W czym problem wystawić faktury w styczniu i wysłać w lutym na maila na stych zasadach, a za luty 28 lutego do Ksef ?

[ProGastrojz]

w tym że allegro wydymało sprzedawców jak zawsze oni nie wystawili w styczniu nam faktur dzięki czemu onie nie zapłaca podatku za styczeń za to my zapłacimy vat i dochodówke od całosci sprzedaży bo nie mamy fv kosztowej. Mam nadzieję że allegro dobiorą się do zadka za akcje z **piiip**

[sl-aw-ek]

@ProGastrojz "w tym że allegro wydymało sprzedawców jak zawsze oni nie wystawili w styczniu nam faktur dzięki czemu onie nie zapłaca podatku za styczeń" 

Prowadziłeś kiedyś działalność gospodarczą? Masz pojęcie kiedy powstaje obowiązek podatkowy? 

[www_e_sklep_pl]

---

@kostas11  napisał(a):

@matt_rose lepiej było to przemilczeć 😄

W czym problem wystawić faktury w styczniu i wysłać w lutym na maila na stych zasadach, a za luty 28 lutego do Ksef ?

---

W zasadzie to wina Tuska (nie sądziłem, że to napiszę) 😉 

• Otóż miesiąc kończy się o 23:59 ostatniego dnia miesiąca. Tak?
• Możesz mieć sprzedaż o tej godzinie. Tak?
• Nawet jeżeli Allegro wystawi o tej godzinie fakturę i wyśle do KSeF, to raczej nie zostanie w tej samej minucie nadany numer KSeF, prawda?
• Otóż zgodnie z przepisami data faktury jest taka, jak data nadania numeru KSeF!

Jakiś "mistrz", który to wymyślił w MF, w lutym 2026 ogłosi, że RZĄD WPROWADZIŁ KSeF i OD RAZU ZAŁATALI DZIURĘ VATOWSKĄ, bo wszyscy zapłacimy MEGA VAT, który odliczymy sobie dopiero 30 dni później, więc RZĄD SKREDYTOWAŁ SOBIE NA 30 DNI WPŁYWY Z VAT! 

Jak zwykle. Jeżeli ktoś ma za coś zapłacić, zapłaci polski przedsiębiorca, bo ON JEST BOGATY! 😉

[AlleMakijazPL]

www_e_sklep_pl nie rozumiesz tego co ktoś ci chciał przekazać 

wyjaśnię po krótce mogli wystawić fakturę 31 . 01 

a do ksf wysłać 2 stycznia tak jak do tej pory jesli nie rozumiesz tego poproś księgowego aby ci to wyjaśnił 

[sl-aw-ek]

@AlleMakijazPL Proponuje abyś udał się do innego księgowego to Ci wyjaśni jaka będzie data faktury przesłanej do ksef 2 stycznia bo chyba ktoś wprowadził Cię w błąd  😉

[AlleMakijazPL]

nie , nie potrzebuje ale dziękuje za sugestie 

[_Likos_]

@AlleMakijazPL  generalnie problem jest taki że w koszty można wrzucić Fv dopiero po nadaniu jej numeru KSEF ( tak to jest określone przepisem)

Czyli jeśli allegro wpisałoby FV z datą 31 stycznia a do ksef wrzuciło 02-02 toi tak numer ksef byłby nadany 02-02 . Nie mogło tego zrobic jako ksef offline bo 31-01 ksef 2.0 jeszcze nie działał. Wiec kosztem tak czy inaczej by sie stało w lutym.

Jedynym wyjsciem byłoby wystawienie FV jeszcze po staremu - czyli z data 31-01 poza systemem ksef . Ale nalezy pamietać że allegro nie pracuje na ręcznym wystawianiu FV wiec system allegro musiał być dostosowany wczesniej .

Zresztą przysłanie styczniowych FV poza ksef nic by nie zmieniło poza tym że cała sytuacja opóźniła by sie o jeden miesiąc

[DrukujTanio]

Dla Allegro takie wystawienie faktur to jeden miesiąc oszczędności na podatkach za które zapłaca sprzedawcy i dlatego tak zrobili.

[www_e_sklep_pl]

Nie do końca "oszczędności". Po prostu zapłacą później, tak samo jak my odliczymy później. To nie wina Allegro, tylko nowych przepisów, natomiast Allegro mogło to przewidzieć wcześniej i mogli zmienić okres rozliczania miesiąca nie na ostatni dzień miesiąca, ale na kilka dni wcześniej, wtedy mieliby kilka dni na podliczenie opłat i wystawiać faktury te kilka dni później, czyli np. 29-31 dnia miesiąca. Ktoś tutaj zaproponował takie rozwiązanie, aby Allegro zmieniło okres rozliczania miesiąca na np. 25 dnia miesiąca. Wtedy faktury do KSeF będą wysyłane pod koniec miesiąca, a nie na początku następnego.

[sl-aw-ek]

@www_e_sklep_pl "Od strony podatkowej wprowadzenie dwóch terminów nic nie zmienia, więc wystarczy jeden termin np. na 25 dzień miesiąca, a pozostałe dni miesiąca będą księgowane za 30 dni (w kolejnym miesiącu)." 

Wielokrotnie poruszany tutaj temat, takie rozwiązanie jest niezgodne z prawem. Fakturę za okres od 25 - ostatniego dnia miesiąca masz obowiązek wystawić najpóźniej 15 dnia następnego miesiąca. 

Jakimś tam rozwiązaniem byłaby zmiana okresów rozliczeniowych i wystawienie faktur co 7 lub 14 dni. 

[www_e_sklep_pl]

---

Fakturę za okres od 25 - ostatniego dnia miesiąca masz obowiązek wystawić najpóźniej 15 dnia następnego miesiąca.

No tak! Ustawa o VAT! Tylko przy rozliczaniu okresowym zdaje się można tak zapisać w umowie między kontrahentami, że usługa wykonana jest 25. dnia miesiąca i kolejne dni (od 26 do 31 dnia miesiąca są już nową usługą, która zostanie wykonana 25. dnia miesiąca następnego). Innymi słowy, Allegro wykonuje dla nas usługę, która rozpoczyna się 26 dnia i kończy 25 dnia miesiąca następnego. Tak więc jest to do wykonania. Ważne jest zakończenie wykonania usługi, a jak długo trwa usługa i kiedy zaczyna się jej wykonywanie, to kwestia umowa. Tym bardziej, że na fakturze widzimy jedną pozycję, a nie wiele osobnych usług. Jest to jedna usługa, a termin jej wykonania to jest np. 26 stycznia - 25 lutego.

Jeszcze raz przytoczę słowa mojego księgowego: "ONI NIGDY NIE STANOWIĄ PRAWA, KTÓRE BYO BY NA KORZYŚĆ PODATNIKA" :)))))))))))) Państwo z kartonu! Dzięki @sl-aw-ek 👍

[TechartGSM]

@AlleMakijazPL Datą wystawienia faktury jest data nadania jej numeru Ksef, także nie, nie mogli.

[www_e_sklep_pl]

---

@AlleMakijazPL  napisał(a):

www_e_sklep_pl nie rozumiesz tego co ktoś ci chciał przekazać 

wyjaśnię po krótce mogli wystawić fakturę 31 . 01 

a do ksf wysłać 2 stycznia tak jak do tej pory jesli nie rozumiesz tego poproś księgowego aby ci to wyjaśnił 

---

Kolego! koleżanko?!

Zanim kogoś zaczniesz obrażać, że czegoś nie rozumie, proponuję poczytać lub faktycznie "ZMIENIĆ KSIĘGOWEGO", żebyś nie musiał/musiała robić korekty JPK.

1. Do tej pory Allegro zbierało dane zamówień do końca miesiąca (do godziny 23:59:59).
2. Po zebraniu danych i rozliczeniu zamówień/opłat itd. można było wystawić fakturę z datą wsteczną, czyli z datą ostatniego dnia miesiąca.
3. Po wprowadzeniu KSeF skończyło się wystawianie faktur z datą wsteczną, czyli kończą się prośby od klientów typu: "czy możesz mi wystawić fakturę jeszcze na styczeń?"
4. Nie ma znaczenia data wystawienia faktury, tylko DATA UZYSKANIA NUMERU FAKTURY KSeF, czyli data widoczna na UPO!

Powinienem napisać: "PRZEPROŚ!", ale nie spodziewam się takiej reakcji, czytając Twoje komentarze.

[drekenzes]

@www_e_sklep_pl A wiesz co to data wpływu na fakturze? No to teraz będzie realna 😉 Przykładowo fakturę z 31 stycznia Allegro nigdy nie wysyłało w styczniu, ale w lutym. I dotyczy to każdego innego miesiąca. Więc od dawna źle rozliczacie VAT, no bo kto by się przejmował datą wpływu, pewnie nawet nie była uwzględniania w księgowości 😉

[www_e_sklep_pl]

---

@drekenzes  napisał(a):

A wiesz co to data wpływu na fakturze? 

---

Prawie masz rację. Liczy się data wpływu, ale nie faktury, tylko towaru (w przypadku towarów), czyli data dostawy towaru, albo data zakończenia usługi (inaczej mówiąc dostarczenia usługi).

Jeżeli się pomyliłem, to wybacz. Może masz rację i może źle rozliczaliśmy VAT? Prowadzę działalność tylko niecałe 30 lat i w tym czasie przepisy zmieniały się, więc może coś przeoczyłem? Popraw mnie, jeżeli źle napisałem.

Teraz, od 1 lutego, po wprowadzeniu KSeF, ważna będzie data nadania numeru KSeF. Zgadza się?

[drekenzes]

@www_e_sklep_pl Proszę, taki artykuł pierwszy z brzegu:

https://kancelariawyrzykowscy.pl/blog-jst/data-wplywu-na-fakturze-co-oznacza-i-dlaczego-jest-istotna...