Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[ARAKOM]

liczę tak sobie, że część małych odpadnie z podziału tego tortu

[Client:97848466]

Odpadną, ale na ich miejsce wejdą kolejni. To się dzieje od lat i wątpię, żeby się kiedyś zmieniło. Gorzej, że kolejni mogą być okazać się jeszcze gorsi od ich poprzedników sprzedających taniej, niż sami kupują.

[AlleMakijazPL]

może to komuś się przyda odp od mojego ksiegowego 

zgodnie z przepisami podatkowymi i metodą którą masz rozliczane podatki (uproszczona) faktura jest kosztem w dacie jej wystawienia - zatem ta którą załączyłaś - będzie kosztem lutego, mimo iż dotyczy opłat za styczeń. 

Musiałabyś zmienić formę rozliczania na memoriałową - wtedy koszty byłyby rozliczane proporcjonalnie do okresu którego dotyczą, ale uwaga - to dotyczyłoby wszystkich faktur kosztowych - bardzo pracochłonne i inaczej wyceniane w naszym Cenniku za usługi.

Niestety, gdyby allegro wystawiło fakturę 31.01, a tylko wysłało ją do KSeF 01 czy 02 lutego - byłaby kosztem stycznia, a VAT odliczalibyśmy w lutym. 

Jeżeli tam jest data wystawienia 02.02 - to i koszt i VAT odliczamy w lutym. 

zgodnie z przepisami podatkowymi i metodą którą masz rozliczane podatki (uproszczona) faktura jest kosztem w dacie jej wystawienia - zatem ta którą załączyłaś - będzie kosztem lutego, mimo iż dotyczy opłat za styczeń. 

Musiałabyś zmienić formę rozliczania na memoriałową czy ktoś się tak rozlicza ?

[mix-mce]

@AlleMakijazPL zgodnie z ustawą o ksef datą wystawienia fv staje się data zarejestrowania fv w ksef, to kiedy faktycznie faktura zostanie utworzona chyba już nie ma znaczenia.

Więc nawet jak by fv wystawili 31.stycznia to i tak po wprowadzeniu do ksef trzeba by było ją rozliczyć na luty.

Jedyny sposób to jak by fv ze stycznia wystawili z datą 31.01 i nie wysyłali ich do ksef, ale z drugiej strony problem byłby znowu w lutym więc na jedno wychodzi.

[maliszewko2014]

@mix-mce 

Moim zdaniem Allegro mogło bez żadnego problemu wystawić faktury 31 stycznia i nie miało obowiązku wysyłania ich do KSeF. W tym dniu nie istniał jeszcze prawny obowiązek rejestracji faktur w KSeF, więc wystawienie ich w tradycyjnej formie było w pełni dopuszczalne i zgodne z przepisami.

Zamiast tego Allegro zdecydowało się opóźnić wystawienie faktur, tłumacząc to KSeF-em. W mojej ocenie było to wygodne usprawiedliwienie, a nie realna przeszkoda prawna. Prawo nie blokowało wystawienia faktur 31 stycznia — blokada była decyzją organizacyjną Allegro, a nie wymogiem ustawowym.

Dlatego podejrzewam, że prawdziwy powód był inny. Opóźnienie wystawienia faktur mogło pozwolić na przesunięcie przychodów lub kosztów do kolejnego okresu rozliczeniowego, co z kolei mogło wpłynąć na lepsze wyniki finansowe wykazane w raportach. Takie działanie jest szczególnie korzystne, gdy firma chce zaprezentować wyższy zysk — na przykład na potrzeby raportów dla akcjonariuszy lub poprawy postrzegania wyników finansowych spółki, co pośrednio może wpływać także na cenę akcji.

Nie twierdzę, że było to działanie nielegalne. Twierdzę natomiast, że argument o KSeF został użyty instrumentalnie — jako techniczna wymówka dla decyzji, która najprawdopodobniej miała czysto finansowe i wizerunkowe uzasadnienie, a nie prawne.

Gdyby rzeczywiście chodziło wyłącznie o zgodność z przepisami, faktury mogły zostać wystawione 31 stycznia i temat by nie istniał. Skoro jednak tak się nie stało, trudno nie odnieść wrażenia, że KSeF był tylko zasłoną dymną, a realnym celem było zarządzanie wynikiem finansowym, a nie dobro sprzedawców.

[mix-mce]

@maliszewko2014 przecież fv za luty też wystawią dopiero w marcu więc jak nie teraz to za miesiąc byłby płacz że luty będzie bez kosztów. Jedyna różnica że luty będzie kilka dni krótszy, ale komu to pomoże?

Jak już pisałem, to że styczeń zrobili by po staremu nie znaczy że następnego miesiąca by nie było problemu. Więc może już lepiej jest jak jest.

Jedynym realnym rozwiązaniem jest zmiana okresu rozliczeniowego np od 7.go do 7.go ale to bez sensu bo znów byłby płacz jak rozliczać koszty w poszczególnych miesiącach.

[maliszewko2014]

@mix-mce 

Mogło zostać po staremu i nie byłoby żadnego „płaczu” ani teraz, ani za miesiąc.

To, że faktury za luty są wystawiane w marcu, nie ma znaczenia. Kluczowa jest data wystawienia faktury, a nie moment jej fizycznego pojawienia się u sprzedawcy. W styczniu nie było jeszcze obowiązku KSeF, więc wystawienie faktur z datą 31.01 było w pełni dopuszczalne.

Masz rację, że w KSeF technicznie liczy się data utworzenia dokumentu w systemie — ale KSeF od początku przewiduje tryb offline. I to dokładnie zmienia sytuację:

• faktura może zostać podpisana certyfikatem offline,

• mieć datę wystawienia np. 31 stycznia,

• bez natychmiastowej wysyłki do KSeF,

• a następnie przekazana do systemu w późniejszym terminie — i to jest w 100% poprawne.

Czyli:

• styczeń mógł zostać rozliczony po staremu,

• luty już normalnie w KSeF,

• bez zmiany okresu rozliczeniowego,

• bez mieszania kosztów między miesiącami.

[mix-mce]

@maliszewko2014 faktury offline są tylko awaryjnie, allegro i nikt inny nie będzie się tak bawił. jeśli ksef działa fv offline nie powinny być wystawiane. Nie wiem czy są za to jakieś kary ale zapewnie będą.

Poza tym pomyśl nad tym co piszesz, jak luty miałby być rozliczony normalnie jak dostaniesz fv w marcu więc rozliczysz ją w kwietniu?

Jak byś dostał styczeń po staremu to kiedy luty rozliczysz?

[maliszewko2014]

mix-mce  Może przesadziłem ale mogą wystawić faktury na koniec miesiąca rozliczenie od 1 d0 30 stycznia 31 wystawienie luty od 31 01 do 27 lutego lub za ostatni dzień w kolejnym miesiącu

[sl-aw-ek]

@maliszewko2014 "mix-mce  Może przesadziłem ale mogą wystawić faktury na koniec miesiąca rozliczenie od 1 d0 30 stycznia 31 wystawienie luty od 31 01 do 27 lutego " 

Temat już wcześniej tu poruszany ale chyba trzeba to napisać kolejnej osobie, jeśli na prawdę znasz sposób aby wystawić fakturę w ksef za usługę z 28.02.2025 23:59:59 z datą lutową zmień branżę, będziesz bogaty. 

"lub za ostatni dzień w kolejnym miesiącu" - nie później niż 15 następnego miesiąca. 

[aniadomek]

Przecież nic nie stało na przeszkodzie by allegro zostało przy poprzednim systemie i wystawiało faktury ostatniego dnia miesiąca. Mogło wystawić 31.01 za styczeń poza KSeF, kolejną 28.02 za luty w KSeF, 31.03 za marzec w KSeF itd. Ale tak jak pisze maliszewko2014 - allegro wymyśliło sobie, że wykorzysta zamieszanie z KSeF do sztucznego "podreperowania wyników" w kolejnym raporcie mogąc pochwalić się przed inwestorami. A to kosztem tysięcy firm - sprzedawców Allegro, które tym samym dostaną miesiąc bez kosztów i bez vat. Dobry początek roku. Brawo Allegro - jesteście mistrzami w wykańczaniu polskich biznesów.

[_Likos_]

@aniadomek "Mogło wystawić 31.01 za styczeń poza KSeF, kolejną 28.02 za luty w KSeF, 31.03 za marzec w KSeF itd" teoretycznie tak

Praktycznie datą otrzymania FV jest nadanie jej numeru ksef. A jesli ostatniego dnia któregoś miesiąca ksef sie zawiesi? wówczas i tak te Fv byłyby z datą kolejnego miesiąca......

Wystawioania Fv na początku miesiąca daje allegro miesiąc czasu na reakcje w razie problemów z ksef lub systemem allegro.

Poza tym pamietajmy że nawet jeśli data wystawienia na FV była ostatnim dniem miesiąca to de facto otrzymywaliśmy je na początku nastepnego miesiąca wiec jeśłi allegro wpisałoby date wystawienia ostani dzien miesiąca ale do ksefu wrzuciło na początku miesiąca kolejnego to i tak można by ją była zaksiegować dopiero po nadaniu numeru ksef. Czyli dokłądnie tak jak teraz z Fv za styczen

[_Likos_]

@Client:97848466  masz racje. Tak sie dzieje ale i sytuacja sie zmienia. Bezrobocie relatywnie niskie. Płace nawet nie złe.

Teraz sobie popatrz: na etacie - 8h i do domu, nalezy Ci sie płatny urlop, nalezy Ci sie płatne zwolnienie, nalezy Ci sie odpowiednie zabezpieczenie BHP i socjalne.

na JDG handel - nie masz płatnego urlopu, niby pracujesz kiedy chcesz ale de facto jeśli chce sie utrzymać to pracujesz wiecej niż 8h, odpowidasza za warunki pracownikó, podjazd kurierów, zwroty konsumeckie, prawa konsumenta do reklamacji, kontrole wszelakiego rodzaju a teraz jescze postawią Ci taki "fotoradar" z US który w czasie rzeczywistym bedzie wychwytywał kazdy Twój błąd. Wiem że w tym roku nie ma mandatów ( niby) , ale ten rok szybko minie .......

Wiec kalkulując summa summarum handel na JDG w porównaniu do etatu wypada w tym momencie dużo gorzej. 

Ja już wstrzymałem wszystkie zamówienia i robie sobie rok wyczekująco - wyprzedażowy. Ostatnie umowy z pracownikami rozwiązałem z koncem ubiełego roku. Zobaczymy jak to sie skonczy jeśłi bedzie tak jak teraz to ide na etat. Nawet jeśli zarobie mniej to psychika odpocznie po ponad 20 latach.

A inni jak chcą zakłądać działalnośći handlować?  prosze bardzo, nie bede zazdroscił.

[mix-mce]

@_Likos_ ze 3 lata temu próbowałem wrócić na etat, znalazłem nawet robotę, też w ecommerce, całkiem duży sklep tylko inny asortyment niż ja. Już było wszystko dogadane, przyszedłem na okres próbny i zaczęły się kwiatki. Obowiązki o których nie było wcześniej mowy, robota po 10-12h chociaż wcześniej nie było o tym wspomniane, do tego namawianie do pracy w soboty, oczywiście wynagrodzenie ustawowe reszta pod stołem.

Podziękowałem. Próbowałem jeszcze w dwóch innych ale podobnie, uzgodnienia co innego a faktycznie co innego. Potem firmy się dziwią że mają taką rotację.

[_Likos_]

@mix-mce  trzy lata temu 

1) była inna sytuacja na rynku pracy

2) była inna sytuacje w ecommerce ( a w szczególności na allegro)

3) były inne pensje i inne zyski z handlu

4) nie było strażnika ( ksefu) który kontroluje każy Twój dokument

5) trzy lata temu zatrudniałem 6 osób na imowe o prace na pełny etat i sie opłacało - na koniec ubiegłego roku zwolniłem ostatnie dwie bo handel jest coraz mniej opłacalny a obowiązków coraz wiecej

Ot takie 5 drobnych różnic........

[AlleMakijazPL]

  @Syrena_zT @N_Nitka28 @RaBarbar_ka @MiMary @w_kiwi @Sa_nova @la_nika @nat_not @_HolaOla_ Witam,

Dziś przekazałam księgowemu moje dwie faktury z Allegro za styczeń, które zostały wystawione 2 lutego w KSeF. Księgowy poinformował mnie, że nie mogę ich odliczyć w styczniu, ponieważ faktura ma datę 2 lutego, więc VAT za styczeń odliczę dopiero w lutym.

Koszty za luty z kolei będę mogła odliczyć dopiero w marcu. Oznacza to, że w praktyce każdy miesiąc jest „przesunięty” o miesiąc w odliczeniu VAT, a jeden miesiąc pozostaje bez kosztów i bez odliczonego VAT.

Czy ktoś spotkał się z taką sytuacją? Czy jest możliwość, aby faktury Allegro za poprzedni miesiąc były uwzględniane w tym samym miesiącu, w którym dotyczą usług, a nie w miesiącu wystawienia faktury?    

[TechartGSM]

Poczytaj przypięty wątek o Ksef. Miłego czytania, obyś dzisiaj zasnęła.

[AlleMakijazPL]

ach dziękuje za radę tylko ze w nim jest dokładnie to co tutaj piszę 

za styczeń nie będzie kosztów 

a ja mam fakturę na 10 tyś i chciałaby ja jednak moc odliczyć wiesz bo takie jest moje prawo 

[TechartGSM]

10K? Szczęściara... No właśnie prawo jest takie, że tej faktury nie możesz odliczyć.

[AlleMakijazPL]

tak wiem , ale to tylko przez to ,ze allegro nie wystawiło poprawnie tej Faktury i dotyczy to zapewne tez ciebie