Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

[aktualizacja 11.02.2026]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

7. Dlaczego zmieniliście datę wystawienia naszych faktur?
Przesunięcie przez nas daty wystawienia faktury na kolejny miesiąc zostało wymuszone koniecznością adaptacji naszych procesów do Krajowego Systemu e-Faktur.

8. Czy zmienimy okres rozliczeniowy?
Nie planujemy zmian okresu rozliczeniowego tj. nasze faktury nadal będą wystawiane za pełny miesiąc kalendarzowy. Nie mamy możliwości wprowadzenia różnych okresów rozliczeniowych dla naszych partnerów. Zmiany w tym obszarze objęłyby wszystkich, a przedsiębiorcy mają różne oczekiwania w tym zakresie. Do tej pory Allegro wystawiało faktury w swoich systemach, teraz dodatkowo musimy przesłać faktury do KSeF a to nie dzieje się natychmiastowo.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[mix-mce]

@_Likos_
Duże firmy sobie ogarną, mają działy obsługi i IT które się tym zajmą i zrobią szkolenia. Najgorzej będą mieć małe firmy które nie mają informatyka na stanie albo innego kogoś kto im pokaże co i jak.

Ja się spodziewam że ksef w poniedziałek i tak nie będzie działać a najpóźniej we wtorek pojawi się komunikat że wdrożenie zostanie odłożone do 1. lipca 😄

[_Likos_]

@mix-mce  też na to licze ale na razie czekam.

A co do dużych firm to także nie jestem taki pewien. Ogarna sobie o ile system KSeFu bedzie stabilny. Jeśli bedzie co chwile sie wywalał (choćby moduł od certyfikatów) to duże firmy nie rusza z fakturowaniem bo nie zrobią tego ani online ani offline ( nie mając certyfikatów) . I wtedy dopiero bedzie chryja ........

Ale masz racje że z małymi odkwietnia bedzie jeszcze gorzej

Wiec osobiście nie licze na odsunięcie wdrożenia do lipca lecz na bardziej długotrwałe rozłożenie go w czasie albo ograniczenie ilości zobowiązany firm.No ale pożywiom - uwidim. Ja póki co prócz czytania wiadomosci i oglądania filmików nie robie zupełnie nic. Czekam

[mix-mce]

@_Likos_ ja mam wygenerowany token, dogadałem się z księgową, czekam na poprawkę programu i tyle, bo co mam więcej robić. Aktualizację zrobiłem bo to i tak mi nic nie zmieniło w obecnym użytkowaniu, nie oglądam żadnych filmików instruktażowych czy innych bo uważam że sam ksef jest prosty.
Będzie to będzie, nie to nie.

Jak ktoś od początku ma wszystko ładnie ogarnięte w komputerze nie powinien mieć problemów, jak ktoś ma lewe ręce do komputerów i lubi mieć wszystko na papierku to będzie miał problem. I tu jest sedno sprawy.

[ARAKOM]

Może nie w tym temacie, ale powiązane od 16.01 2026 trwa awaria 

Awaria kas w całej Polsce. Skarbówka dowiedziała się od nas

błąd kom repozytorium w kasach fiskalnych. kto ma kasę online i ma ten błąd wg przepisów są kary, życzę Państwu miłego wieczoru

[grafikalin]

co będzie z fakturą z grudnia u nas to jakiś 1000000 w następnym roku odliczymy

[marcus0015]

Wygląda na to, że informację otrzymamy po fakcie. Za styczeń faktury kosztowej od Allegro nie otrzyma nikt i zapłacimy podatek od nieistniejącego zysku. 

[TechartGSM]

@Syrena_zT @N_Nitka28 @RaBarbar_ka @MiMary @w_kiwi @Sa_nova @la_nika @nat_not @_HolaOla_  

Zaraz koniec miesiąca a od Was całe okrągłe ZERO informacji.

[gdvorek]

@TechartGSM 

Rozumiem, że temat jest dla Was ważny. Proszę jeszcze o chwilę cierpliwości, zależy mi na tym, żeby wrócić do Was z konkretnymi informacjami.

Przypominam, że wszystkie odpowiedzi o KSeF znajdziecie na tej stronie.

[TechartGSM]

@gdvorek Ważny? To jak nic nie powiedzieć. 

Ksef ksefem, bo już nie o tym tu mowa, tylko o tym co chciecie zrobić z datą wystawienia faktury - spowodujecie olbrzymie dla co niektórych straty, a co niektórzy w ogóle tego NIE UDŹWIGNĄ. Wy za to będziecie mieli Mega przypływ gotówki, bo koszty zostają o obrót za styczeń będziecie mieli albo zerowy, albo bliski zeru - bynajmniej jeżeli chodzi o wpływy z prowizji. Ktoś tu ładnie wyliczył - jakieś 3,5 gnoja z każdych 10 wydanych u Was w plecy. To pomyśl jak ktoś płaci 100 gnoi, a są tacy co i milion płacą.

[Health___Beauty]

@TechartGSM  niektórzy to przede wszystkim dowiedzą się o tym w momencie gdy otrzymają fakturę i zobaczą jaką ma datę.

[sl-aw-ek]

@Health___Beauty "niektórzy to przede wszystkim dowiedzą się o tym w momencie gdy otrzymają fakturę i zobaczą jaką ma datę."

Allegro dopiero gdy dostanie potwierdzenie wystawienia faktury z KSEF pozna datę .. wystawienia faktury. 😉

[TechartGSM]

@sl-aw-ek Czyli Allegro ma rozliczać przychód w styczniu, a ja koszty w lutym, tak? 

[mix-mce]

@Health___Beauty na jedno wyjdzie bo ksef i tak będzie działać od pierwszego więc fv będzie najwcześniej tak samo na pierwszego.
Mogą zrobić fv pierwszego, wysłać ją do ksefu drugiego ale i tak zostanie zaksięgowana dopiero za luty, nie za styczeń.

[Health___Beauty]

@mix-mce  wiem o tym. Chodziło mi o to, że niektórzy (podejrzewam, że całkiem sporo) domyślnie bedą oczekiwać, ze fakturę, która dostaną od Allegro na początku lutego zaksięgują na styczeń jak to do tej pory bywało. A tu niespodzianka. Zawsze faktura była na początku miesiąca z datą ostatniego poprzedniego miesiąca i księgowało sie ją na poprzedni miesiąc.

[mix-mce]

@Health___Beauty to akurat nie jest wina allegro że ludzie będą księgować z przyzwyczajenia i błędnie 🙂

[Health___Beauty]

@mix-mce  no ja myślę, że nie będą księgować tylko się zorientują w lutym, że nagle nie mają kosztów z Allegro i VATu do odliczenia za styczeń.

[mix-mce]

@Health___Beauty ksef nie kontroluje dat. Nic Cię nie powstrzymuje żeby naliczyć fv z lutego na styczeń, kwestia tylko czy US się przyczepi i każe skorygować 🙂

Jeśli sprawdzą gdzieś za 3 miesiące to mogą machnąć ręką bo już będzie wtedy poprawnie rozliczone. Moja księgowa na to nie pójdzie ale jak ktoś sam siebie rozlicza to może się pokusić.

[sl-aw-ek]

@TechartGSM "Wy za to będziecie mieli Mega przypływ gotówki, bo koszty zostają o obrót za styczeń będziecie mieli albo zerowy, albo bliski zeru" 

To nie jest prawda. Nawet jeżeli faktura zostanie wystawiona w następnym miesiącu to datą "wykonania usługi" będzie ostatni dzień stycznia i to w styczniu allegro musi rozliczyć podatek.

[Health___Beauty]

@gdvorek  to co nas wszystkich interesuje na ten moment to daty wystawiania faktur przez Allegro. Bo z informacji dostępnych na teraz wynika, ze wszyscy tracimy koszty od Allegro za styczeń i nie wiadomo czy tracimy je do czasu zaprzestania sprzedaży na Allegro czy przesuną się o miesiąc, bo może w marcu wystawicie fakturę z datą 28.02. I to jest na dziś najważniejsza informacja jaką chcemy otrzymać. 

[mdrogeria]

Allegro jak zwykle musi iść krok przed najgłupszymi ..jakby nie dało się wystawić FV za styczeń na starych zasadach , jakże się cieszę ,że niebawem zrzucę z siebie tę poczwarę ,żałuję tylko ,że dałem się tak bardzo zmanipulować i tyle to trwa .