Krajowy System e-Faktur (KSeF) - FAQ

[gdvorek]

Cześć, od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie dużą zmianę. Sprawdź, co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne w ujednoliconym formacie (XML).
Każda faktura w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat.

Celem wprowadzenia KSeF jest uproszczenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz większa przejrzystość rozliczeń między firmami.

System obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie fakturowana po staremu.

Poniżej zostawiam Wam króki FAQ:

1. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak - dla większości przedsiębiorców B2B, niezależnie od tego, czy są płatnikami VAT. Wyjątkiem są transakcje z osobami prywatnymi.

2. Czy muszę się rejestrować w systemie?
Nie. Konto Twojej firmy istnieje automatycznie na podstawie numeru NIP.

3. Jak wystawić fakturę w KSeF?
Za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego z integracją. Faktura ma format XML zgodny ze schematem FA(2).

4. Czy muszę wysyłać fakturę klientowi?
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną, a odbiorca może ją pobrać z systemu.

5. Czy można przetestować KSeF?
Tak - działa środowisko testowe Ministerstwa Finansów, gdzie można przećwiczyć cały proces.

6. Korzystam z biura rachunkowego. Co muszę zrobić?
Nadaj biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF, np. do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

W razie dodatkowych pytań, chętnie odpowiem.

Zachęcam do zapoznania się również z naszym artykułem KSeF – co to jest i jak działa? Przewodnik dla sprzedawców.

[Halfrunt]

@Entliczeksklep bardzo ładnie to podsumowałeś, a to ze allegro będzie i tak musiało zapłacić vat za miesiąc sprzedaży, tego nie wiedziałem,. Czyli zyskuje Fiskus 

[kotzpsem]

Z fakturą od InPostu też może być podobnie.

[Health___Beauty]

@kotzpsem  nie wiem jakie masz faktury od InPostu ale u mnie to jest ułamek tego co dostaję od Allegro.

[Halfrunt]

@kotzpsem Inpost miał tak cały czas, mimo faktu że podzielił już przynajmniej u mnie okres rozliczeniowy na dwa w miesiącu. To zawsze wystawiał faktury w nowym miesiącu za miesiąc poprzedni. Jedynie Allegro dawało swoistego rodzaju "bonus" umożliwiający odliczenie faktury w miesiącu usługi. 

[gdvorek]

@Health___Beauty 

Oczywiście, dowiem się więcej i wrócę do Was z odpowiedzią. Proszę Was o cierpliwość, bo padło tu kilka nieprawdziwych teorii - konsultuję pytania, które macie do nas i zapewniam, że wrócę z odpowiedzią. Wiem, że temat jest ważny.

[Entliczeksklep]

Niestey VAT oraz dochodowy będziemy mogli rozliczyć w miesiącu wystawienia faktury czyli w lutym. Infomracja potwirdzona przez moją księgową z KIS oraz ich radcą prawa podatkowego. Zostaje nam tylko zrobić extra koszty w styczniu lub zapłacić extra podatek. Miejmy nadzieję, że allegro wyciągnie rękę do sprzedawców i zmieni termin rozliczania usługi np. od 25 do 25 lub miesiąc podzieli na pół i dostaniemy chocaż fakturę w miesiącu sprzedażowym za okres od 1 do 15 a drugą jej część w nastęnym miesiacu. Jak pisałem wcześniej podatkowo dla allegro nic się nie zmienia, gdyż obowiązuje ich podatek vat i cit w momęcie zakończenia usługi czyli 31 stycznia.

[PaniUszczelka_pl]

Jeśli allegro nie zmieni tej opcji o której pisze w mailach to straty podatkowe za styczeń dla sprzedających:

Przy łącznej prowizji dla prostego rachunku 10000zł:

podmiot na skali:
VAT - 1869zł
Dochodowy - 975 zł
Zdrowotny - 731 zł
Łącznie: 3575 zł

Podmiot na podatku liniowym:
VAT - 1869zł
Dochodowy - 1544 zł
Zdrowotny - 365 zł
Łącznie: 3778 zł

I są to straty bo każda faktura przejdzie na kolejny miesiąc. Według skarbówki i reszty w styczniu tych kosztów przedsiębiorca nie poniósł. 

Taki obrót sprawy dotknie mocno większość sprzedających.

Jak to uratować? Jedyna opcja - faktury 2 x w miesiącu, np.

Allegro za styczeń 2026r. wystawia 25.01.2026. za pozostałe 6 dni miesiąca allegro wystawia 10.02.2026r. wraz z 10 dniami lutego.

W tym miesiącu (ze względu na obowiązek ksefu) daje to fakturę po 25 i 15 dniach, a w kolejne (zależy od miesiąca czy ma 28,30 czy 31 dni) po 15 i 15 dniach.

[kostas11]

Zgodnie z przepisami, od 1 lutego 2026 wszystkie swoje faktury od nas znajdziesz w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) jako faktury ustrukturyzowane, czyli e-faktury w nowym formacie. 

Co to dla Ciebie oznacza

Ta zmiana nie wymaga od Ciebie żadnych dodatkowych działań na koncie Allegro. 

W zakładce Faktury udostępnimy Ci wizualizację faktury w formie pliku pdf. Będą na niej wszystkie dane, które ma faktura w KSeF. Na wizualizacji zobaczysz też kod QR i odnośnik do faktury w KSeF. Dzięki nim łatwo znajdziesz i sprawdzisz fakturę bezpośrednio w systemie. Wystarczy, że zeskanujesz kod QR lub klikniesz odnośnik do faktury.

Zmiana terminów związanych z fakturą

Zmienią się również daty wystawienia i otrzymania faktury. 

• Data wystawienia: Dotąd był to zawsze ostatni dzień miesiąca. Od lutego na fakturze zobaczysz datę wystawienia z początku kolejnego miesiąca.
• Data otrzymania faktury: Zgodnie z nowymi zasadami, datą otrzymania faktury jest dzień, w którym KSeF nada jej oficjalny numer.

Termin płatności pozostaje bez zmian – to nadal 14 dzień miesiąca, który następuje po miesiącu wykonania usługi. Wyjątkiem będą faktury, na których w polu Razem kwota do zapłaty widnieje 0,00 zł. Na takich dokumentach nie pokażemy już terminu i formy płatności.

Noty korygujące i noty obciążeniowe

Od 1 lutego 2026 noty korygujące przestaną istnieć. Aby zmienić dane na fakturze, na przykład nazwę firmy lub jej adres, zgłoś nam to. Poprawimy dane za pomocą faktury korygującej – dokumentu, który zastąpi notę korygującą. Dokument ten również prześlemy do KSeF.

Tak zwane noty obciążeniowe, czyli dokumenty dotyczące obciążeń, które pozostają poza zakresem VAT, będziemy wystawiać tak jak do tej pory – nie trafią one do KSeF.

Faktury papierowe

Od 1 lutego nie będziemy już wysyłać faktur papierowych.

[_Likos_]

A ja mam taką cichą nadzieje że 02-02 o godzinie 10 zobaczymy komunikat na KSEFie: "przepraszamy chwilowe problemy techniczne" i.... tak juz pozostanie

A  10-02 informacja z MF o poprawianiu systemu i rozporządzenie że... póki co wszystko pozostaje "po staremu"

Zdaje sie że jest nawet jakiś artykuł ustawy przewidziany na taką okoliczność ( trwałe wyłączenie KSEF )

Może około tygodnia bedą "usuwać usterki" a koniec konców okaże sie że danych i połaczeń jest zbyt dużo i serwery nie wytrzymują wiec: "trwała awaria"

Cóż taką mam nadzieje.......

Nawet w okresie składania E-pitów serwery wysiadają i bywają przerwy co chwila a tutaj dokumentów i połaczeń i zalogowanych jednoczesnie użytkowników pracujących na różnych systemach bedzie nieporównywalnie wiecej. 

Wiec póki co spokojnie sie temu przyglądam......

[mix-mce]

Do wszystkich którzy ewentualnie korzystają z subiekta, nie instalować najnowszej wersji 1.87 z obsługą ksef 2.0 bo się wysypuje przy aktualizacji bazy danych. Poczekać na poprawkę.

Insert zawalił na całego.

[_Likos_]

@mix-mce nie martw sie . To dopiero początek. Jeśli nie zdecydują sie tego ( KSeFu) wyłączyć to myśle że takie akcje bedziemy mieli do wakacji....... 

Dlatego tez ja póki co nie niczego nie instaluje, nie aktualizuje (a akurat też mam subiekta) mając nadzieje że to  wszystko sie wykrzaczy najpóżniej na początku kwietnia.

A jeśłi sie nie wykrzaczy to mam dwie opcje na ten moment. Albo zaktualizuje wszystko wtedy kiedy bedzie działało zarówno po stronie ksefu jaki inserta( pewnie w wakacje). Do konca roku i tak nie ma kar wiec nie musze wrzucać FV w ksef od 01-04. A zanim zaktualizuje bede sie tylko logował do ksefu ( o ile bedzie działał) za pomocą PZ i odbierał  fv kosztowe

Druga opcja to pociągniecie na starym fakturowaniu do 31-12 i likwidacja działalności

Tak przy okazji. Z kilkudziesięciu klientów hurtowych - typu małe sklepy, handelobwoźny około 30-40 % na ten moment zadeklarowało że jeśłi FV przez KSEF to oni nie robią zamówien i likwidują działalność.

Wiec póki co czekam a myśle że bedzie ciekawie. Zwłaszcza od kwietnia.

[mix-mce]

@_Likos_
Duże firmy sobie ogarną, mają działy obsługi i IT które się tym zajmą i zrobią szkolenia. Najgorzej będą mieć małe firmy które nie mają informatyka na stanie albo innego kogoś kto im pokaże co i jak.

Ja się spodziewam że ksef w poniedziałek i tak nie będzie działać a najpóźniej we wtorek pojawi się komunikat że wdrożenie zostanie odłożone do 1. lipca 😄

[_Likos_]

@mix-mce  też na to licze ale na razie czekam.

A co do dużych firm to także nie jestem taki pewien. Ogarna sobie o ile system KSeFu bedzie stabilny. Jeśli bedzie co chwile sie wywalał (choćby moduł od certyfikatów) to duże firmy nie rusza z fakturowaniem bo nie zrobią tego ani online ani offline ( nie mając certyfikatów) . I wtedy dopiero bedzie chryja ........

Ale masz racje że z małymi odkwietnia bedzie jeszcze gorzej

Wiec osobiście nie licze na odsunięcie wdrożenia do lipca lecz na bardziej długotrwałe rozłożenie go w czasie albo ograniczenie ilości zobowiązany firm.No ale pożywiom - uwidim. Ja póki co prócz czytania wiadomosci i oglądania filmików nie robie zupełnie nic. Czekam

[mix-mce]

@_Likos_ ja mam wygenerowany token, dogadałem się z księgową, czekam na poprawkę programu i tyle, bo co mam więcej robić. Aktualizację zrobiłem bo to i tak mi nic nie zmieniło w obecnym użytkowaniu, nie oglądam żadnych filmików instruktażowych czy innych bo uważam że sam ksef jest prosty.
Będzie to będzie, nie to nie.

Jak ktoś od początku ma wszystko ładnie ogarnięte w komputerze nie powinien mieć problemów, jak ktoś ma lewe ręce do komputerów i lubi mieć wszystko na papierku to będzie miał problem. I tu jest sedno sprawy.

[ARAKOM]

Może nie w tym temacie, ale powiązane od 16.01 2026 trwa awaria 

Awaria kas w całej Polsce. Skarbówka dowiedziała się od nas

błąd kom repozytorium w kasach fiskalnych. kto ma kasę online i ma ten błąd wg przepisów są kary, życzę Państwu miłego wieczoru

[grafikalin]

co będzie z fakturą z grudnia u nas to jakiś 1000000 w następnym roku odliczymy

[marcus0015]

Wygląda na to, że informację otrzymamy po fakcie. Za styczeń faktury kosztowej od Allegro nie otrzyma nikt i zapłacimy podatek od nieistniejącego zysku. 

[TechartGSM]

@Syrena_zT @N_Nitka28 @RaBarbar_ka @MiMary @w_kiwi @Sa_nova @la_nika @nat_not @_HolaOla_  

Zaraz koniec miesiąca a od Was całe okrągłe ZERO informacji.

[gdvorek]

@TechartGSM 

Rozumiem, że temat jest dla Was ważny. Proszę jeszcze o chwilę cierpliwości, zależy mi na tym, żeby wrócić do Was z konkretnymi informacjami.

Przypominam, że wszystkie odpowiedzi o KSeF znajdziecie na tej stronie.

[TechartGSM]

@gdvorek Ważny? To jak nic nie powiedzieć. 

Ksef ksefem, bo już nie o tym tu mowa, tylko o tym co chciecie zrobić z datą wystawienia faktury - spowodujecie olbrzymie dla co niektórych straty, a co niektórzy w ogóle tego NIE UDŹWIGNĄ. Wy za to będziecie mieli Mega przypływ gotówki, bo koszty zostają o obrót za styczeń będziecie mieli albo zerowy, albo bliski zeru - bynajmniej jeżeli chodzi o wpływy z prowizji. Ktoś tu ładnie wyliczył - jakieś 3,5 gnoja z każdych 10 wydanych u Was w plecy. To pomyśl jak ktoś płaci 100 gnoi, a są tacy co i milion płacą.