Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[Client:97848466]

Przez ostatnie zmiany w dacie wystawienia faktury kosztowej Allegro, niebędziemy mogli wrzucić jej do kosztów za styczeń 2026. Tym samym będziemy zmuszeni zapłacić podatek dochodowy od "przychodu Allegro" bo nie wiem jak inaczej to nazwać, skoro nie możemy nazwać tego kosztami uzyskania przychodu i narzucane jest nam przez Państwo zapłacenie od tej kwoty podatku dochodowego, ponieważ według Państwa to jest nasz dochód w styczniu - chociaż Allegro pobrało od razu od nas te pieniądze.

Podatek ten odzyskamy, gdy będziemy zamykać firmę, ale pod warunkiem, że będziemy mieli wtedy przychód od którego będzie można odliczyć ostatnia fakturę bo jeśli nie, to nikt nam nie zwróci zapłaconego w styczniu podatku. Do tego dochodzi podatek VAT, którego również nieodliczymy i który będziemy musieli w styczniu pokryć.

Jak sobie z tym radzicie? Tak na dobrą sprawię, w styczniu zapłacimy podatek od dochodu, którego nie mieliśmy. Czy nie jest to niezgodne z prawem?

[kostas11]

@Client:97848466 Podatek ten odzyskamy, gdy będziemy zamykać firmę ???????????????

Serio, odzyskasz to w lutym z nawiązką 😄 przecież zarabiasz prowadząc firmę nie wychodzisz na 0 zł żeby mieć problem odzyskać to w kolejnych miesiącach 😄

[Client:97848466]

Odzyskam to w lutym z nawiązką? Niby jak? W lutym będzie kolejna faktura od Allegro, którą będziemy mogli rozliczyć dopiero w marcu. Tak, więc podatek, który zapłaciliśmy w styczniu pozostanie w budżecie Państwa.

Byłoby tak jak mówisz, gdyby Allegro fakturę za luty wystawiło w lutym, co dałoby nam możliwość zaksięgowania kosztów z obu miesięcy w lutym, a tak nie będzie. Allegro już teraz informuje, że nie planuje zmieniać daty wystawienia i każda kolejna faktura będzie z datą na kolejny miesiąc.

[kostas11]

@Client:97848466 to co Twój dochód = fakturze Allegro ? 

[AlleMakijazPL]

Client:97848466 masz racje dziś pokazałam księgowemu ta fakturę i tak samo oznajmił ze ta fakturę można ująć w kutym  

Z kolei za  luty jak wystawią 2 marca to dopiero w marcu i tak faktura będzie przesuwana  czyli styczeń serio wychodzi bez kosztu i vat  a mamy to zapłacone  @Syrena_zT @N_Nitka28 @RaBarbar_ka @MiMary @w_kiwi @Sa_nova @la_nika @nat_not @_HolaOla_   @Syrena_zT @N_Nitka28 @RaBarbar_ka @MiMary @w_kiwi @Sa_nova @la_nika @nat_not @_HolaOla_  

[Client:97848466]

Tak, wiem o tym, dlatego piszę bo chyba ludzie nie zdają sobie z tego sprawy. Szukam odpowiedzi czy rozwiązania tego problemu.

matt_rose Nie rozumiem dlaczego mój temat został połączony z tym tutaj, gdzie aby dotrzeć do mojej wiadomości trzeba przegrzebać 10 stron komentarzy. Mój temat dotyczył uświadomienia sprzedawców jak będzie wyglądał styczeń pod kątem podatków. Przez Waszą zmianę my poniesiemy teraz koszty i straty. Temat nie dotyczył KSEF, a raczej faktury kosztowej za styczeń i podatków z tym związanych.

matt_rose informujecie, że nie planujecie zmieniać daty wystawienia dokumentu z kolejnego miesiąca. Uważam, że to może być jedyny ratunek dla wielu sprzedających, którzy dowiedzą się w tym miesiącu ile mają do zapłaty podatku dochodowego i VAT. Jeżeli ktoś niezabezpieczał się odkładając pieniądze może być teraz w kropce i wpaść w długi.

Faktury Allegro sięgają setek tysięcy złoty od których trzeba będzie zapłacić w styczniu podatek, jakby to był nasz dochód.

[Health___Beauty]

@Client:97848466  mam złą wiadomość - teraz to już nic nie zrobisz. Kto dotarł do tego wątku w styczniu miał szansę kupić więcej towaru czy wygenerować inne koszty za styczeń. Teraz to już pozostaje tylko grzecznie zapłacić podatek dochodowy i VAT bez kosztów z Allegro. 

[Health___Beauty]

@kostas11  a jak Ty chcesz te koszty "odzyskać" w lutym?  Jest dokładnie tak jak @Client:97848466  pisze - robi się miesięczna dziura w kosztach od Allegro, która się wyrówna miesiąc po zakończeniu sprzedaży na Allegro. Poprzednia faktura była za grudzień, obecna jest za luty, kolejna będzie za marzec. Styczniowe koszty uciekły w kosmos.

[Aluright_pl]

Druga sprawa jest taka, że rozwala się cały rok 2026 kosztowo, bo fakturę kosztową za Grudzień 2026 otrzymamy w 2027 🙂 Podliczanie miesięczne czy kwartalne też będzie zabawa z excelem lub kalkulatorem zamiast spojrzeć prosto do KPiRi mieć wynik na tacy.

[Client:97848466]

Dla wielu firm zapłacony podatek w styczniu nie wróci nawet w sytuacji zakończenia sprzedaży na Allegro. Jeśli firma nie będzie miała przychodu i nie będzie od czego odjąć ostatniej faktury kosztowej to wtedy zapłacony podatek "rozpłynie się w powietrzu", a raczej w budżecie Państwa.

Trochę nie rozumiem czemu zaledwie garstka osób o tym mówi. Ciężko pracujemy oddając Allegro kilka razy więcej niż sami zarabiamy, a jeszcze w bonusie dostajemy takie prezenty, nad którymi Allegro "nie planuje żadnych zmian".

Oddajcie ludziom to co sobie wypracowali pozwalając ująć Wasz przychód w swoich kosztach. Nie wierzę, że nie da się tego zrobić. Wystarczy chcieć, co widać po wielu ruchach i decyzjach Allegro.

[kostas11]

@Client:97848466 Trochę nie rozumiem czemu zaledwie garstka osób o tym mówi.

Bo dla wielu nie robi to różnicy, przykładowo masz fakturę na 5000 zł Vat masz 1000 zł, w tym miesiącu zapłacisz 1000 zł więcej Vat a w lutym se odliczysz fakturę którą miałeś kiedyś w styczniu, i Ci ten 1000 zostanie 🙂 Jak będziesz mieć nadpłatę Vat bo nie masz takich dochodów to wystąpisz o zwrot Vatu 😄

[Health___Beauty]

@kostas11  dla wielu nie robi różnicy? Poczekaj parę dni aż się wszyscy zorientują jaka jest data faktury. Mało kto ma z Allegro fakturę na 5000, to są dużo większe kwoty i to nie jest 1000 zł VATu do zapłacenia. Poza tym jak pisze @Aluright_pl faktura za sprzedaż w grudniu (który w większości branż jest miesiącem największej sprzedaży) przyjdzie z datą styczeń 2027. Po prostu zabrano nam miesiąc kosztów - zarówno w podatku dochodowym (co się też przełoży na wyższą składkę zdrowotną) jak i VAT. 

[ProGastrojz]

dlatego mało kto pisze bo do tej pory nikt tego nie zauważył dzis FV pojawiły się w ksef afera dopiero się zacznie jak dziś sprzedawcy zaczną pobierac Fv , ja powiem szczerze nie widziałem nawet powiadomienia o zmianie terminu FV ale na allegro w aktualnościach jest. Pytanie teraz czy allegro wysłało nam powiadomienie jak zawsze mailowe czy skrzętnie to przemyciło w swoich aktualnościach. Jednym słowem allegro dyma nas sprzedawców jak chce 

[ProGastrojz]

z jaką nawiązką? czy ty znasz się na księgowości? przesunęli koszty o miesiąc, w styczniu nie zaliczysz żadnego kosztu dopiero w lutym, w styczniu powstaje dziura w kosztach bo dopiero zaliczysz w lutym jak się nie znasz to nie pisz **piiip**ół

[bboy1i1]

Dzień dobry,

Czy faktura za luty będzie już wystawiona końcem miesiąca czy dalej będzie wstawiona z datą marcową?

[ProGastrojz]

niestety juz w lutym wystawiają i są w ksef juz nie znajdziesz w zakładce faktury, styczniowych faktur nie ma

[_Likos_]

@ProGastrojz  niestety juz w lutym wystawiają i są w ksef juz nie znajdziesz w zakładce faktury, styczniowych faktur nie ma"

Obraz FV jest zw zakłądce tam gdzie wczesniej.Jest to obraz KSeFowski ( i ma numer KSeF)wiec spokojnie można go ksiegować nie pobierając z KSeFu 

Problemem jest data wystawienia. Dotej pory był to ostatni dzień danego miesiąca a obecnie jest to data 02-02-2026 czyli nie można jej zaksegować jako koszt styczniowy.

Natomiast obraz FV można spokojnie pobrać z zakładki allegro

[ProGastrojz]

Czy zauważyliście że allegro samo zmieniło sobie termin wystawiania FV za prowizję? Zawsze otrzymywaliśmy na koniec miesiąca Fv a nowe FV w ksef wystawiają sobie  zamiast 31 styczia to 2 lutego. Dla niektórych jest to problematyczne bo w styczniu nie będziemy mieć faktury kosztowej

[Client:97848466]

To problem nie tylko dla niektórych, a dla wszystkich, którym nie widzi się płacić podatku od dochodu, którego się nie miało!

Jeśli Allegro nie zmieni zdania co do wystawiania przyszłych faktur (co aktualnie podają, że "nie mają w planach"), sprzedawcy nie odzyskają zapłaconego podatku dochodowego, dopóki niezakończą sprzedaży na Allegro lub do czasu zamknięcia działalności. Co więcej jeśli w ostatnim miesiącu zakończenia działalności lub sprzedaży na Allegro, nie będzie przychodu od którego można byłoby odliczyć fakturę kosztową to nieodzyskają tego podatku w ogóle!

[Client:97848466]

Jedynym sprawiedliwym dla Sprzedających rozwiązaniem jest przywrócenie lub zmiana sposobu rozliczania przez Allegro kosztów, przygotowując fakturę tak, aby można było wrzucić w koszty w miesiącu, w którym koszty te powstały.

Wtedy pomimo, że zapłaciliśmy w styczniu podatek od nieistniejącego dochodu, moglibyśmy go w kolejnych miesiącach odzyskać.