Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[RED]

@Entliczeksklep 

przecież

allegro dzwoni po ludziach z komunikatem, że faktura za styczeń będzie wystawiona w lutym

i trafi od razu do ksef

[marcus0015]

Pewnie większość z Was jeszcze nie wie, że w styczniu "zarobi" bardzo dużo pieniędzy. W związku z prowadzeniem KSEF Allegro wystawi fakturę za styczeń nie ostatniego dnia miesiąca, ale na początku lutego. Efekt? Wasz dochód w styczniu będzie większy o wartość tej faktury. Jeśli płaciliście dotąd 10k netto faktury wasz dochód w styczniu będzie o tyle większy, jeśli 100 k to już będziecie krezusami. Minusy? Całkiem sporo. Będziecie zmuszeni zapłacić podatek dochodowy od tego "ekstra" dochodu, który możecie w praktyce odzyskać dopiero gdy zakończycie sprzedaż na Allegro. Dodatkowo zapłacicie dużo wyższy podatek VAT, ponieważ nie odliczycie VATu z tego miesiąca z faktury z Allegro. Już teraz zacznijcie sobie rezerwować środki na tą niespodziankę.

[p_w_x]

Pytanie jaka będzie na fakturze data wykonania usługi. Powinna pozostać na ostatni dzień miesiąca, a przesunąć się tylko data wystawienia. Data wykonania usługi może być przekazana do Ksef. Jeśli będzie na ostatni dzień miesiąca, wszystko można będzie odliczyć.

[Health___Beauty]

@p_w_x  no chyba nie będzie można tak zrobić. W KSEF 1.02 jest pierwszym dozwolonym terminem więc faktura będzie musiała być datowana na 1.02.

@Syrena_zT @N_Nitka28 @RaBarbar_ka @MiMary @w_kiwi @Sa_nova @la_nika @nat_not @_HolaOla_    możecie to potwierdzić?

@marcus0015  jeśli tak będzie to rzeczywiście styczeń będzie koszmarny ale to jest tak zdaje się tylko w pierwszym miesiącu działania KSEF, potem od marca już będzie można wystawiać faktury z datą na ostatniego lutego więc wygląda na to, że w marcu będzie można odliczyć VAT za luty i styczeń. A nie dopiero po zakończeniu sprzedaży na Allegro. Z tego co wiem zasada wystawiania faktur jako taka się nie zmienia - nadal terminem granicznym jest 15. dzień następnego miesiąca.

[TechartGSM]

@p_w_x Żadna różnica - no może jedynie w zarezerwowaniu kwoty na zapłacenie wyższych podatków za styczeń. Zapłacisz więcej za styczeń, to za luty zapłacisz o tyle mniej i wyjdzie dokładnie na to samo.

[Halfrunt]

@TechartGSM pewna drobna różnica jest, allegro będzie obracać kapitałem z podatku VAT zanim odprowadzi go U.S. o jeden miesiąc dłużej 

[RED]

Żadna różnica - no może jedynie w zarezerwowaniu kwoty na zapłacenie wyższych podatków za styczeń. Zapłacisz więcej za styczeń, to za luty zapłacisz o tyle mniej i wyjdzie dokładnie na to samo.

@TechartGSM jest mała różnica - wysokość składki zdrowotnej

i @Halfrunt ma rację

Ksef wchodzi od 1-go lutego dla dokumentów wystawianych a nie wysłanych. Można wystawić fakturę klientowi 31-go stycznia bez ksef i wysłać go w lutym - żadna różnica.

[Health___Beauty]

@RED  no dobra ale jak Allegro ma wystawić fakturę 31.01 skoro do 23:59 trwa sprzedaż? O 23:59:59 wystawi faktury wszystkim sprzedawcom? A od 1.02 mogą wystawić fakturę tylko przez KSEF.

[RED]

@Health___Beauty można zatrzymać lub cofnąć czas w systemach księgowych 🙂

i to wcale nie jest ironia

masa firm tak robiła wcześniej i teraz tak zrobi

[gdvorek]

@p_w_x @Health___Beauty 

Dowiem się i wrócę do Was z odpowiedzią.

[Halfrunt]

Koszty w tym VAT naliczony przez Allegro za styczeń i pobrany wraz z prowizjami od sprzedających w styczniu - będzie na fakturze lutowej, wobec czego fizycznie odliczymy je dopiero w marcu rozliczają luty. 

Z powodu Ksef wszystko podatki vat naliczone przez Allegro przesuną się o miesiąc, dlatego w lutym będziemy mieli do zapłaty większy podatek VAT. i tak już pozostanie

[p_w_x]

@Health___Beauty @gdvorek Ale chodzi o pole "data wykonania usługi", technicznie w KSEF 

P_6 - Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub
wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której
mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy, o ile taka data
jest określona i różni się od daty wystawienia faktury

Jeśli allegro przekaże:

Data wystawienia: 2.02.2026

Data wykonania usługi: 31.01.2026

to księgowanie stycznia bez zmian

[Health___Beauty]

@p_w_x  WYDAJE MI SIĘ (nie wiem na pewno), że w związku z tym że KSEF wchodzi od 1.02 to nie będzie można tak zrobić i datą będzie musiał być 1.02. Ale poczekajmy na potwierdzenie. 

[mix-mce]

Allegro wystawia fv następnego miesiąca ale na fv jest data wystawienia i data wykonania usługi na ostatni dzień rozliczanego miesiąca więc fv za styczeń mogą być wystawione jeszcze poza KSEF po staremu mimo że dostaniemy je w lutym

Dopiero fv faktycznie wystawione z datą 1.02 i później będą musiały być w ksef

[Halfrunt]

@p_w_x koszty tak (memoriałowo czy jak tam się to zwie), ale podatek VAT nie możesz zaksięgować wcześniej niż data wystawienia faktury, nawet jeśli dotyczyły one poprzedniego miesiąca.

[kotzpsem]

@Health___Beauty Jest gdzieś oficjalna informacja która potwierdza iż Allegro w marcu wystawi faktury z datą ostatniego lutego, bo nigdzie nic nie znalazłem na ten temat.

Z tego co przeczytałem, to tak ma być cały czas i faktury nie będą wystawiane przez Allegro ostatniego dnia miesiąca.

[Health___Beauty]

@kotzpsem  nie ma takiej informacji ale też nie zmienia się zasada wystawiania faktur więc do 15.03 będzie można wystawiać faktury za luty. W lutym za styczeń z datą styczniową nie, bo wchodzi KSEF od 1.02 (dla dużych firm). Ale jak mówię - ja to tak rozumiem i nie wiem na 100% czy to tak będzie.

[Halfrunt]

Allegro mogło by pociągnąć jeszcze ten miesiąc styczniowy, tak jak było dotychczas, i te faktury księgowane by były w styczeń. 

[Health___Beauty]

@Halfrunt  no nie bardzo, bo musieliby faktury wystawić w styczniu z datą styczniową. A przecież sprzedaż trwa całą dobę, chyba żaden system nie ogarnie wystawienia iluś tysięcy faktur o godzinie 23.59. 

[mix-mce]

@Health___Beauty a skąd ksef będzie wiedzieć czy fv była wystawiona 31.stycznia o godzinie 23:55 czy 1.lutego o godzinie 0:05?

Decyduje wystawiający fv czy wpisać ją na styczeń po staremu czy na luty pod ksef