Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

[aktualizacja 11.02.2026]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

7. Dlaczego zmieniliście datę wystawienia naszych faktur?
Przesunięcie przez nas daty wystawienia faktury na kolejny miesiąc zostało wymuszone koniecznością adaptacji naszych procesów do Krajowego Systemu e-Faktur.

8. Czy zmienimy okres rozliczeniowy?
Nie planujemy zmian okresu rozliczeniowego tj. nasze faktury nadal będą wystawiane za pełny miesiąc kalendarzowy. Nie mamy możliwości wprowadzenia różnych okresów rozliczeniowych dla naszych partnerów. Zmiany w tym obszarze objęłyby wszystkich, a przedsiębiorcy mają różne oczekiwania w tym zakresie. Do tej pory Allegro wystawiało faktury w swoich systemach, teraz dodatkowo musimy przesłać faktury do KSeF a to nie dzieje się natychmiastowo.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[www_e_sklep_pl]

---

@drekenzes  napisał(a):

@www_e_sklep_pl Proszę, taki artykuł pierwszy z brzegu:

https://kancelariawyrzykowscy.pl/blog-jst/data-wplywu-na-fakturze-co-oznacza-i-dlaczego-jest-istotna...

---

Masz rację! Zwracam honor! To pokazuje, jak mało wiemy, ile haków na nas mają urzędy, jak to jest skomplikowane i zawiłe! Nie wspomnę jeszcze o transakcjach międzynarodowych, imporcie, dokumentach celnych itd.

Przeczytałem powyższy artykuł i przeczytałem także Art. 86. USTAWY - [Odliczenie podatku] - Podatek od towarów i usług (nie w całości, bo to jest zbyt długie i skomplikowane dla przeciętnego podatnika) 😉

Jest tak (fragmenty Art. 86. Ustawy o VAT):

10b.  Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:
1) ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny;

Tymczasem ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a brzmią:

2.  Kwotę podatku naliczonego stanowi:
1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;
2) w przypadku importu towarów - kwota podatku:
a) wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,

Jeszcze zapytałem GPT i oto fajnie to podsumował. Pytanie:

"Ustawa o VAT. Polska. W którym momencie mam prawo do odliczenia VAT? 1. Data wystawienia faktury? 2. Data dostawy towaru/usług? 3. Data odebrania faktury? 4. Data zapłaty za towar/usługę?"

[www_e_sklep_pl]

---

@drekenzes  napisał(a):

Więc od dawna źle rozliczacie VAT, no bo kto by się przejmował datą wpływu, pewnie nawet nie była uwzględniania w księgowości 😉

---

Jeszcze jedna uwaga! Faktycznie niektórzy księgowi wolą księgować fakturę w dacie jej wpływu (tzw. bezpieczne księgowanie), ponieważ nie było przeciwskazań, aby fakturę zaksięgować miesiąc, a nawet 2-3 miesiące później. Po prostu odliczało się VAT z opóźnieniem. Fiskus nigdy nie ma nic przeciwko, jeżeli pomniejszasz ich wpływy z VAT z opóźnieniem (na ich korzyść). Zawsze krzywo patrzą, gdy ktoś za szybko sobie odliczy (na ich niekorzyść) 😉 Dlatego niektórzy woleli księgować w dacie wpływu, jeżeli to był przełom miesiąca, aby jakiś nadgorliwy urzędnik skarbowy nie przyczepił się (nawet jeżeli nie miał racji, co jednak należałoby wykazać przed NSA). 

Ostatnia faktura od Allegro:

Niestety, zgodnie z KSeF, teraz ta data nie będzie miała znaczenia dla momentu ksiegowania VAT. Wszędzie podkreślają, że teraz będzie liczył się MOMENT NADANIA NUMERU W KSeF! Zazwyczaj będzie to ten sam dzień, w którym wysłano fakturę do KSeF (chyba, że ktoś wyśle tuż przed północą i KSeF nie zdąży nadać numeru, wtedy będzie to zazwyczaj dzień następy; przy założeniu, że nie ma awarii).

Nie jestem księgowym. Nie jestem prawnikiem. Piszę z doświadczenia.

[drekenzes]

@www_e_sklep_pl Ja wiem, że urzędy miały problem z ustaleniem faktycznej daty wpływu, ale upierliwy urzędnik mógłby to zrobić. U mnie w biurze księgowym podpisywało się oświadczenie o braniu odpowiedzialności za datę wpływu. Brak daty wpływu na fakturze - faktura kosztowa nie była rozliczana. 

[AlleMakijazPL]

Mój księgowy się na to nie zgodził ..

[drekenzes]

---

@AlleMakijazPL  napisał(a):

Mój księgowy się na to nie zgodził ..

---

Dla księgowego takie podejście to sporo dodatkowej pracy.

Część firm z tego powodu zaczęła klientom wystawiać dwie faktury w miesiącu. Allegro w zależności od obrotu powinno wystawiać faktury klientom co najmniej dwa razy w miesiącu, nawet częściej przy wysokich obrotach. Czemu tak nie robią? Bo mają w ofercie pożyczki.....

[www_e_sklep_pl]

Przyznaję, że nie czytałem CAŁEJ USTAWY O VAT, jednakże dzisiaj sprawiłeś @drekenzes , że SIĘ PORAZ N-TY ZAŁAMAŁEM i znowu mam ochotę zamknąć tę cholerną działalność i walić ten kraj! Mamy chyba jedną z NAJBARDZIEJ SKOMPLIKOWANYCH USTAW O VAT! Przez 30 lat tyle rzeczy się zmieniało, że JA NIE NADĄŻAM! Chcesz być uczciwy, ale nie masz szansy BYĆ zgodnie z prawem. Do tej pory byłem przekonany, że ważne są daty dostawy i płatności. Np. mamy coś takiego jak faktura ZALICZKOWA i faktura KOŃCOWA. Płacisz zaliczkę - dostawca wystawia Ci fakturę zaliczkową. Już w tym momencie powstają prawa i obowiązki podatkowe. Teraz czytam, że ważny jest termin dostawy faktury! CO ZA DEBIL TO WYMYŚLIŁ?! Przecież po to mamy 25 dni na rozliczenia VAT (do 25. dnia miesiąca następnego rozliczamy miesiąc poprzedni, księgujemy, nie księgujemy). Usługa wykonana w styczniu. Faktura wystawiona w styczniu. No dobrze, doręczona KILKA DNI PÓŹNIEJ, ale nadal w okresie 1-25 dzień następnego miesiąca, do kiedy masz czas na wysłanie deklaracji VAT! Te przepisy są specjalnie tak skomplikowane, aby ludzie nie mogli za szybko odliczyć VAT! Od strony podatnika, to nie jest uczciwe. Ten kraj nigdy nie będzie przyjazny firmom, podatnikom. Mam ponad 50 lat, doświadczyłem transformacji, ale GDZIE TE CHOLERNE OBIECANE DEREGULACJE?! Jest tylko coraz bardziej skomplikowanie!

PS. Nawet czytając Art. 86 Ustawy o VAT widzimy ILE PUNKTÓW / PODPUNKTÓW zostało usuniętych! TO JEST MAKABRA!!!

[sl-aw-ek]

@www_e_sklep_pl "Tylko przy rozliczaniu okresowym zdaje się można tak zapisać w umowie między kontrahentami, że usługa wykonana jest 25. dnia miesiąca i kolejne dni (od 26 do 31 dnia miesiąca są już nową usługą, która zostanie wykonana 25. dnia miesiąca następnego). Innymi słowy" 

No nie wiem czy taki zapis umowny coś zmienia. "usługa" czyli prowizja od konkretnej sprzedaży jest wykonana i opłacona w konkretnym terminie i faktura MUSI zostać wystawiona do 15 dnia następnego miesiąca. 

Jeżeli chodzi o tego typu zapisy zazwyczaj dotyczą usług telekomunikacyjnych czy dostaw energii - to są usługi które kiedyś świadczyły w zasadzie tylko podmioty publiczne - dlatego te usługi nie są objęte obowiązkiem wystawienia faktury do 15 następnego miesiąca więc mogą sobie swobodnie ustalać okresy rozliczeniowe i wystawiać fakturę ... raz w roku. 

[www_e_sklep_pl]

---

@sl-aw-ek  napisał(a):

No nie wiem czy taki zapis umowny coś zmienia. "usługa" czyli prowizja od konkretnej sprzedaży jest wykonana i opłacona w konkretnym terminie i faktura MUSI zostać wystawiona do 15 dnia następnego miesiąca.

---

Doskonale rozumiem co masz na myśli @sl-aw-ek - teoretycznie jest tak jak napisałeś. Tylko aż zajrzałem do faktury Allegro. Oto jak nazywa się ta usługa:

"Zapewnienie funkcjonalności i usług dostępnych na platformie handlowej Allegro"

To jest cały pakiet usług. W to są wliczone opłaty, prowizje, abonamenty miesięczne itd. Taki pakiet usług jest traktowany jako całość. Allegro zapewnia nam funkcjonalność przez umowny okres. Można spokojnie zapisać w umowie/regulaminie, że okres rozliczeniowy trwa od 26. dnia miesiąca do 25. dnia miesiąca następnego. Tak więc usługa, która rozpocznie się 26. dnia miesiąca zostanie zakończona dopiero po około 30 dniach (25. dnia miesiąca następnego). Jestem pewien, że można to tak zorganizować, ale czytałem już gdzieś, że Allegro nie wprowadzi takiego rozwiązania, więc i tak sobie tutaj gadamy teoretycznie. Niemniej jednak fajnie podywagować i pomarzyć 😉

[dgania]

A nie pomyśleliście że tak można wykończyć duzo firm z których macie dochód?? Nie każdy poradzi sobie z tak dużym obciążeniem przy płatności za Vat i dochodowy nie mając z Allegro kosztów za styczeń???? Przecież to katastrofa dla wielu firm co zatrudniają ludzi. Ile będzie musiało się zwinąć tylko dlatego że ktoś od was nie pomyślał o przedsiębiorcach. Nie każdy sprzedaje z garażu, są firmy które mają pracowników, im większa sprzedaż tym większa strata,  nie strata właściciela tylko całej firmy!!!!!!!!!!!

[www_e_sklep_pl]

Przy okazji otrzymania pierwszej faktury z KSeF zobaczyłem, że na fakturze są dane do korespondencji nieaktualne kilka lat! Zaglądam więc do ustawień konta Allegro, aby to poprawić, a tam brak możliwości wyświetlenia/zmiany adresu do korespondencji.

GDZIE TO SIĘ ZMIENIA?!

  @Syrena_zT @N_Nitka28 @RaBarbar_ka @MiMary @w_kiwi @Sa_nova @la_nika @nat_not @_HolaOla_

[gdvorek]

@www_e_sklep_pl 

W tym temacie skontaktuj się z nami proszę przez formularz kontaktowy, chętnie pomożemy.

[www_e_sklep_pl]

Napisałem, ale dostałem odpowiedź dla "debili", czyli żebym sobie wszedł na adres https://allegro.pl/moje-allegro/moje-konto/dane-konta/ - czyli stronę, na którą każdy myślący człowiek wchodzi, aby zmienić swoje dane konta 😉

Dla tych co będą czytać ten wątek informuję, że chodzi o ADRES KORESPONDENCYJNY, który był podany podczas REJESTRACJI KONTA ALLEGRO, który nagle pojawił się na OBRAZIE FAKTURY Z KSeF. Mimo wielu poszukiwań i klikania w ustawieniach konta Allegro - nie znalazłem nigdzie ani podglądu, ani możliwości edycji tego adresu. W moim przypadku jest on od wielu lat nieaktualny, ale nie wiedziałem, że jest zapisany na koncie, ponieważ na dotychczasowych fakturach od Allegro NIE BYŁ ON NIGDZIE WIDOCZNY! Jak widać na poniższym obrazku, dwa adresy są inne. Ten WIELKI w moim przypadku jest nieaktualny i brakuje możliwości jego edycji samodzielnej na koncie Allegro:

[Client:97848466]

Przez ostatnie zmiany w dacie wystawienia faktury kosztowej Allegro, niebędziemy mogli wrzucić jej do kosztów za styczeń 2026. Tym samym będziemy zmuszeni zapłacić podatek dochodowy od "przychodu Allegro" bo nie wiem jak inaczej to nazwać, skoro nie możemy nazwać tego kosztami uzyskania przychodu i narzucane jest nam przez Państwo zapłacenie od tej kwoty podatku dochodowego, ponieważ według Państwa to jest nasz dochód w styczniu - chociaż Allegro pobrało od razu od nas te pieniądze.

Podatek ten odzyskamy, gdy będziemy zamykać firmę, ale pod warunkiem, że będziemy mieli wtedy przychód od którego będzie można odliczyć ostatnia fakturę bo jeśli nie, to nikt nam nie zwróci zapłaconego w styczniu podatku. Do tego dochodzi podatek VAT, którego również nieodliczymy i który będziemy musieli w styczniu pokryć.

Jak sobie z tym radzicie? Tak na dobrą sprawię, w styczniu zapłacimy podatek od dochodu, którego nie mieliśmy. Czy nie jest to niezgodne z prawem?

[kostas11]

@Client:97848466 Podatek ten odzyskamy, gdy będziemy zamykać firmę ???????????????

Serio, odzyskasz to w lutym z nawiązką 😄 przecież zarabiasz prowadząc firmę nie wychodzisz na 0 zł żeby mieć problem odzyskać to w kolejnych miesiącach 😄

[Client:97848466]

Odzyskam to w lutym z nawiązką? Niby jak? W lutym będzie kolejna faktura od Allegro, którą będziemy mogli rozliczyć dopiero w marcu. Tak, więc podatek, który zapłaciliśmy w styczniu pozostanie w budżecie Państwa.

Byłoby tak jak mówisz, gdyby Allegro fakturę za luty wystawiło w lutym, co dałoby nam możliwość zaksięgowania kosztów z obu miesięcy w lutym, a tak nie będzie. Allegro już teraz informuje, że nie planuje zmieniać daty wystawienia i każda kolejna faktura będzie z datą na kolejny miesiąc.

[kostas11]

@Client:97848466 to co Twój dochód = fakturze Allegro ? 

[AlleMakijazPL]

Client:97848466 masz racje dziś pokazałam księgowemu ta fakturę i tak samo oznajmił ze ta fakturę można ująć w kutym  

Z kolei za  luty jak wystawią 2 marca to dopiero w marcu i tak faktura będzie przesuwana  czyli styczeń serio wychodzi bez kosztu i vat  a mamy to zapłacone  @Syrena_zT @N_Nitka28 @RaBarbar_ka @MiMary @w_kiwi @Sa_nova @la_nika @nat_not @_HolaOla_   @Syrena_zT @N_Nitka28 @RaBarbar_ka @MiMary @w_kiwi @Sa_nova @la_nika @nat_not @_HolaOla_  

[Client:97848466]

Tak, wiem o tym, dlatego piszę bo chyba ludzie nie zdają sobie z tego sprawy. Szukam odpowiedzi czy rozwiązania tego problemu.

matt_rose Nie rozumiem dlaczego mój temat został połączony z tym tutaj, gdzie aby dotrzeć do mojej wiadomości trzeba przegrzebać 10 stron komentarzy. Mój temat dotyczył uświadomienia sprzedawców jak będzie wyglądał styczeń pod kątem podatków. Przez Waszą zmianę my poniesiemy teraz koszty i straty. Temat nie dotyczył KSEF, a raczej faktury kosztowej za styczeń i podatków z tym związanych.

matt_rose informujecie, że nie planujecie zmieniać daty wystawienia dokumentu z kolejnego miesiąca. Uważam, że to może być jedyny ratunek dla wielu sprzedających, którzy dowiedzą się w tym miesiącu ile mają do zapłaty podatku dochodowego i VAT. Jeżeli ktoś niezabezpieczał się odkładając pieniądze może być teraz w kropce i wpaść w długi.

Faktury Allegro sięgają setek tysięcy złoty od których trzeba będzie zapłacić w styczniu podatek, jakby to był nasz dochód.

[Health___Beauty]

@Client:97848466  mam złą wiadomość - teraz to już nic nie zrobisz. Kto dotarł do tego wątku w styczniu miał szansę kupić więcej towaru czy wygenerować inne koszty za styczeń. Teraz to już pozostaje tylko grzecznie zapłacić podatek dochodowy i VAT bez kosztów z Allegro. 

[Health___Beauty]

@kostas11  a jak Ty chcesz te koszty "odzyskać" w lutym?  Jest dokładnie tak jak @Client:97848466  pisze - robi się miesięczna dziura w kosztach od Allegro, która się wyrówna miesiąc po zakończeniu sprzedaży na Allegro. Poprzednia faktura była za grudzień, obecna jest za luty, kolejna będzie za marzec. Styczniowe koszty uciekły w kosmos.